Tulevaisuuden tilitoimisto tuottaa asiakkailleen aitoa lisäarvoa

Piia Similä / 28.1.2020
Piia Similä

kukkaTikonista Procountoriin ja sähköiseen palvelumalliin siirtyminen oli Satu Saarimaalle strateginen valinta. Satu alkoi pian oman tilitoimistonsa perustamisen jälkeen huomata, että perinteinen tilitoimistopalvelu, jossa käsitellään menneisyyttä, on sellaisenaan yritykselle pelkkä kustannuserä. Lakisääteinen kirjanpito ei anna yrittäjälle tarpeeksi riittävää ja ajantasaista tietoa liiketoiminnan johtamiseen ja kehittämiseen.

Satu halusi tähän muutoksen. Mutta kuten usein, ei muutos tässäkään tarinassa ole syntynyt sormia napauttamalla. Muutos tarkoitti käytännössä uudenlaisen palvelumallin sisäistämistä, sen vaatimien työvälineiden hankintaa, uusien prosessien haltuunottoa ja henkilökunnan lisäkouluttamista.

Ohjelmisto tavoitteiden mukaan

Kun siirrytään menneisyydestä kohti tulevaisuutta, pitää ensin saavuttaa nykyhetki. Siinä sähköinen, reaaliaikainen toimintaympäristö on ehdoton edellytys.

Ohjelmistoa valitessaan Satu teki kattavan kartoituksen, ja päätti kokeilla Procountoria aluksi tilitoimistonsa omaan taloudenhoitoon. Hän koki, että näin uuden ohjelman opettelu ja testaaminen onnistuivat turvallisesti ilman, että asiakkaat joutuisivat koekaniineiksi sillä aikaa, kun hän vielä harjoitteli ohjelmiston käyttöä. Kun osaamista alkoi karttua, lähti hän siirtämään asiakkaita vaiheittain Procountoriin sitä mukaa, kun tilinpäätökset saatiin aiemmin käytössä olleessa Tikonissa valmiiksi.

Uusi tapa tehdä töitä

Suurimpana kipukohtana muutoksessa Satu ei näe uuden ohjelmiston käytön opettelua, sen oppii kyllä. Samoin on järjestelmän vaihdon kanssa, tiedot siirtyvät kyllä. Sen sijaan haastavimpana tehtävänä ja samalla onnistumisen kulmakivenä hän näkee henkilöstön sitouttamisen uusiin prosesseihin. Kun koko tapa tehdä töitä muuttuu, tarvitaan aikaa, asennetta ja sinnikkyyttä. Myös sen hyväksyminen, että alkuun eteen tulee monenlaisia kysymyksiä, on tärkeää.

Tulevaisuuden Tilitoimisto – näin Satu on sähköiseen malliin siirtymisestä saakka brändännyt toimintaansa. Prosessia hän kuvaa osuvasti näin:

- Ensin taakse jää paperinen kirjanpito, jonka sähköistät. Kun papereista on päästy eroon, sinulla on sähköisyyden myötä tiedossasi nykyhetki, yrityksen ajantasainen rahatilanne sekä oikeassa haarukassa oleva kassaennuste. Tämä on tärkeä, sillä aina on muistettava, että Cash is King.  

- Kun olet edennyt tähän asti uudistuksissasi, oikealla osaamisella pääset eteenpäin aitoa lisäarvoa tuottavaan palveluun. Olet tulevaisuudessa, jossa muun muassa autetaan yrittäjiä ymmärtämään heidän liiketoimintansa kustannusrakennetta, kehitetään toiminnalle järkevä sisäinen laskenta, sparrataan liiketoiminnan systemaattiseen kehittämiseen ja liiketaloudellisten tavoitteiden saavuttamiseen.

- On mahtavaa, että nyt ensimmäisen kerran historiassa jokaisella pienellä yrityksellä voi olla oma talouspäällikkö, joka auttaa liiketoiminnan kehittämisessä, kuten kannattavuuden tai kasvun saavuttamisessa, yrityksen tavoitteiden mukaisesti, Satu iloitsee.  

Aiemmin kustannus hankkia sisäistä laskentaa oli monelle pienelle yritykselle liian suuri.

- Vinkkini yrittäjille on, että tilitoimistoa valitessa kannattaa katsoa, kuinka tilitoimiston oma liiketoiminta on kehittynyt. Tämä antaa viitteitä siitä, millaisia valmiuksia tilitoimistolla on palvella tällä saralla asiakkaitaan, Satu mainitsee.

Hinnoittele viisaasti

Monelle sähköistä palvelumallia pohtivalle nousee ensimmäisenä mieleen kysymys hinnoittelusta. Kuinka se on viisasta rakentaa, jotta oma kate säilyy ja hinta on asiakkaalle reilu ja perusteltavissa?

- Itse en ole lähtenyt mukaan hintakilpailuun, Satu kertoo.

Monet toimijat myyvät tällä hetkellä asiantuntijapalveluita toimistopalveluiden hinnalla, ja tässä Satu näkee ongelman. Asiantuntijapalveluiden alihintainen hinnoittelu viestii työn arvostuksen puutteesta ja johtaa siihen, että henkilökunnalle ei ole varaa maksaa kilpailukykyistä palkkaa, ei panostaa kouluttamiseen puhumattakaan liiketoiminnan laajemmista kehityshankkeista.

- Itselleni muutos perinteisestä tilitoimistopalvelusta Tulevaisuuden Tilitoimisto -palvelumalliin on maksanut kymmeniä tuhansia euroja, jos mukaan lasketaan ohjelmistonvaihto, Business Advisorin- ja muut opintoni sekä asiakastöiden tietoisen vähentämisen aiheuttama myynnin lasku. Mutta ilman tätä kaikkea muutos ei olisi ollut mahdollinen. Silti se on kannattanut. Työmme on mielekkäämpää ja asiakkaamme ovat tyytyväisempiä, Satu sanoo.

Sadun neuvo on, että kun jotain uutta haluaa saavuttaa, on jostain osattava luopua. Kaikkea ei voi saada.

Hinnoittelumalleja kannattaa kokeilla ja laskea sekä muistaa, ettei kaikkia munia kannata laittaa yhteen koriin. Matkan varrella Sadulla on ollut käytössään useita eri tapoja, joista kiinteään hinnoittelumalliin hän on päätynyt monien asiakkaidensa kanssa. Kiinteästä hinnoittelusta erillisiä ovat palaverit, joita Satu pitää jokaisen asiakkaan kanssa vähintään kerran vuodessa – monien kanssa useamminkin, tilanteen mukaan.

- Avaan yrittäjille kannattavuuden ja kustannusrakenteen kehityssuuntia, kerron mitä talouden tunnusluvut kertovat rahoittajille sekä haastan ja sparraan liiketoiminnan aktiiviseen kehittämiseen.

Business Advisorin yritysneuvojan ammattitutkinnon myötä Satu laatii myös kehityskarttoja.

- Oman liiketoimintani jatkuvalla kehittämisellä pystyn myös osoittamaan, että tiedän, mistä puhun, Satu toteaa.

Tulevaisuuden osaajia kaivataan

Millaisena tulevaisuuden tilitoimistopalvelujen puolesta puhuja näkee alan tulevaisuuden?

- Toivon, että saan pian paljon lisää kilpailijoita, Satu sanoo. Tilitoimistoja, jotka eivät katso vain historiaa, vaan suuntaavat katseen tulevaan.

Avain siihen on reaaliaikainen tieto ja sen hyödyntäminen.

- Toimiala on mennyt mielestäni liikaa tuloslaskelmakeskeinen ajattelu edellä, vaikka katse kannattaisi kohdistaa taseen suuntaan, Satu sanoo. Hän uskoo, että viimeistään viiden vuoden sisällä alalla alkaa olla yhä enemmän näin ajattelevia ja toimivia kilpailijoita, kunhan alalle saadaan lisää tulevaisuuden osaajia, joiden myötä alaa voi kehittää.

Lataa sähköistäjän muistilista

Kokosimme parhaat vinkkimme taloushallinnon sähköistäjälle. Mitä kannattaa huomioida, mitä kysymyksiä kysyä?

Lataa opas

Sähköinen taloushallinto, Procountor