Yhdistystoiminta muutoksen kourissa

Tiina Vainio / 11.12.2018
Tiina Vainio
kaktus 2
Tässä kirjoituksessa esittelemme yhteistyökumppanimme Membook Oy:n Tiina Vainion ajatuksia yhdistystoiminnassa meneillään olevista muutoksista.
 
Monissa järjestöissä ja yhdistyksissä tunnistetaan jo käynnissä oleva murros. Se koskettaa koko yhteiskuntaa, eikä kansalaisyhteiskunta ole tästä mikään poikkeus. Meneillään on niin sanottu “kuudes aalto” (Kondratjev), jossa yhtenä pääajurina on älykkään teknologian kehitys.
 
Samaan aikaan meitä haastavat mm. väestön ikääntyminen, ilmastonmuutos ja erilaiset megatrendit. Kuitenkin yhteisöllisyys ja ihmisten tarve kuulua johonkin, olla hyödyksi ja avuksi, ei ole kadonnut mihinkään - päinvastoin. Kiinnostus maailmaa kohtaan lisääntyy tutkimusten mukaan jatkuvasti, kuten myös keinot ja mahdollisuudet ratkaista yhteisiä ongelmia ja puuttua yhteiskunnan epäkohtiin. Toimintaa varten tarvitaan kuitenkin yleensä jokin alusta, jollainen järjestö- ja yhdistystoiminta on perinteisesti ollut.
Lisääntyvä automaatio ja digitaalisuus vapauttavat aikaamme tekemään meille mieluisia ja tärkeitä asioita. Tämän pitäisi olla myös yhdistystoiminnalle hyvä uutinen. Nyt ei saa väsähtää tai lamaantua, vaan tarttua aktiivisesti uusiin mahdollisuuksiin.
 

Muutos hyödyttää myös pieniä yhdistyksiä

Pienissäkin yhdistyksissä kannattaa herätä huomaamaan teknologian ja automaation mahdollisuudet. Tärkeä palanen tässä kokonaisuudessa on yhdistyksissä tehtävä pakollinen (ja osin lakisääteinen) hallinnollinen työ. Yhdistyksissä nämäkin hommat hoidetaan useimmiten vapaaehtoisvoimin. Se kuuluisa “joku” hoitaa kaiken muun ohella yhdistyksen kirjanpitoa ja taloutta, joku toinen jäsenrekisteriä, sihteerin tehtäviä ja kenties viestintääkin. Hommat tuppaavat kasaantumaan harvojen harteille ja hallituksiin on haastavaa löytää uusia aktiiveja.
 
“Joskus se jäsenmaksuja käsin kirjaava vapaaehtoinen voi tietämättään olla jarruna yhdistyksen toiminnan kehittymiselle.”
Omalle työlle ei lasketa arvoa, eikä prosessien kehittämiseen panosteta. Aikaa tai mielenkiintoa kehittämiseen ei ole, jos hommat edes jotenkin hoituvat. Joskus se jäsenmaksuja käsin kirjaava vapaaehtoinen voi tietämättään olla jarruna yhdistyksen toiminnan kehittymiselle. Asiaan havahdutaan siinä vaiheessa, kun ko. henkilö lopettaa yhdistyksessä tai tulee joku ulkopuolinen taho - viranomainen tai lainsäätäjä - uusine vaatimuksineen (esimerkkeinä vaikkapa GDPR tai tulorekisteri).
 
Järjestöjen tulevaisuutta tutkineet ovat nostaneet esiin myös uudenlaisen aktivismin muodon; nopean kansalaistoiminnan. Puhutaan pop up -osallistumisesta ja kevytjäsenyydestä. Jotta yhdistys voi ketterästi toimia muuttuvassa maailmassa, on hallinnon automatisointi ja järkeistäminen hyvä kulma aloittaa muutos. Esimerkiksi modernin jäsenrekisteripalvelun avulla hoituvat niin automaattinen sähköinen jäsenlaskutus kuin oikeille kohderyhmille tarkoitettu viestintäkin.
 

Mistä liikkeelle?

Miten muutosta sitten kannattaisi lähestyä? Aloittakaa pohtimalla, missä kohdissa yhdistyksessä tehdään
nyt sellaista käsityötä, jonka poistamalla vapautuisi aikaa muuhun toimintaan ja johonkin tärkeämpään:
 
  • Jäsenhakemukset - kirjataanko uudet jäsenet käsin jäsenrekisteriin?
  • Maksujen valvonta - merkitäänko jäsenmaksuja käsin tiliotteilta?
  • Jäsenlaskutus ja maksukehotukset - pitääkö jonkun tehdä asialle jotain, jotta laskut lähtevät?
  • Kuka lähettää laskut ja postittaa ne niille, joita sähköinen lasku ei vielä tavoita?
  • Viestintä - missä ja kenellä on se ajantasainen sähköpostiluettelo, kuka tekee osoitelistaukset?
  • Miten jäsenten tietoja ylläpidetään - jäsensihteeri vai jäsen itse?
  • Kirjanpito - miten jäsenmaksutiedot saadaan kirjanpitäjälle? Joku ne sinne yleensä  lähettää - samoin kuin kuitit ja kulukorvauslaput.
Vastaavia kohtia löytyy yllättävän paljon, kun oikein asiaa miettii! Kärjistäen voisi sanoa, että aina kun tietoa liikkuu paperilla (tai sähköpostilla), ja sitä naputellaan tai lähetetään johonkin toiseen paikkaan käsin, voisi olla paikka automaatiolle.
 
Hyvä tavoite uudistukselle onkin pyrkiä vähentämään manuaalista työtä kaikilla tasoilla. Kannattaa myös valita kumppaneiksi sellaisia toimijoita, jotka seuraavat sekä lainsäädännön, järjestömaailman että teknologian muutoksia, ja jotka itse aktiivisesti kehittävät palveluitaan vastaamaan tulevaisuuden haasteisiin. Palveluiden pitää “jutella” keskenään eli tarjota rajapinnat mahdollisia integraatioita varten. Näin muodostetaan palveluiden ekosysteemejä, jolloin yhdistys voi valita juuri sille sopivan kokonaisuuden, eikä se maksa turhista ominaisuuksista.
 
Ja kannattaa muuten myös laskea sille hallintohommien vapaaehtoistyölle arvo. Uskallan väittää, että järjestelmäuudistus maksaa itsensä monin kerroin takaisin aktiivisempana jäsenkuntana, parantuneena jäsenmaksukertymänä sekä tyytyväisempinä (ja helpommin rekrytoitavina) hallituksen jäseninä.
 

sähköinen taloushallinto, procountor, automaatio, yhdistykset, jäsenrekisteri