Dropp budsjettene

Arnfinn Blom / oktober 4, 2018
Arnfinn Blom

Norske selskaper er pålagt å ha en økonomisk plan, men det er stadig fler som mener at budsjetter er en dårlig løsning.

kannattava tilitoimisto

 Professor ved Norges handelshøgskole i Bergen, Trond Bjørnenak, har forsket mye på bruken av budsjetter. Han mener det finnes både gode og dårlige budsjetter.

Man kan ikke kategorisk si at budsjetter er bra eller dårlig. Det finnes gode og dårlige budsjetter, sier Bjørnenak og fortsetter.

- Enkelt sagt er det noen tilfeller et unødvendig onde. I andre tilfeller er det et kraftfullt instrument som brukes smart uten for mye detaljer, og med mer ekstern informasjon for å lære av de beste i sin bransje, sier Bjørnenak.

miäs

Trond Bjørnenak

Forskningen viser at alder er en faktor som har stor betydning for ditt syn på budsjetter. De eldre er mer glad i dem enn de yngre. De som har vært i den samme jobben lenge er mer glad i budsjettene enn andre, kvinner er mer glad i budsjetter enn menn og CEOen har mer tro på dem enn CFOen.

- Det forklarer jeg med at CEO forholder seg til et styre, og loven sier at atyret er ansvarlig for at selskapet har en økonomisk plan. Det står til og med nevnt budsjett i loven, sier professoren.

Command and control

Hvorvidt et budsjett er godt eller dårlig mener han avhenger helt av hvordan selskapet forholder seg til det.

- Om prosessen er veldig rutinepreget med mekanisk detaljerte budsjetter i en command and controle-tradisjon er det neppe så bra, sier Bjørnenak.

Det er også stor forskjell på det private næringslivet og offentlig sektor. I sykehus er det mye fokus på de tradisjonelle budsjettene, og det er gjerne mye spill rundt ressursfordelingen.

- Budsjetter kan være en fornuftig gjennomgang av hvordan man bruker pengene, og hvordan man prioriterer. Det kan bidra til en konstruktiv diskusjon rundt nye måter å bruke penger på, sier Bjørnenak.

Dersom budsjettene er lite koblet sammen med selskapets strategi kan det være et stort problem.

- Klarer man ikke å nå målene kan budsjettet bli en tvangstrøye og lite nyttig, mener Bjørnenak.

Han peker på at det finnes bedrifter som bruker budsjetter, og som tjener masse penger. På den annen side finnes det de som går konkurs på tross av gode budsjetter.

- Noen klarer å få det til å bli noe man strekker seg etter, men vi har forskning som tyder på at man går inn i komfortsonen i stedet for en strekksone. Det kan være andre ting enn budsjettet som er årsaken til dette, sier forskeren.

Tidkrevende prosess

En annen hake ved budsjetteringen er at det tar veldig mye tid. I USA har forskere funnet ekstreme tall på hvor mye tid som går med, men Bjørnenak tror norske selskaper generelt er mer effektive.

Et budsjett kan også bidra til å drive kostnadene i været. Det er fort gjort at man føler man må bruke opp årets budsjett, for å sikre seg minst like gode rammer neste år.

- Jeg har vært styreleder i en bank uten budsjett, og det tror jeg var veldig bra. I første rekke at man kom bort fra komfortsonen. Det ble mer oppmerksomhet rundt hva vi faktisk trengte, i stedet for å se på budsjettet. Man tenkte mer igjennom hva man brukte penger på, sier Bjørnenak.

budjsett

Bjarte Bogsnes, Equinor.

Bjarte Bogsnes er i dag Senior Advisor Performance Framework i Equinor, og styreleder i den internasjonale stiftelsen Beyond Budgeting. Han var med å kaste ut de tradisjonelle budsjettene for første gang i 1995 da han jobbet i Borealis. Den gang var det en kuriositet å gjøre det, men nå velger stadig flere selskaper å kaste ut de tradisjonelle budsjettene.

Han mener det er mange grunner til å droppe de tradisjonelle budsjettene.

- Det er en lang liste som taler mot å bruke budsjetter i tradisjonell forstand, sier Bogsnes.

Det tar veldig mye tid. Både å lage budsjettene og å følge dem opp.

Alvorlige problemer

De stimulerer ofte til adferd som vi ønsker å unngå i en organisasjon. Ting som spillet mellom ulike deler av organisasjonen for å skaffe seg den beste posisjonen, men ønsker å legge listen for inntekter lavt for å kunne nå sine mål og lista for kostnader høyt for å sikre seg nok ressurser.

- Det er ganske alvorlige problemer som knytter seg til denne typen adferd, sier Bogsnes.

Han mener budsjetter kan være med å skape en illusjon av kontroll, mens det i virkeligheten forholder seg helt annerledes.

- Hvem vet hvor oljepris og dollar ligger om et år? Budsjettene kan være med å skape en illusjon av kontroll. Desto mer detaljer og flere desimaler du putter inn, desto tryggere føler man seg, mener Bogsnes.

Han mener det er bedre å erkjenne at man ikke har kontroll, og agere deretter, enn å tro at man har kontroll.

Beslutter for tidlig

Han mener også det bidrar til at beslutninger blir tatt for tidlig. Det er viktig å sikre seg best og mest mulig informasjon når man skal bestemme hva man skal gjøre, og hvor mye man tror det vil koste. Når budsjettene legges på høsten blir det ofte for tidlig. Beslutninger bør tas så sent som mulig.

- Budsjettene garanterer ofte at vi bruker de pengene vi har budsjettert med, men inntektssiden i budsjetter er gjerne langt mer usikkert, sier Bogsnes og fortsetter.

- Budsjettene garanterer heller ikke at vi bruker de ressursene vi har på en optimal måte. Selv om det ikke er satt av penger til noe i et budsjett, kan det like fullt være gode argumenter for å bruke ressurser på det.

Han forteller at de i Equinor har funnet andre metoder som sikrer en bedre ressursbruk og for å måle prestasjoner.

- Å definere det å levere på budsjett som en god prestasjon er veldig mekanisk og en alt for smal måte å gjøre det på. Vi trenger en videre og mer intelligent omtale av prestasjoner, sier Bogsnes.

Han drar sammenligningen til en fotballiga. Det er ingen fotballag som kun måler prestasjoner på hvor mange mål man har laget, eller hvor mange mål man slipper inn. Det er plasseringen på tabellen som er det viktigste.

Bedre enn snittet

For et selskap som Equinor er oljeprisen og dollarkursen helt utslagsgivende for resultatet, men det er veldig vanskelig å spå om fremtiden for de to variablene.

- Vi skal være bedre enn snittet av konkurrentene. Det er ganske ambisiøst om du skal klare det år etter år, sier Bogsnes.

Løsningen mener han ligger i begrepet beyond budgeting. Det inneholder langt mer en bare budsjetter. Et budsjett har som regel tre formål. Det skal etablere mål for selskapet, det skal være en prognose for fremtiden og det skal bidra til en mest mulig effektiv ressursallokering.

- Dette går ikke i hop. Man må dele det opp i uavhengige prosesser. Da kan man forbedre hver og en prosess, mener Bogsnes.

Rytmen i prognosene er også viktig. I Equinor bruker de dynamiske prognoser. De ulike enhetene oppdaterer egne prognoser når de har behov for det. Så kan ledelsen hente ut dette fra en database når de har sin behov.

- I stedet for å ta alle beslutninger på høsten, prøver vi å gjøre det når behovene oppstår. Det gir også mer autonomi ut i organisasjonen. Du er nødt til å stole på de ansatte, og glemme detaljstyringen, sier Bogsnes.

 Hvorfor skal du droppe budsjettet?

derfor bør du droppe budsjettet

 

Bedrift, budsjett