Lisa Bjerre / 11.06.2019

Finagos serie om digital redovisning: Del 7

Ni har bestämt er för att redovisningsbyrån ska börja jobba med digital redovisning. Ledningen är övertygad. Förberedelserna ska börja. Men hur får ni med er kunderna?

– Man måste ha ett starkt ledarskap. Har du väl fått med dig personalen behöver du inte övertyga kunderna.

Det konstaterar Peter Rexhammar, VD för redovisningsbyrån Deskjockeys. Kunderna har inte valt byrå utifrån vilket datorsystem byrån använder, resonerar han. Därför sätter de sig heller inte emot när byrån vill byta.

Hans kollega Anna-Bella Packwood, konsultchef på Deskjockeys, håller med.

– Om kunderna känner sig trygga med sin redovisningskonsult är det oftast inget problem att få med sig dem. Därför är det jätteviktigt att personalen förstår varför man gör övergången.

En förändring som kan vara större för kunden än själva systemet är bytet av affärsmodell. Med skiftet till digital redovisning behöver byrån övergå till fast pris. Hur övertygar man kunderna om det?

– Det är alltid lättare att införa fast pris med en ny kund. Med befintliga kunder får man säga att ”det är så här vi jobbar nu”. Man behöver ta kommandot i relationen och bestämma hur byrån tar betalt, säger Peter Rexhammar.

Kundens tidsbesparing största vinsten

Det fasta priset bör hamna på samma prisnivå som kunden har betalat innan, så att det inte blir någon stor förändring. Peter Rexhammar berättar att det ändå händer att kunder argumenterar emot och inte vill ha fast pris.

– Då får vi förklara att vi inte kan jobba gratis. Har vår byrå för dåliga marginaler kommer vi att få lägga ner, och då kan vi inte hjälpa kunden längre, säger Peter Rexhammar.

Eric de Basso på EdB Redovisning påpekar att den som vinner mest på digitaliseringen är kunden själv. Administrationen förenklas och mobiliteten ökar.

– Jag har haft kunder som inte kunnat åka på semester vissa datum för att de måste vänta in fakturorna. Ska du bygga ditt liv efter när fakturorna kommer? Många mindre företag som inte har råd med en ekonomiavdelning har levt på det sättet, berättar han.

Att kunna sitta på stranden och klicka upp fakturorna i mobilen skapar frihet.

– För kunden innebär det ökad livskvalitet och tidsvinst. Det är tid som kunden istället kan lägga på sin verksamhet, säger Eric de Basso.

Anna-Bella Packwood på Deskjockeys är av samma åsikt.

– Tidsvinsten är det allra mest intressanta för kunderna. Och att vi redovisningskonsulter kan erbjuda mer möten och ha mer personlig kontakt med kunden, säger hon.

Bättre koll kan öka lönsamheten

Det digitala systemet kan även skapa andra vinster. Eric de Basso berättar om en kund som la märke till ett fel i prissättningen från en leverantör vid övergången till det digitala. Plötsligt fick han överblick över hela årets fakturor.

– Då upptäckte han att han hade blivit blåst på priset på en produkt. Och leverantören betalade tillbaka! Det blir mycket enklare att ha koll och checka av med ett digitalt system, säger Eric de Basso.

Det finns bolag vars ägare ändå inte vill gå över till det digitala. Eric de Basso tror att det kommer att se ut så i åtminstone i ett decennium till.

– Analoga system där du arbetar med debet och kredit kommer att finnas kvar i max tio år, sedan är de borta från marknaden. De kunder som inte vill gå över till digitalt idag har kanske hunnit gå i pension då, spår han.

Peter Rexhammar anser att man inte behöver få med sig alla kunder på det digitala. Det kommer att finnas kunder som har en hög betalningsvilja och är beredda att betala mer för en manuell bokföring.

– Kanske har du också konsulter på din byrå som tycker det är värt att sitta och stansa manuellt för att tillgodose dessa kunders behov. Då ska man behålla de kunderna och den personalen så länge byrån tjänar på det, säger Peter Rexhammar.

På EdB Redovisning väljer Eric de Basso att inte arbeta med kunder som vill ligga kvar i traditionell bokföring.

– De får gå till en traditionalist istället. De kunder som är mer progressiva och ser den kvalitativa höjningen i min leverans, och ser att deras administration minskar – de nappar direkt på det digitala. De förstår vad det innebär. Vill jag tillbringa fyra-fem timmar med bokföringspärmen – eller med familjen? säger Eric de Basso.