Tulipaloista hallittuun kiireeseen

Piia Similä / 08.9.2016
Piia Similä

Kello soi, torstaiaamu ja heti on hoppu päällä. Kotona hallitsematon kaaos, reppuja, kenkiä, banaaninkuoria ja kahvikuppeja siellä täällä. Missä tennismailani on? Pitikö koululaiselle pukea tänään urheiluvaatteet vai kauluspaita? Ei ole totta! Hallituksen kokous siirtyi iltapäivästä aamuun.

Tuttua? Arkea? I-h-a-n mahdotonta hallita?

Ei kaikille. Anna Perho puhui Procountorin suositussa webinaarissa superarjesta, arjen hallinnasta ja kiireen taltuttamisesta. Konkreettisten neuvojensa vakuudeksi Anna kertoi, että hänellä on harvoin, jos koskaan, kiire. Hän hallitsee itse kalenteriaan, eivätkä ennustamattomat, pakolliset tekemiset enää sekoita koko pakkaa.

Miten tämä on mahdollista? Kertokaa heti minullekin!

anna-perho-webinaaritallenne.png

Listalla kiireen kimppuun

Lähde liikkeelle listasta. Kirjaa ylös to do -listaan kaikki hoidettavat asiat. Muista täydentää listaa koko ajan. Heti kun mieleesi tulee hoidettava asia, siirrä se listaan pois mieltäsi ja muistiasi kuormittamasta. Käy to do -lista läpi jakamalla sen sisältö neljään kategoriaan.

Ensimmäinen ovat tulipalot. Ne on pakko tehdä heti. Nämä ovat asioita, joille harvoin voi mitään, joten niiden tekemiseen menevää aikaa ei kannata surra. Toisaalta jos ei-vielä-kiireellisiä asioita lykkää ikuisuuksiin, tulee niistä jossain vaiheessa tulipaloja. Turhaa asioiden valumista tulipalolokeroon kannattaa tietenkin välttää.

Toinen laatikko ovat timantit, todella tärkeät asiat. Anna neuvoo miettimään jokaiselle päivälle yhden tai kaksi timanttia, jotka kannattaa merkitä heti kalenteriin. Merkitse sinne merkitykselliset asiat, joiden tekemättä jättämisellä voi olla vakavia seurauksia. Kun niille on aikansa ja paikkansa, ne tulee hoidettua. Jos tulipalo kiilaa joskus edelle, laita tekemättä jäänyt timantti heti uudestaan kalenteriin mahdollisimman lähitulevaisuuteen.

Kolmas ryhmä on sähläämiskategoria. Turhat kokoukset, tyhjänpäiväiset raportit raportoinnin vuoksi, keskeytykset, asiat, joita teet, vaikka ne eivät ole tärkeitä.

Neljänteen eli kuralaatikkoon lukeutuu kuona. Sellainen tekeminen, josta ei ole minkäänlaista hyötyä. Tehtävät, jota voivat olla vaikka rentoutumisen näkökulmasta äärimmäisen tärkeitä, mutta työpäivien aikana hyödyttömiä. Kuona syö aikaasi tärkeistä asioista. On OK surffailla somessa päämäärättömästi kissavideoille hihitellen; se saattaa rentouttaa, mutta sen aika ei ole työpäivässä. Kuona on tekemistä, joka ei kuulu tähän ja nyt.

Suunnitelmista toteutukseen

Kun kategorisoit asiat näiden neljän laatikon avulla, opit priorisoimaan. Samalla huomaat, että kun kalenterissa ovat tärkeät asiat, joudut sanomaan välillä ei jollekin ehkä kivallekin asialle, joka ei ole niin tärkeä.

Tee näin: varaa jokaiselle perjantaille tai sunnuntaille puolisen tuntia suunnitteluaikaa. Täydennä kalenterisi seuraavalle viikolle siten, että siellä ovat tulipalot ja timantit. Stressi vähenee, kun tehtäville on varattu paikka ja aika.

Ota ajatuksista kiinni

Kiire tuo mukanaan stressin. Tuttu tunne. Oletko joskus saanut itsesi kiinni siitä, että stressaat sitä, että sinulla on stressi? (Olen.)

Ei kannattaisi, koska stressiä ei tarvitse täysin välttää. Siitä on sopivassa määrin apua, koska sopiva ponnistelu ja haastavat tavoitteet tuovat elämään mielekkyyden.

Anna puhui webinaarissa mielenhallinnan ja hyvän mielen taidoista. Omaa ajatteluaan kannattaa tutkia. Olemme hyvin taipuvaisia uskomaan omiin ajatuksiimme. Mieli tuottaa uskomattoman määrän uskomuksia, joihin uskomme. Jonkinlainen uskomusten umpikuja? Voimme esimerkiksi ajatella, että puheen pitäminen on pelottavaa. Anna vinkkaa erottamaan ajatukset itsestäsi. Ota ajatuksestasi kiinni, tunnista se ja mieti, auttaako ajatus sinua. Jos sinun on pakko pitää puhe, sen ajatteleminen pelottavana peikkona tuskin auttaa.

Lisäksi uskomme toisten arvioita itsestämme ja arvailemme, mitä muut meistä ajattelevat. Annan vastaus on armollinen: eivät mitään. Muut eivät ajattele sinua. Heillä on liian kiire ajatella itseään ja sitä, mitä muut heistä ajattelevat.

Arki balanssissa

Miten se kuuluisa balanssi elämään sitten luodaan? Tätä Annalta kysyttiin webinaarissa. Ei mitenkään. Valmista ei elämässä koskaan tule, eikä kaiken tasapainottaminen ole mahdollista. Elämä on elämää juuri ennakoimattomuutensa takia. Arjesta taas saa erityisen elämällä omien arvojensa mukaista arkea. Se on superarkea, ihan tavallista elämää, jolloin teet timanttisia asioita, sammutat tulipaloja ja jahtaat välillä Pokémoneja naapurin Virtasten kanssa. Superarkea!

Osallistu webinaareihin maksutta

Järjestämme jatkuvasti webinaareja alan ajankohtaisista aiheista yrityspäättäjille ja taloushallinnon asiantuntijoille. Katso tulevat webinaarit ja ilmoittaudu mukaan.

Katso kaikki webinaarit

Tilitoimisto, sosiaalinen media, kiireen hallinta, Anna Perho, arki, procountor, webinaari, superarki