Tehoa ja tyytyväisyyttä automaatiolla

Krista Meronen / 26.1.2016
Krista Meronen

Taloushallinnon automatisointi helpottaa sekä kirjanpitäjän että asiakkaan arkea.

Procountor_Mertaoja.png

Talouskonsultointi Mertaoja Oy:n työntekijät tekevät pääsääntöisesti etätyötä ja ovat tyytyväisiä työhönsä. Tämän on mahdollistanut sähköinen taloushallinto. Yritys on täysin sähköinen, minkä johdosta erillistä konttoria ei tarvita, vaan noin 300 Procountor-asiakkaan taloushallinto hoituu vaikkapa mökiltä käsin.

Toimitusjohtaja Anne Mertaoja kertoo, miksi taloushallinto kannattaa automatisoida.

Miksi sähköinen taloushallinto?

Anne Mertaojan mukaan yksi merkittävimmistä syistä sähköisen taloushallinnon käyttöönottoon on työn tehostuminen. Kirjauksista 90–95 % on valmiina, mikä vähentää käsin tehtävän työn määrää. Kirjanpitäjän aika ei enää kulu toistuvasti samojen asioiden manuaaliseen korjaamiseen. Eikä juuri mitään enää tarvitse tallentaa käsin. 

- Työ painottuu korjausten sijaan poikkeamien ”bongaamiseen”, mikä vähentää virheitä, Mertaoja mainitsee.

Kirjanpitäjät voivat automatisaation ansiosta keskittyä manuaalisten työvaiheiden sijaan muun muassa täsmäyttämiseen ja taseen oikeellisuuteen. Ajankäyttö voidaan suunnata asiakkaalle lisäarvoa tuottavaan tekemiseen. 

Sähköinen taloushallinto on myös lähes reaaliaikaista. Kirjanpitäjä ja asiakas pysyvät helposti ajan tasalla.

- Asiakkaat ja henkilökunta ovat merkittävästi tyytyväisempiä, Mertaoja kertoo.

Miten automatisoida ja tehostaa?

Mertaoja kertoo vinkkejä, kuinka automatisointi ja tehostaminen käytännössä kannattaa tehdä. 

  1. Oletustiliöinnit
    Tiliöintioletukset saa toimittajan tai asiakkaan taakse, tuotteelle, tiliotteelle ja viitemaksulle.

  1. Automaattisiirrot muista järjestelmistä

  2. Standardi tilikartta
    Mertaoja ei suosittele kopioimaan asiakkaan olemassa olevaa pitkää tilikarttaa. Lyhyt oletustilikartta on suositeltavampi. Se myös helpottaa tilinumeroiden muistamista.
  1. Järjestelmän asetukset kunnossa
    Toimittajat perustuvat rekisteriin itsekseen, kun asetukset ovat oikein.
  1. Asiakkaan ja henkilöstön koulutus 

Automaation toimivuutta parantaa, kun käyttöasetukset ovat kunnossa. Uusien asiakkaiden ja toimittajien perustaminen automaattisesti ensimmäisen laskun yhteydessä poistaa ylimääräisiä manuaalisia vaiheita. Laskujen tiliöinti oletuksena riveittäin on myös suositeltavaa. 

Molemminpuolinen luottamus on tärkeää. Mertaoja kuitenkin kehottaa tarkkailemaan asiakkaan toimintaa – kuten hyvän neuvonantajan kuuluukin.

- Valvo kirjeitse saapuvien ostolaskujen määrään, hän kehottaa.

Työnjaosta on myös sovittava. Esimerkiksi asiakas saattaa tiliöidä ostotileille kirjattavat laskut ja tehdä kustannuspaikkakohdistukset.

- Asiakkaan kannattaa ehdottomasti ottaa käyttöön Procountor Mobile, Mertaoja suosittelee.

Lopputulos 

- Automatisointi ei automaattisesti pienennä laskutusta, Mertaoja muistuttaa.

Sen sijaan automatisaatio vapauttaa aikaa huolenpidolle ja controller-toimelle. Kirjanpitäjille jää enemmän aikaa perehtyä syvällisemmin asiakkaan talouden tilaan ja antaa neuvoja.

Mertaojan kokemusten mukaan automatisaatio parantaa myös asiakastyytyväisyyttä. Siihen vaikuttavat sekä ohjelmistosta asiakkaan saama ajantasainen tieto että lisäarvoa tuottavat palvelut, joita on mahdollisuus tarjota.

- Ennen kaikkea automatisaatio helpottaa elämää! Mertaoja iloitsee.

Ota nämä asiat huomioon, kun valitset taloushallinnon ohjelmistoa - Lataa muistilista

 

Tilitoimisto, sähköisen taloushallinnon edut, sähköinen taloushallinto