Hvordan vokse med kontroll

Arnfinn Blom / juni 27, 2018
Arnfinn Blom

Selskaper som opplever stor økning i omsetningen kan lett få voksesmerter, men det er mye som tyder på at riktig bruk av økonomisystemer kan bidra til å holde kontroll.Annett Nymoen (på bild) har studert hva som skjer med økonomisystemene i selskaper som vokser. I sin masteroppgave ved Handelshøgskolen i Harstad tok hun for seg to suksessrike bedrifter som hadde opplevd en voldsom vekst, men samtidig beholdt god kontroll.

hvordan vokse med kontroll

- Å få med seg de ansatte på endringene er ekstremt viktig. De er nødt til å endre seg i takt med at bedriften gjør det, sier Nymoen.

Etter å ha bidratt til å digitalisere regnskapsenheten i Harstad kommune, er hun nå på vei til ny jobb som seksjonssjef for lønn i Tromsø kommune.

- Jeg skal være med å få alt som gjøres på papir over til digitale ordninger. Det er det samme jeg har gjort her i Harstad, forteller Nymoen.

De to selskapene Nymoen undersøkte drev henholdsvis grossistvirksomhet og salg av byggevarer. Den første vokste i stor grad organisk, mens byggevarebedriften gjorde mange oppkjøp og nyetableringer i tillegg.

De ansatte må følge med

Begge selskapene byttet ut økonomisystemene sine, men på ulike måter og forskjellige løsninger. Like fullt var effektene mye av det samme. De klarte å vokse uten å ansette mange nye innen lønn og administrasjon, og de beholdt kontroll på kostnadene og lønnsomheten.

- Utviklingen av økonomisystemene går fortere og fortere, og da må de ansatte følge med. De er nødt til å forstå hvorfor de skal endre seg, sier Nymoen.

Hun mener systemene i dagens marked legger til rette for å effektivisere driften på en god måte, men at bedriftene er nødt til å bruke de mulighetene som ligger i systemene. Det gjør også at forprosjektene til eventuelle endringer blir viktig.

- De ansatte må få vite hvorfor systemene skal skiftes ut, hva som skjer når de nye tas i bruk, er det noen som får en dårligere hverdag med de nye ordningene? Det kan også hende man må ta i bruk mindre tilleggssystemer, sier Nymoen.

Det verste et selskap kan gjøre er å bytte systemer uten å optimalisere bruken av det nye. Da får du store kostnader når du kjøper noe nytt, men klarer neppe å hente ut effektiviseringseffektene som ligger der og besparelsene man ønsket seg.

- Det kan skje om ikke folk setter seg inn i systemene, og vet hvordan de skal bruke dem. Du er nødt til å ha noen superbrukere som er interessert. De må virkelig kjenne systemene og ta alle mulighetene i bruk, for så å lære opp kolleger, sier Nymoen.

Hold systemet oppdatert

Det er også viktig å velge et system som holder seg oppdatert med tiden. De store leverandørene har i dag systemer som blir oppgradert så snart det skjer endringer i lovverk og rutiner. De skybaserte løsningene er en god måte å sikre seg oppdatert programvare på.

- I dag er mengdene med digital info mye større, og du må ha systemer som takler det. Ting blir gjort automatisk, man får bedre kontroll på økonomien og alle transaksjoner er lette å spore. Da blir det mye enklere å følge opp, sier Nymoen.

Hun trekker også frem sikkerhetsaspektet ved å ha oppdaterte systemer. De gode leverandørene passer på at alt er godt sikret, at krav i lovverket dekkes og at selskapene er sikre.

Vær glad i tallene

Førsteamanuensis ved Handelshøgskolen i Harstad, Odd Birger Hansen, var Nymoens veileder på oppgaven, og har jobbet mye med temaet selv.                     

- Suksessen i et selskap blir jo målt i om du leverer gode tall, og da må du interessere deg for det som eier. Jeg tror det er et suksesskriterium at ledelsen er opptatt av tall, sier Hansen.

De to selskapene Nymoen så nærmere på er begge familieeid, og begge gründerne er veldig opptatt av tall.

- Jeg tror mange eiere lager sine egne modeller for hvordan de måler fremgang. De velger seg ut noen få kriterier de følger med på. Det kan variere fra bransje til bransje hva som er nøkkelfaktorene. Innenfor byggebransjen er det snakk om omsetning og bruttofortjeneste, sier Hansen.

Denne teorien om hva som er viktig, får de så testet ut om fungerer på sin egen bedrift. Så vil kriteriene kanskje endre seg noe over tid.

- Et annet aspekt ved lønnsom vekst er en konstant søken etter forbedringer. Det digitale toget går etter hvert for alle, i alle bransjer, sier Hansen.

 Hvordan vokse med kontroll? Last ned gratis guide!

FB-Sann-vokser-du-med-kontroll

Økonomisystem, Bedrift, tilvekst