Tilitoimisto asiakkaiden asialla

Piia Similä / 15.6.2017
Piia Similä

Procountor-referenssi | Controlway

Elettiin syksyä 2009, kun tamperelainen tilitoimisto Controlway kertoi asiakkailleen mieluisia uutisia. Tilitoimisto halusi siirtyä sähköiseen taloushallintoon vastatakseen paremmin asiakkaidensa ja heidän liiketoimintaympäristönsä muuttuviin tarpeisiin.

Valinta sähköisestä ohjelmistosta tehtiin huolellisesti vertaillen, kertoo tilitoimiston voimakaksikko Kaisa Siponen ja Tuija Seppä. Procountor erottui vertailussa aidosti sähköisenä ohjelmistona, joka pyörii pilvipalveluna. Ohjelmisto oli Kaisalle ja Tuijalle tuttu jo aiemmilta vuosilta, jolloin siirtyminen sähköiseen kirjanpidon maailmaan kuitenkin vielä arvelutti. Vuonna 2009 aika oli oikea, varsinkin kun myös asiakkailta tuli enenevässä määrin kyselyjä verkkolaskujen mahdollisuudesta.

Perinteisestä sähköiseen

Jotta tilitoimistoammattilaiset pystyivät tukemaan asiakkaita sähköiseen kirjanpitoon siirtymisessä mahdollisimman hyvin, he päättivät siirtää ensin oman tilitoimistonsa kirjanpidon Procountoriin. Näin he konkreettisesti näkivät ja oppivat, kuinka siirto onnistuu. Ja hyvin se onnistui.

Sähköinen palvelu sai asiakkailta innostuneen vastaanoton. Kaisa ja Tuija päättivät kahden vuoden siirtymäajasta, jonka aikana he siirtäisivät kaikki asiakkaansa Procountoriin. Tästä ja sähköisen taloushallinnon eduista he myös viestivät asiakkailleen.

Kuinka kävi? Yksikään asiakas ei vaihtanut tilitoimistoa tai asettunut muutenkaan poikkiteloin. Päinvastoin. Siirrot Procountoriin suunniteltiin ja toteutettiin yhdessä asiakkaiden kanssa, jokaiselle erikseen.

Mikä muuttui?

Miten muutos perinteisestä sähköiseen kirjanpidon ohjelmistoon näkyi tilitoimiston arjessa?

– Muutokset työhön olivat melkoiset, Tuija ja Kaisa kertovat. Tallennustyö väheni sähköisyyden myötä huimasti ja oman ajankäytön suunnittelu helpottui. Omaa työtä on nyt helpompi suunnitella ja jaksottaa. Tietoa tulee ohjelmaan jatkuvasti, jolloin työt eivät kasaudu kuun loppuun, vaan töitä voi tehdä jatkuvasti ja tasaisesti koko ajan.

Myös varmuuskopiointi ja sähköinen arkistointi saavat Kaisalta ja Tuijalta kiitosta. Tilitoimistoissa asiakkaiden taloustietojen varmuuskopiointi on olennaisen tärkeää mutta aikaa vievää. Procountorin käyttäjinä he voivat jättää nämä huolet ohjelmistotalon vastuulle ja käyttää vapautuvan ajan tuottavampaan työhön. Sähköinen arkistointi näkyy Controlwayn toimistolla myös konkreettisesti: mappeja ja papereita saa hakea turhaan, ne ovat historiaa.

Mikä sähköisessä taloushallinnossa on parasta?

– Kehityksen vauhdissa pysyminen, sanovat Tuija ja Kaisa. Digitalisaatio etenee jatkuvasti kiihtyvällä tahdilla. Procountorin käyttäjinä meillä on luottavainen olo. Voimme luottaa siihen, että järjestelmämme ovat ajan tasalla ja pysyvät ajan tasalla, koska ohjelmistoa kehitetään koko ajan. Tämän vuoksi meillä on tietysti myös kovat vaatimukset ja odotukset ohjelmistolle.

Asiakkaiden näkökulmasta parasta sähköisyydessä on, että kaikki aineisto löytyy samasta paikasta. Asiakas pääsee itsekin hakemaan tarvitsemiansa tietoja – kaikesta ei ole pakko pirauttaa tilitoimistoon. Tämä puolestaan vapauttaa kirjanpitäjien aikaa asiantuntemusta vaativien kysymysten selvittelyyn pelkän tietojen kopioimisen ja lähettämisen sijaan. Samalla kasvaa kirjanpitäjien työn mielekkyys.

Kuinka sähköiseen taloushallintoon siirtyminen onnistuu?

Täysin sähköiseen Procountor Taloushallintoon siirtymisen kynnys ei ole korkea. Avuksi on luotu Onni-projekti, jonka puitteissa Procountor tukee tilitoimistoa sähköisyyteen. Tutustu sähköisen taloushallinnon etuihin tilitoimistoille ja lue maksottomasta oppaastamme, kuinka siirtyminen sujuu.

Lataa maksuton opas | Ohjelmiston vaihtajan opas 

 

onni-projekti, Tilitoimisto