Vielä kivempaa kirjanpitoa

Piia Similä / 06.11.2019
Piia Similä

pieni autoKahden hengen tilitoimisto, käytössä perinteinen Tikon-ohjelmisto, mieli täynnä intoa toiminnan sähköistämiseen. Tässä lähtötilanne reilu kaksi vuotta sitten. 

50 asiakasta Procountorissa, näistä 20 sähköisessä Procountor Taloushallinnossa, loput perinteisen palvelumallin Procountor Tallennuksessa. Tässä tilanne onnistuneen Onni-projektin jälkeen reilu vuosi myöhemmin.

Mitä tapahtui, ja mikä ihme Onni oikein on?

Tilitoimistoyrittäjä Leila Paukku kertoo, että ajatus sähköisen Procountor-ohjelmiston käyttöönotosta kypsyi hänen mielessään vähitellen. Lopullinen päätös siirtymisestä syntyi, kun hän kuuli Finagon Onni-projektista. Siinä ohjelmiston vaihto Procountoriin tehdään tuotteistetun projektimallin mukaisesti, mallia joustavasti kulloiseenkin tilanteeseen soveltaen. Projektille asetetaan tavoite ja määritellään aikataulu. Onnissa tilitoimisto ei jää yksin, Finagolta apua saa jokaiseen vaiheeseen. Niin sähköisen Procountor-ohjelmiston esittelemiseen asiakkaille, varsinaisiin siirtoihin kuin myös ohjelmiston käyttöön. Kattava käyttökoulutus on olennainen osa Onnia.

Leilalle tärkeää oli turvata päivittäisen työn jatkuvuus myös siirtovaiheessa. Asiakaspalvelu ei saanut kärsiä sillä aikaa, kun tilitoimistossa otettiin uusi ohjelmisto käyttöön.

Procountorin käytön opettelu vei aikansa, koska samalla uudistui koko toimintamalli. Aivot piti kääntää uuteen asentoon, koska koko työn logiikka muuttui.

- Kun aloitimme Procountor-koulutukset, olin itse 51-vuotias, ja työntekijäni oli 62-vuotias. Opimme molemmat paitsi käyttämään ohjelmistoa, myös uuden tavan tehdä töitä, Leila kertoo. Tällä haluan viestittää sitä, että ikä ei todellakaan ole este. Mitä vaan oppii, jos haluaa.

- Ennen Procountoria kirjanpito oli kivaa. Procountorilla se on vielä kivempaa!

Asenne ratkaisee.

Millaisia muutoksia siirtyminen sähköiseen taloushallintoon ja Procountoriin toi päivittäiseen työhön?

Leila kertoo, että sähköisten palvelujen tarjoaminen näkyy positiivisesti luvuissa, asiakkaan keskilaskutus on niin sanottujen lisäarvopalvelujen myötä ollut kasvussa. Ja mikä parasta, asiakkaita pystyy Procountorin avulla palvelemaan aiempaa laadukkaammin.

- Kun aloitin Onnin, meillä oli toimipiste Savonlinnassa ja Kuopiossa. Sittemmin ainoa työntekijäni jäi eläkkeelle, ja nyt työskentelen yksinyrittäjänä Savonlinnassa. Kerran kuukaudessa käyn asiakkaiden luona Kuopiossa keskustelemassa asiakkaan talousasioista.  Asiakkaan kohtaaminen hänen kotikentällään luo molemmilla aivan uudenlaisen, avoimen ja antoisan, vuorovaikutusmahdollisuuden verrattua aiempiin kiireisiin tapaamisiin tilitoimistossa.

Vaikka osa asiakkaista on eri paikkakunnalla kuin Leila itse, kokee hän yhteiskäyttöisen ohjelmiston ja säännöllisten tapaamisten ansiosta olevansa lähempänä asiakkaitaan kuin koskaan aiemmin. Automaation ja kehittyvän tekniikan Leila ottaa ilolla vastaan. Ne eivät ole uhka, vaan mahdollisuus palvella asiakkaita vielä paremmin.

- Tiedän, että olen tärkeä tuki asiakkailleni, Leila sanoo.

- Olenhan itsekin yrittäjä, teen töitä yrittäjänä yrittäjän rinnalla, yhdessä matkaa kulkien.

Myös työtahtiin on tullut merkittävä muutos. Työaikaa asiakasta kohden menee sähköisesti työskennellen vähemmän, mikä Leilan kohdalla on tarkoittanut mahdollisuutta lyhentää ja rytmittää päivittäistä työaikaa uudelleen.

- Jos minulla olisi edelleen työntekijä ja olisimme pitäneet asiakasmäärän ennallaan, olisivat työntekijältäni loppuneet kokoaikatyöt. Niin merkittävää ajansäästöä Procountorilla saa.

- Itse valitsin lisäasiakkaiden sijaan lisääntyneen vapaa-ajan. Ja sen ajan, kun teen töitä, todella nautin siitä. Procountor on palauttanut minulle työntekemisen ilon, Leila sanoo.

Karkeasti laskien ajansäästö asiakasta kohden on noin puolet perinteiseen palvelumalliin verrattuna. Tällä on totta kai suora vaikutus tilitoimiston kannattavuuteen.

Sähköisen taloushallinnon alkutaipaleella Leila pitäytyi tuntiveloituksessa, mutta nyt vähitellen uuden toimintamallin myötä hän on siirtänyt asiakkaitaan myös kiinteän kuukausihinnoittelun malliin. Vinkkinä hinnoittelua pohtiville Leila suosittelee, että kannattaa edetä pienin askelin. Alkuvaiheessa uuden ohjelmiston opettelu vie tilitoimistossa aikaa ja työllistää normaalia enemmän. Myös asiakkaiden tavoissa toimia on eroja. Tilannetta kannattaakin seurata alkuun tarkalla silmällä, ja kun sopivin toimintatapa jokaisen asiakkaan kanssa hahmottuu, on sopiva kiinteä hinta helpompi arvioida niin, että hinnoittelu on kannattavaa.

Hinnoitteluun ja tilitoimiston kannattavuuteen liittyy myös Procountor Taloushallinnon mahdollistama kulurakenne, jota Leila kiittelee. Erityisesti pienille tilitoimistoille se on paitsi ehdoton edellytys, myös merkittävä etu ja mahdollisuus kannattavaan tekemiseen. Asiakas maksaa taloushallinnon palvelusta tilitoimistolle, ja ohjelmistokulun veloittaa Finago suoraan loppuasiakkaalta. Näin ohjelmistokulun riskejä eivät kanna tilitoimistot.

- Kulumallilla myös kaikkien pienimpien toimijoiden on mahdollista käyttää laadukasta ohjelmistoa, Leila summaa.

- Otin aikanaan Tikonin käyttöön, koska halusin ajaa kirjanpidon Mersulla. Nyt vaihdoin Procountoriin, koska haluan ajaa edelleen Mersulla.

Taloushallinnon sähköistäjän muistilista

Sähköinen taloushallinto tarjoaa tilitoimistolle useita etuja. Maksuttoman oppaamme avulla pääset kartalle. Tutustu Taloushallinnon sähköistäjän muistilistaan, ja ota sähköisyyden hyödyt käyttöösi. 

Lataa opas

 

sähköinen taloushallinto, procountor, onni-projekti