Finagos serie om digital redovisning: Del 5

Lisa Bjerre / april 30, 2019
Lisa Bjerre

Blogikuva5_1000x667 (1)

När en redovisningsbyrå har fattat beslutet att börja jobba digitalt återstår en viktig fråga: Hur gör man övergången så smidig som möjligt?

Eric de Basso driver EdB Redovisning och råder alla byråer att skapa en digitaliseringsplan innan de påbörjar övergången till ett digitalt arbetssätt.

– Många går in i det ganska huvudlöst. Jag gjorde själv så – jag hade ingen plan, jag hade bara gett mig fan på att det skulle gå! Digitaliseringsplanen är nyckeln till en smidig övergång, säger han.

Planen ska ange när kunderna ska sjösättas i den digital miljön på ett ordnat och kontrollerat sätt. Den ska också omfatta utbildning av personal och kunder. Och planeringen behöver tajmas så att utbildningen är klar när sjösättningen sker.

– Lägg planen för alla kunder i ett work flow. Gör sedan övergången under en tolvmånadersperiod i lugn takt. Dina kunder kommer att vara mindre stressade och du själv kommer att vara mindre stressad, råder Eric de Basso.

Digitalisera en redovisningskonsult i taget

Peter Rexhammar är VD på redovisningsbyrån Deskjockeys som har jobbat digitalt sedan 2013. Han anser att medelstora byråer som ska börja jobba digitalt bör frigöra en person som kan fokusera på bytet av arbetssätt.

­– Den personen ska implementera nya programvaror för kunderna, utbilda personalen, och tillsammans med ledningen jobba fram byråns nya affärsmodell, förklarar han.

För Deskjockeys har nyckeln till framgång varit att föra över en konsult i taget, och en kund i taget.

– Börja med den person i organisationen som är mest sugen. Sen tar du de kunder som helst vill gå över till det digitala, säger Peter Rexhammar.

Anna-Bella Packwood är konsultchef på Deskjockeys och anser att det viktigaste för en bra övergång är att få med sig personalen. Hennes erfarenhet är att digitaliseringssuget bruka smitta av sig.

– När en konsult börjar jobba digitalt upptäcker fler kollegor vilka roliga kunder och uppdrag den personen får, säger hon.

Förbered rätt – skippa dramatiken

En bra planering säkerställer att inget går fel vid övergången. Eric de Basso höjer ett varningens finger för att byta system mitt i en månad.

– Då kommer hälften av redovisningen i olika system, vilket skapar problem.

Det är också viktigt att inte stressa. Om utbildningen inte blir klar i tid är det bättre att ha tålamod, skjuta fram övergången av en enskild kund och vänta en månad till.

– Då får du en bättre ingång, säger han.

Till skillnad från Peter Rexhammar tycker inte Eric de Basso att man behöver ta en kund i taget. Så länge övergången är väl förberedd kan man flytta över flera kunder åt gången.

– Vi rullade in sju bolag vid det senaste årsskiftet. Förra årsskiftet var det 17. De var up and running direkt, berättar Eric de Basso.

Hur många kunder man ska släppa på åt gången beror på hur stor byrån är och hur många av konsulterna som är skickliga på systemet.

– Men ha alltid en plan och ge kunden tydliga förutsättningar och utbildning. Annars blir det hinder på vägen och du blir nedringd för minsta lilla. Det är onödig dramatik som man kan undvika genom rätt förberedelser, säger Eric de Basso

Gör övergången smidig - ladda ner Finagos smarta checklista till hjälp!

FB_checklist_infor_digitalisering_av_redovisningen_1118

Ladda guiden  »

Har du kollat resten av delarna i vår serie? Klicka dig fram nedan:

Del 1: Vad menas med digital bokföring

Del 2: Varför digitalisering av bokföring?

Del 3: Vad ska man tänka på innan man digitaliseras redovisningen?

Del 4: Vad kostar det?

Del 6: Hur får man med sig personalen?

Del 7: Hur får man med sig kunderna?

Del 8: Hur ändras arbetssättet?

Finagos serie om digital bokföring