Lisa Bjerre / 20.05.2019

Finagos serie om digital redovisning: Del 6

Hur får man med sig personalen? Personalen är redovisningsbyråns största tillgång – så när byrån digitaliseras måste personalen vara med på tåget. Hur får man med sig sina anställda? Här är 5 goda råd från byråer som gjort resan.

1 Förklara fördelarna – minskad stress och övertid

För att få med sig personalen behöver de förstå varför övergången ska ske – och vilka fördelar som finns för dem.

En stor förändring är minskad stress kring bokslut och momsrapportering. Redovisningskonsulten behöver inte vänta in material från kunden. Därför kan konsulten styra arbetet själv i större utsträckning.

– Du slipper förseningar där du tidigare kanske fått vänta i veckor på material från kunden. Kunderna fotograferar kvitton med en mobilapp och de kommer då rakt in i systemet, förklarar Anna-Bella Packwood som är en av grundarna av redovisningsbyrån Deskjockeys.

Eftersom materialet kommer in löpande och bokföringen görs automatiskt i realtid, blir det inte samma arbetstoppar som tidigare.

– När våren kommer har vi redan gjort många av våra bokslut och kan vara lediga. Det blir inte övertid och att sitta inne på kontoret när solen skiner, säger Anna-Bella Packwood.

Eftersom det digitala arbetet är platsoberoende öppnas också möjligheter att arbeta hemifrån vid behov.

2 Gör en mjuk övergång

Försök inte flytta över alla byråns konsulter och kunder till det digitala på en gång. Genomför hellre digitaliseringen stegvis, en konsult i taget.

– Jag gillar inte att hålla på och övertyga, säger Anna-Bella Packwood. Vi började med de som var intresserade. Min erfarenhet är att alla blir sugna på det till slut, när de ser hur mycket roligare det nya arbetssättet verkar.

Övergången kan få ta två-tre år, anser Eric de Basso som driver redovisningsbyrån EdB Redovisning.

– Förklara för personalen att vi kommer att jobba med detta successivt, så att alla känner sig trygga på de nya plattformarna, säger han.

3 Lyft fram kunden

Många redovisningskonsulter har ett stort engagemang i sina kunder. En viktig anledning till att gå över till det digitala är de fördelar som kunderna får.

Arbetet blir både enklare och tar mindre tid för kunderna. De behöver inte längre sammanställa kvitton i pärmar utan fotograferar av dem med mobilen. Leverantörsfakturor skickas rakt in i systemet och betalas med ett klick i mobilappen.

Dessutom får kunden en bättre överblick över företagets ekonomi – i realtid. Det går enkelt att ta fram gamla fakturor, samla utgiftsposter och göra analyser. Med redovisningskonsultens stöd får kunden bättre beslutsstöd som möjliggör besparingar.

4 Visa kompetensutveckling – mer tid till fördjupning och analys

En förändring för personalen är att det digitala arbetssättet inte innehåller något manuellt stansande. Istället blir det mer utrymme för analys. Detta innebär möjligheter till kompetensutveckling.

Penny Glenning är redovisningskonsult på Deskjockeys och var från början skeptisk till digitaliseringen. Hon tyckte att det var svårare att följa vad som hänt i det nya systemet. Men när hon märkte hur mycket som gick att förbereda i programmet, och tid det sparade, blev hon såld.

Tidsbesparingen gör att hon hinner gå in mer på djupet i siffrorna.

– Jag hinner analysera vad som hänt, och ta fram förslag på förbättringar till kunderna, säger Penny Glenning.

5 Ha ett starkt ledarskap

A och o för att få med sig personalen är att byråns ledare själva är övertygade om att det digitala är rätt väg att gå. Det gäller att som ledare våga lyssna på sig själv, och på förändringarna i omvärlden, istället för de klagomål som kan komma in, menar Peter Rexhammar som är vd på Deskjockeys.

– Man behöver föra igenom sin vision och fatta obekväma beslut när det krävs, säger han.

Eric de Basso är inne på samma linje. Han menar att ledare behöver förklara att övergången kommer att vara en nödvändighet.

– Hela samhället går mot en ökad digitalisering i alla led. Till och med våra myndigheter kräver e-faktura nu för tiden vid offentlig upphandling.

Som ledare kan man också behöva stilla personalens oro. Eftersom det digitala arbetssättet innebär tidsbesparingar kan det skapa oro för personalminskning.

– Det är viktigt att det digitala blir något positivt. När byrån arbetar effektivare ger det möjlighet att ta in fler kunder, säger Eric de Basso.