Uusi kirjanpitolaki säilyttämisen ja arkistoinnin kannalta

Jasmin Kuittinen / 16.2.2016
Jasmin Kuittinen

Suomen kirjanpitolaki uudistui vuoden 2016 alussa. Merkittävimmät muutokset uudessa laissa koskevat erityisesti sähköistä taloushallintoa ja kirjanpitoaineiston säilyttämistä sekä arkistointia. Kirjanpitolain uudistuksia on käsitelty laajemmin aikaisemmassa kirjoituksessa.

Blogi viittaa toimitusjohtaja Sirpa Koposen esitykseen Taloushallintoliiton Tili- ja veropäivillä 18.-19.1.2016. Koposella on pitkä kokemus tilitoimistoyrittäjänä sekä tilintarkastajana ja hän on toiminut pitkään alan kouluttajana. Sirpa Koponen on Tilipalvelu Sirpa Koponen Oy:n toimitusjohtaja.

Uusi kirjanpitolaki

Säilyttämistavat vapautuvat, vastuu kasvaa

Uuden lain myötä velvoite paperimuotoisen tasekirjan laatimiseen ja säilyttämiseen poistuu.

Aineiston säilytysmuotoja koskevat määräykset on poistettu ja säilytysmuoto on kirjanpitovelvollisen valittavissa. Kirjanpitoaineiston muotoa saa muuttaa, jos se on tarpeellista käsittelyn, siirron tai säilytyksen vuoksi. Silloin on kuitenkin varmistettava sisällön ja kirjausketjun säilyminen.

Tilikauden aikaisen säilytyksen ja pysyväisarkistoinnin vaatimukset ovat uudessa laissa yhdentyneet. Aineistoa voidaan sekä tilikauden aikana että tilinpäätöksen jälkeen säilyttää sähköisesti.

Laissa korostetaan sanktion uhalla, että kirjausketjun tulee säilyä kaikissa olosuhteissa. Kirjausketjun tulee olla aukoton ja ulottua tositteen tiliöintimerkinnästä tilinpäätökseen sekä oltava tarkasteltavissa myös toiseen suuntaan.

Kirjanpitoaineistoa pitää säilyttää huolellisesti sen muodosta riippumatta. Sähköinen aineisto voi maantieteellisesti sijaita missä tahansa, mutta aineistoon on oltava asianmukainen pääsy Suomesta käsin ilman kohtuutonta viivettä.

Kirjanpitoaineiston on oltava tarkasteltavissa selkokielisessä muodossa vaikeuksitta. Aineisto on myös tarvittaessa voitava tulostaa. Arkistoinnin tai tiivistämisen jälkeenkin järjestelmissä olevat tiedot on oltava tarkastettavissa.

Tavoitteena teknologian täysipainoinen hyödyntäminen

Merkittävää on, että laista on poistettu kaikki esteet sähköisen kehityksen täysimittaiselle hyödyntämiselle taloushallinnossa. Tämä toivottavasti näyttää suuntaa kirjanpidon lähitulevaisuudelle.

Lain myötä tulevien kirjanpidon menetelmien muutosten tarkoitus onkin mahdollistaa nykyaikaisen teknologian täysimittainen käyttö. Täysin sähköinen taloushallinto ja kirjanpidon automatisointi ovat myös tavoitteena. Lisäksi tarkoitus on sallia sähköinen tiedonsiirto kirjanpitovelvollisten ja viranomaisten välillä.

Menetelmämuutoksilla tavoitellaan myös tehokkuutta sekä tilintarkastukseen että harmaan talouden torjuntaan. Teknologia ja automaatio helpottavat aineistojen tarkastelua sekä tarkastamista kaikissa olosuhteissa. Olosuhteista riippumaton tarkastelu puolestaan sujuvoittaa ja tehostaa muun muassa tilintarkastuksia. 

Ohjelmiston vaihdon yhteydessä on huolehdittava, että eri järjestelmissä olevat tiedot ovat tallessa vaihdon jälkeenkin. Myös henkilövaihdosten yhteydessä on huomioitava, että riittävät oikeudet aineiston lukemiseen säilyvät.

Joko teillä on käytössä sähköinen taloushallinto? Procountorin ominaisuuksiin pääset tutustumaan veloituksetta esittely-ymäpäristössämme.

Kokeile Procountoria  veloituksetta

sähköinen taloushallinto, kirjanpito