Finagos serie om digital bokföring: Del 1

Maria Laamanen / februari 19, 2019
Maria Laamanen

vad menas med digital bokföring?

Detta är första delen i Finagos serie om digital bokföring där vi två gånger i månaden besvarar de vanligaste frågorna i ämnet. 

Vad menas med digital bokföring?

Digital bokföring handlar i regel om digitalisera arbetsunderlag som papper och kvitton, vilket kan ske genom exempelvis maskininläsning, genom att skanna dokumenten eller att få in materialet via en app. De manuella rutinerna bryts genom ett digitaliserat arbetssätt och blir mer automatiserade. Direkt när ett underlag är digitalt och färdigt för användning kan det delas med ekonomiprogrammet och läsas av kollegorna eller exempelvis redovisningsbyrån.  Du slipper överfulla pärmar med papper och minimerar riskerna för fel och får tid över till annat.

Bland annat automatiseras och integreras följande delar:

  • kundfakturor
  • leverantörsfakturor
  • in- och utbetalningar
  • integrerad bankkoppling
  • bankkontoutdrag vi bankkoppling

Uppgifter som du sparar är lätta att nå för alla samtidigt. Finansiella rapporter hålls organiserade och är lätta att hitta vilket resulterar i att mindre tid läggs på att söka efter och dela dem. Till skillnad mot ett traditionellt arbetssätt behöver du inte heller få någon fördröjning gällande ditt företags ekonomiska situation. Så fort du lagt in dina uppgifter i systemet kan du få ut rapporter och prognoser på det ekonomiska läget.  

Molnbaserat bokföring

Ett viktigt steg mot att bli ett digitalt företag, är genom att flytta sin administration till molnet. Att jobba på detta sätt ger en viktig flexibilitet och ökar effektiviteten vilket är det som digitaliseringen handlar om.

Vi arbetar aktivt med att hela tiden lansera nya funktioner som har som syfte att förenkla arbetet, så att du kan fokusera på de aspekterna i verksamheten som gör dig mest lönsam och som är viktigast för just ditt företag. Att sköta administrationen i en webbaserad lösning ger dig bland annat följande fördelar:

  • Lättare samarbete – du, kollegorna och redovisningskonsulten kan jobba i samma dokument samtidigt
  • Frihet – ökad mobilitet du kan jobba i programmet från vilken uppkopplad enhet med webbläsare som helst, oavsett var i världen du befinner dig
  • Tjänstesäkerhet – all backup sker automatiskt och det tillhandahålls en säker arkivering där materialet sparas digitalt.
  • Kontinuerliga uppdateringar – programmet uppdateras av sig självt, du behöver inte göra något.
  • En mängd integrationsmöjligheter – kombinerar du olika molntjänster, kan du frigöra enorma mängder tid. Programmen gör jobbet åt dig med ett snabbare flöde. Exempelvis en integration med löneprogrammet.
  • Större kontroll över företagets ekonomi, vilket innebär bättre beslutsunderlag
  • Ökad kvalitet genom att du registrerar direkt i samband med händelsen och att materialet lagras på ett säkert sätt
  • Minskad tidsåtgång för administrativt arbete ger dig mer tid till intäktsskapande arbete

Digitala redovisningsprogram har idag möjlighet att ta lärdom av olika historiska data och i kombination med dags aktuell data erbjuds du ett snabbare beslutsunderlag.

Kvitton

När du fotar dina papperskvitton ( i vårt fall med Procountor Kvitton) sparas de i redovisningsprogrammet och det är enkelt att bifoga dem som ett underlag vid faktureringstillfället. Detta innebär att du kan komma åt bokföringen och viktiga rapporter vart du än befinner dig. Molnet underlättar också din hantering av underlag. Med en enda samlingsplats för dina bokföringsunderlag (så som kvitton och fakturor) slipper du leta efter dem och istället ha dem samlat. Man kan säga att din bokföringspärm blivit digital.

Reseräkningar

Med appar (i vårt fall Procountor Mini) kan du enkelt begära reseersättning och godkänna eller kontrollera en faktura med din smarttelefon. Mini är tillgänglig för alla som har tillgång till Procountor. Appen räknar automatiskt traktamente för utrikes- och inrikesresor, där man kan ange avdrag för måltider, och den konverterar inköp som görs i andra valutor till bokföringsvalutan.

Hur effektiviseras redovisningskonsultens rutiner då arbetssättet digitaliseras?

Redovisningskonsultens 10-punktsguide ger dig konkreta råd för ett effektivare arbetssätt, och hur du samtidigt kan minimera eventuella fel. 

Ladda ner guiden: 13 goda råd till dig som ska starta eget                                   

 

Finagos serie om digital bokföring, digital bokföring