Tilitoimistojen tunnusluvut

Janne Fredman / 18.8.2015
Janne Fredman

Tilitoimistojen kuten muidenkin asiantuntijapalveluyritysten johtamisessa on perinteisesti käytetty tilinpäätöksestä johdettujen talouslukujen ohella toiminnan tehokkuutta ja tuloksellisuutta kuvaavia tunnuslukuja. Tyypillisimpiä ja toimivimpia näistä ovat laskutusaste ja keskituntihinta. Ne mahdollistavat myös työntekijä- ja asiakaskohtaisen analyysin.

Laskutusaste ja keskituntihinta

Laskutusasteella mitataan, mikä osuus henkilöstön, tiimin tai työntekijän työajasta käytetään laskutettavaan asiakastyöhön. Tilitoimistoissa laskutusaste on alhainen verrattuna esimerkiksi insinööritoimistoihin. Tilitoimistoissa laskutusaste on yleensä hivenen yli 70 % kun se insinööritoimistoissa on yleensä melkein 80 %.undefined-672284-edited

Keskituntihinta kertoo montako euroa on keskimäärin laskutettu per tehty työtunti. Tunnusluku on tilitoimistoissa erityisen käyttökelpoinen, koska se yhteismitallistaa eri tavoin hinnoitellut asiakassopimukset. Oli asiakaslaskutus sitten kuukausi-, suorite- tai tuntiveloitteista tai näiden yhdistelmä, keskituntihinta kertoo selkeästi asiakkaan tuottoisuuden.

Työntekijän keskituntihinta voidaan laskea kaikkien työtuntien keskituntihintana tai laskutettavan asiakastyön keskituntihintana. Tilitoimistoyrittäjien kanssa käymieni keskustelujen perusteella alan keskituntihinta on varsin alhainen. Keskimääräisen kirjanpitäjän keskituntihinta on hieman yli 40 euroa tunnissa kaikki työtunnit huomioiden ja laskutettavan työn osaltakin noin 60 euroa. Tämä hintataso ei mahdollista vetovoimaisen palkan maksamista ammattitaitoiselle työntekijälle ainakaan kasvukeskuksissa. 

Tunnuslukuja analysoitaessa on tärkeää porautua pintaa syvemmälle. Arvioitaessa työntekijän kannattavuutta ja sen syitä kannattaa tarkastella, mikä on työntekijän keskituntihinta eri asiakkaiden osalta. Tähtityöntekijän kannattavuuden syynä voi olla iso, oikein hinnoiteltu asiakas, jonka prosessit ovat kunnossa.  Vastaavasti kannattamattoman työntekijän taustalla voi olla muutama huono asiakassopimus. Vaikka työntekijöiden tehokkuudessa ja osaamisessa on toki eroja, on työntekijöiden keskituntihintojen vaihtelu asiakkaittain usein suurta. 

Palkanlaskennan erityispiirteitä 

Asiakkaan kannattavuutta analysoitaessa kannattaa tarkastella eri palveluja, eli arvioida johtuuko alhainen keskituntihinta kirjanpidosta vai palkanlaskennasta. Tilitoimistoyrittäjien kanssa olen havainnut, että ongelmat piilevät usein palkanlaskennassa. Asiakkaat luistavat työaikalistojen ja työntekijätietojen toimituksissa ja prosessi vaatii usein manuaalista TES-tulkintaa. Alalla vakiintunut palkkalaskelmien määrään perustuva hinnoittelu toimii, jos kuukausittaisia palkkalaskelmia on satoja tai ainakin kymmeniä per asiakas, mutta ei toimi, jos viiden hengen yrityksen palkanlaskentaa varten karhutaan työaikalistoja  ja tehdään maksutonta manuaalista työaikatulkintaa.

Mielenkiintoinen palkanlaskentaliiketoiminnan mittari kulkee kansanomaisella nimellä  pussiluku. Pussiluku kertoo, minkä määrän palkkalaskelmia eli palkkapusseja palkanlaskija laskee kuussa. Isompien yritysten palkkapalveluun erikoistuneissa yrityksissä ja yksiköissä pussiluku voi tehokkaimmilla (tai parhaita asiakkuuksia hoitavilla) palkanlaskijoilla olla jopa yli 1000 ja keskimäärinkin useita satoja. Tilitoimistojen palkanlaskennassa pussiluvut ovat paljon pienempiä, koska asiakkaiden koot ovat pieniä ja automatisointiaste yleensä alhainen. Tilitoimistojen palkanlaskijoiden tarjoama asiakaspalvelu on myös yleensä yltäkylläistä: asiakkaita hoivataan muistuttamalla aineistojen toimituksista ja aikatauluissa joustetaan minkä voidaan ja vähän enemmänkin.

Asiakkaan ja tilitoimiston tunnusluvut vertailussa

Tilitoimisto saa tunnusluvuista erityisen tehokkaan välineen, kun tunnuslukuja verrataan asiakkaan talouden tunnuslukuihin.  Samalla raportilla voidaan verrata asiakkaan liikevaihtoa ja tulosta sekä tilitoimiston asiakaslaskutusta, työmäärää ja keskituntihintaa. Näin voidaan esimerkiksi tunnistaa hyvää tulosta tekevät asiakkaat, joita tilitoimisto kuitenkin laskuttaa matalalla keskituntihinnalla. Samaten voidaan jo etukäteen tunnistaa asiakkaat, joiden tulos on heikentynyt trendinomaisesti, mutta joiden keskituntihinta on korkea. Nämä asiakkaat todennäköisesti kilpailuttavat tilitoimistonsa, jos eivät ole saamansa palveluun erityisen tyytyväisiä.