Tulorekisterin käyttöönottoon enää hetki

Merja Luntta / 02.10.2018
Merja Luntta
lee-campbell-123238-unsplash
Laki tulotietojärjestelmästä astui voimaan 16.1.2018. Kaikki vuonna 2019 maksetut palkat ja palkkiot, työkorvaukset sekä verovapaat ja veronalaiset kustannusten korvaukset sekä muut ansiotulot, kuten luontoisedut, on ilmoitettava tulorekisterin sähköiseen tietokantaan maksu- ja tulonsaajakohtaisesti.
 
Ilmoitettavilla tiedoilla ei ole euromääräistä alarajaa ja kustannusten korvaukset on ilmoitettava, vaikka rahapalkkaa ei makseta. Lisäksi työnantajan on ilmoitettava kerran kuukaudessa omalla erillisilmoituksellaan ne tiedot, joita ei kohdisteta yksittäisiin tulonsaajiin. Tällaisia tietoja ovat sairausvakuutusmaksut ja niistä tehtävät vähennykset sekä Ei palkanmaksua -tieto.
 

Tulorekisteri koskettaa meitä kaikkia:

- työnantajia
- muita suorituksen maksajia, kuten yhdistyksiä ja kotitalouksia
- ulkoistuspalveluja tarjoavia tilitoimistoja ja muita palkkahallinnon ammattilaisia
- tulonsaajia
- tiedon käyttäjiä
- järjestelmätoimittajia.

On siis vain enää muutama kuukausia aikaa siihen, kun tulorekisteri-ilmoittaminen pyörähtää käyntiin. Asian tiimoilta on käynnissä kova huiske ja hyörinä. Eri tahoilla on jo jonkin aikaa syvennytty lakipykälien ja ilmoittamisen sekä valtuutusten vaatimuksiin. Tulorekisteri valmistautuu omalta osaltaan vastaanottamaan ja säilyttämään ilmoitusaineistoja sekä jakamaan tietoa tiedon käyttäjille, kunkin sidosryhmätahon käyttöoikeuksien sallimissa rajoissa. Ohjelmistotaloissa tehdään isoja ohjelmistomuutoksia palkka- ja matkustuksenhallinnan ohjelmistoihin sekä HR-järjestelmiin. Tiedon tuottajat ja tiedon käyttäjät hiovat omia prosessejaan kuntoon. Koulutukset ja tiedottaminen ovat käynnissä.

Entäpä teillä? Onko sinulla ja organisaatiollasi jo selvät kuviot, mitä loppuvuoden aikana pitää tehdä ja miten ilmoittamiseen valmistautua?
 

Loppuvuoden avainasioita ovat:

- Ota tulorekisteri-ilmoittamisen substanssi haltuun.
- Organisoi käyttöönottovaiheessa tarvittavat henkilöresurssit.
- Arvioi ilmoittamiskäytännön vaikutukset & tarvittaessa muuta ja tehosta toimintatapojanne.
- Selvitä, voiko käytössänne olevilla järjestelmillä hoitaa tulorekisteri-ilmoittamisen.
- Ymmärrä mahdolliset järjestelmärajoitteet ja suunnittele, miten rajoitteet tulee teillä huomioida.
- Perehdy, opettele ja ota haltuun käytössänne olevien järjestelmien tulorekisteriominaisuudet.
- Tarkista, päivitä ja täydennä ilmoittamisessa tarvittavat järjestelmien perustiedot ja palkkalajit.
- Hanki ilmoittamisessa tarvittavat valtuudet ja/tai varmenteet.
- Mieti, miten tulorekisteriaikaan voit minimoida ilmoittamisen virheitä.


Ota tulorekisteri-ilmoittamisen substanssi haltuun

Ensimmäinen ja tärkein asia on, että syvennyt asiasisältöön ja sisäistät ne kohdat, jotka vaikuttavat omaan tekemiseenne ja jotka pitää hallita viimeistään 1.1.2019 alkaen. On ymmärrettävä muun muassa:

- Mitä tulotietojärjestelmällä tarkoitetaan.
- Mitä tietoja eri tilanteissa ja millä syklillä tulorekisterin sähköiseen tietokantaan pitää ilmoittaa.
- Mitkä tiedot ovat pakollisia tietoja ja mitä vapaaehtoisesti ilmoitettavia täydentäviä tietoja. Erityisesti pakollisten tietojen osalta on mietittävä työnantaja- ja tulonsaajakohtaisesti, millaisia palkkoja, palkkioita, työ- ja/tai kustannusten korvauksia käsitellään. Käsitelläänkö esimerkiksi kansainvälisiä tilanteita, erilaisia vakuuttamisen tilanteita ja/tai muita erikoistilanteita jne.
- Mitä tarvittavista (pakollisista) ilmoitustiedoista voi ilmoittaa käytössä olevien järjestelmien avulla ja minkä ilmoituskanavien kautta tiedot voi tai pitää ilmoittaa.


Eri tahojen nettisivustoilta löytyy paljon tietoa tulorekisteriasioista. Tällaisia tietolähteitä ovat muun muassa:

- Laki tulotietojärjestelmästä (53/2018)
- Verohallinnon ja tulorekisterin omat nettisivut: www.tulorekisteri.fi
- Eläkelaitosten ja vakuutusyhtiöiden omat tulorekisterisivut 
- Työttömyysvakuutusrahaston tulorekisterisivut (https://tvr.fi/fi/tyonantajat/tulorekisteri/)
- Kelan tulorekisterisivut (https://www.kela.fi/tulorekisteri)
- Suomen Yrittäjien tulorekisterisivut (https://www.yrittajat.fi/asiasanat/tulorekisteri)
- Taloushallintoliiton sivut (https://taloushallintoliitto.fi/)
- Ohjelmistotalojen ja järjestelmätoimittajien asiakassivut

Eri tahot järjestävät myös erilaisia maksullisia ja/tai ilmaisia tulorekisterikoulutuksia sekä perinteisinä lähikoulutuksina että webinaareina. Webinaarit löytyvät yleensä myös jälkeenpäin katseltavina tallenteina joko koulutuksen järjestäneen tahon omilta nettisivuilta, YouTube-kanavista tms.
 

Organisoi käyttöönottovaiheessa tarvittavat henkilöresurssit

Jotta käyttöönottovaihe saadaan vietyä hallitusti läpi, tulorekisteri-ilmoittamiseen liittyvistä käytännön töistä vastaaville henkilöille tulee varata riittävästi aikaa asiaan syventymiseen, asian haltuunottoon ja käyttöönottotoimenpiteisiin.

Huomaa, että käyttöönotto edellyttää substanssiosaamisen lisäksi myös palkkahallinnon ja ohjelmiston vahvaa osaamista!
 

Arvioi ilmoittamiskäytännön vaikutukset & tarvittaessa muuta ja tehosta toimintatapojanne

Mieti käyttöönoton yhteydessä, vaikuttaako tulorekisteri-ilmoittaminen nykyisiin palkanlaskennan ja/tai matkustuksenhallinnan prosesseihin sekä mahdollisesti myös muihin HR-prosesseihin. Huomioi muun muassa nämä asiat:
 
- Millä syklillä tällä hetkellä maksetaan palkkoja ja matkakustannusten korvauksia.
- Onko palkkaennakot käytössä ja miten niitä tällä hetkellä käsitellään tai maksetaan.
- Millaisia luontoisetuja on käytössä ja millaisin ansaintajaksoin ja onko joillakin henkilöillä luontoisetu ainoa ansiotulo.
- Mitä muita maksamisen ja/tai palkanlaskennan erityistilanteita on.

Erityisesti maksamisen tiheys tulisi ottaa suurennuslasin alle. Jos nyt matkakustannusten korvauksia ja palkkaennakoita on tapana maksaa ”jatkuvasti” pitkin kuukautta, pitää muistaa, että vuonna 2019 maksetut palkat (myös palkkaennakot), palkkiot, työkorvaukset ja kustannusten korvaukset on ilmoitettava tulorekisteriin tulonsaaja- ja maksupäiväkohtaisesti, viimeistään 5. kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen. Mieti, pitääkö muuttaa nykyisiä toimintatapoja, esimerkiksi rytmittämällä maksut harvemmin tapahtuviksi ja kerralla useampaa henkilöä koskeviksi.

Prosessimuutosten suunnittelu on vielä tärkeämpää, jos kyseessä tilitoimisto tai muu ulkoistuspalvelujen tarjoaja, koska mahdollisista ilmoittamista helpottavista käytäntöjen ja aikataulujen muutoksista on neuvoteltava ja sovittava jokaisen asiakasorganisaation kanssa erikseen. Mahdollisesti myös uusista työnjaoista ja muuttuvista vastuista on sovittava, mitä palkanlaskija hoitaa ja mistä vastaa, ja mitkä asiat ovat asiakasorganisaation vastuulla. Kenties on myös täsmennettävät palkanlaskentaan ja tulorekisteri-ilmoittamiseen liittyvien aineistojen toimittamiskäytäntöjä asiakasorganisaatiolta palkanlaskijalle niin, että aineistot ovat ajoissa perillä ja tietosisällöltään oikein ja riittävät.
 

Tutustu käytössä olevien järjestelmien tulorekisteripiirteisiin

Selvitä, voiko käytössänne olevilla järjestelmillä hoitaa tulorekisteri-ilmoittamisen. Ymmärrä myös mahdolliset järjestelmärajoitteet ja suunnittele, miten rajoitteet teillä huomioidaan. On tärkeää tietää muun muassa:

- Voiko järjestelmän kautta muodostaa tarvittavat tulorekisteri-ilmoitusaineistot.
- Mitä tietoja tulorekisteriin järjestelmästä voi ilmoittaa:
   -  Vain pakolliset tiedot
   -  Myös täydentäviä lisätietoja, joiden ilmoittaminen on vapaaehtoista mutta suotavaa.
- Mikä tai mitkä ilmoitustavat järjestelmissä ovat käytössä:
   - Ilmoitustapa 1; rahapalkkojen ilmoittaminen yhteissummana
   - Ilmoitustapa 2; rahapalkkojen ilmoittaminen eritellysti
- Voiko järjestelmien kautta tehdä myös korjauksia; muodostaa korvaavia ilmoituksia sekä mitätöintisanomia.
- Taipuuko järjestelmä myös palkanlaskennan erityistilanteisiin, esimerkiksi kansainvälisiin tilanteisiin.
- Minkä ilmoituskanavien kautta järjestelmissä käsitellyt ja tulorekisteriin ilmoitettavat tiedot välitetään:
   - Teknisen rajapinnan kautta suoraan järjestelmästä.
   - Tulorekisterin asiointipalvelun kautta; tiedostolatauksina latauspalvelun kautta tai verkkolomakkeiden avulla.


Tarkista, päivitä ja täydennä ilmoittamisessa tarvittavat järjestelmien perustiedot ja tulolajit

Perehdy tulorekisterivaatimuksiin, mitä tietoja ilmoittamisessa tarvitaan ja mitkä ovat pakollisia, ehdollisesti pakollisia ja vapaaehtoisesti ilmoitettavia tietoja Tutki myös omien järjestelmien osalta, mitkä tiedot vaativat käyttäjän ylläpitoa muun muassa näiden tietokokonaisuuksien osalta:

- Palkkatietoilmoituksen tunnistetiedot ja aineiston teknisten tiedot
- Maksajatiedot
- Tulonsaajatiedot
- Tulolajitiedot
 
Tarkista, mitkä tiedot järjestelmissä ovat jo olemassa ja päivitä tietoja tarvittaessa. Lisää myös tarvittavat uudet perustiedot, jos uudet perustietokentät on järjestelmiin lisätty.
 
Tarkastele tulorekisterin tulolajiohjeita omasta näkökulmastanne käsin ja mieti, mitä tulolajeja teidän pitää ilmoittaa. Tarkista käytössä olevien järjestelmien palkkalajit, mille tulolajeille ne ohjautuvat. Täydennä ja tarvittaessa muuta palkkalajien tulorekisteri-ilmoittamiseen vaikuttavia parametreja ja tulolajitietoja, jos palkkalajeja voi itse määrittää ja muuttaa.

Ota tarvittaessa käyttöön uudet mallipalkkalajit. Arvioi myös, onko eri yrityksillä mahdollista käyttää yhteisiä palkkalajeja yrityskohtaisten palkkalajien sijaan.
 

Hanki ilmoittamisessa tarvittavat valtuudet ja/tai varmenteet

Selvitä ajoissa, mikä ilmoitustietojen välitystapa omissa järjestelmissäsi on käytössä. Tulorekisteri-ilmoitusten ilmoittamistavasta riippuen tarvitaan joko riittävät ilmoitusvaltuudet tai tulorekisterin myöntämät varmenteet tai molemmat.
 
Jos ilmoitusaineistot välitetään suoraan perusjärjestelmistä teknisten rajapintojen kautta tulorekisteriin, tarvitaan tulorekisterin myöntämä varmenne, jolla tulorekisteri tunnistaa organisaation. Hakemuksen teknisen rajapinnan käyttöönottamiseksi tehdään tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa 1.11.2018 alkaen. Tilitoimisto voi käyttää samaa varmennetta kaikkien asiakkaidensa puolesta-asiointiin.
 
Jos tulorekisteri-ilmoittaminen hoidetaan tulorekisterin asiointipalvelun kautta, ilmoittajalla pitää olla palkkatietojen ilmoittamisvaltuudet. Ilmoittamisvaltuudet voivat perustua ilmoittajan toimielinrooliin tai valtuudet voi olla annettu henkilölle Suomi.fi-palvelun Valtuudet-palvelussa. Myös Katso-valtuuksia on mahdollista käyttää tai tietyissä tilanteissa pitääkin käyttää vielä vuonna 2019.
 

Mieti etukäteen, miten välttää virheitä tai minimoida ne

Vältä tai pyri minimoimaan virheet, koska tulorekisteri-ilmoittamisen aikaan tietojen korjaaminen ja/tai täydentäminen takautuvasti on nykyistä hankalampaa ja vie myös enemmän aikaa.
 
Pääsääntö on, että oikaisut ja korjaukset on tehtävä ilmoituskohtaisesti ja takautuvasti jokaiselle ilmoitukselle, joilla virheellinen tieto on tulorekisteriin ilmoitettu, mahdollisesti myös yli verovuosirajojen. Puutteesta tai virheestä riippuen korjaus tehdään joko aiemman ilmoituksen korvaavalla ilmoituksella tai mitätöinnillä ja mitätöidyn ilmoituksen korvaavalla uudella ilmoituksella.
 

Tulorekisteri pähkinänkuoressa

Mistä tulorekisterissä olikaan kysymys? Ota perustieto nopeasti haltuun maksuttoman oppaamme avulla.
 
Lataa opas 

tulorekisteri, kansallinen tulorekisteri