Verkkolaskutuksen hyödyt

Piia Similä / 03.3.2020
Piia Similä

fb8_1200x630Verkkolasku-termiä käytetään hyvin monenkirjavassa merkityksessä. Yhdelle se tarkoittaa paperisen laskun vastakohtaa, jolloin esimerkiksi sähköpostin liitteenä olevasta pdf-muotoisesta laskusta saatetaan puhua verkkolaskuna. Toiselle se on yhtä kuin konekielinen taloushallinnon- tai laskutusohjelmasta lähetetty lasku.

Huhtikuun alussa voimaan tuleva verkkolaskulaki perustuu EU-direktiiviin ja ottaa kantaa verkkolaskun käsitteeseen. Laki määrittelee tarkasti annettavan tiedon muodon ja laskentasäännöt. Lain mukaan verkkolasku on sähköinen lasku, jonka tiedot siirtyvät rakenteisessa XML-muodossa taloushallintojärjestelmästä toiseen ja jonka tiedot on mahdollista lukea automaattisesti vastaanottavaan järjestelmään. 

Verkkolaskulaki voimaan 

1.4. alkaen yritysten välisessä kaupassa laskut on mahdollista vaatia verkkolaskuina. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että yrityksen valmius eurooppalaisen standardin mukaisten verkkolaskujen lähettämiseen on syytä olla kunnossa. Helpoin tapa varmistua tästä on valita yrityksen käyttöön sähköisen taloushallinnon ohjelmisto, joka tukee uusia tietokenttiä ja pystyy välittämään tiedot verkkolaskuoperaattorille oikeanlaisena.

Verkkolaskutuksen monia etuja ovat esimerkiksi

  • nopeus
  • toimitusvarmuus
  • säästöt mm. käsittely-, lähetys- ja vastaanottokuluissa
  • turvallisuus
  • ympäristöystävällisyys.

Laskuttamisessa virheiden määrä vähenee, kun manuaalisen prosessin tuoma inhimillisten erehdytysten mahdollisuus poistuu. Verkkolaskutukseen siirtyvän yrityksen kuluista karsiutuvat pois paperi- ja postimaksut, samoin paperin käsittelyyn kuulunut manuaalinen työ, skannaus-, arkistointi- ynnä muut kulut. Säästöä syntyy myös vastaanottajan päässä, kun lasku käsitellään. Lasku on nopea ja helppo maksaa ilman monia manuaalisia vaiheita.  

Verkkolaskuttaminen on manuaaliseen verrattuna luotettavampaa, kun yritys voi olla varma laskujen perillemenosta. Verkkolaskutus nopeuttaa laskutuskiertoa, koska lasku on perillä vastaanottajalla saman tien. Sähköiset laskut ovat tietoturvallisia, koska niiden oikeellisuus todentuu automaattisesti. Tämä on sekä laskuttajan että vastaanottajan etu.  

Verkkolaskuina laskunsa lähettänyt yritys pystyy seuraamaan laskutustilannetta ja maksutilannetta helposti ja muodostamaan kokonaiskuvan tilanteesta.

Lainsäädäntö ohjaa sähköiseen

Suomi oli etunojassa ottamassa verkkolaskutusta käyttöön vuonna 1999. Huhtikuun alusta kokonaisuudessaan voimaan tuleva verkkolaskulaki on vahva suositus lainsäätäjiltä kohti sähköisiä prosesseja taloushallinnossa. Tätä tukee Suomessa mm. verottaja, jonka prosessit ovat jo tällä hetkellä hyvin sähköisiä.

Paperiset laskut ja monesti niiden mukana vielä kulkevat monisivuiset liitteet muodostavat suuren paperimäärän. Lisäksi nämä paperit tulee säilyttää. Sähköisessä muodossa olevat laskut löytyvät helposti tarpeen tullen ohjelmistosta ilman papereiden selausta arkistossa. Verkkolaskut ovat helppoudessaan myös ekologinen valinta.

Moni yritys on jo nyt tehnyt valinnan ja vastaanottaa ainoastaan verkkolaskuja. Lue asiakastarinamme yrityksestä, jolle sähköinen tapa laskuttaa ja hoitaa taloushallinto oli itsestäänselvyys. 

Lisää ajankohtaisista verkkolaskuista ja pian voimaan tulevasta laista pääset lukemaan maksuttomasta oppaastamme, jonka voit ladata helposti alla olevasta linkistä.  

Lataa opas »

Lainsäädäntö