Procountorin sujuva käyttöönotto – case Taloushallinta Uniikki

Piia Similä / 24.11.2015
Piia Similä

Taloushallinnon ohjelmisto on tilitoimistolle tärkeä strateginen valinta. Aloittavan tilitoimiston kannattaa alusta asti harkita sähköistä taloushallinnon ohjelmistoa. Sen sijaan vakiintuneessa yrityksessä tilitoimiston ohjelmiston vaihto sähköiseen voi tulla ajankohtaiseksi. 

Taloushallinta_Uniikki.png

Sähköisen taloushallinnon ohjelmiston käyttöönotto tulee suunnitella hyvin, jotta vaihto sujuu mahdollisimman mutkattomasti sekä asiakkaan että henkilöstön osalta. Onnistunut ohjelmiston vaihto vaatii hyvää suunnittelua ja toimivia prosesseja toteutusvaiheessa.

Meillä Procountorilla sujuva ohjelmiston vaihto varmistetaan Onni-projektilla, jolloin tilitoimisto saa Procountorin asiantuntijat käyttöönsä. Projektisuunnitelma tehdään aina asiakaskohtaisesti tilitoimiston kanssa, ja tarjoamme tähän selkeät toimenpiteet ja valmiit kampanjamallit.

Procountorin Onni-projektissa edetään vaiheittain.

Vaihe 1: Suunnittelu

Projektin alkuvaiheessa Procountorin edustajat ja asiakas kokoontuvat palaveriin, jossa asetetaan yhteiset tavoitteet, sovitaan vastuuhenkilöt ja päätetään työnjaosta. Palaverin pohjalta tuotamme asiakkaalle yksityiskohtaisen projektisuunnitelman.

Taloushallinta Uniikissa ohjelmiston vaihto tuli ajankohtaisesti vuonna 2013, ja samoihin aikoihin myös me etsimme pilottiyrityksiä Onni-projektille. Ohjelmanvaihdosta muutenkin harkinnut Taloushallinta Uniikki lähti mielellään mukaan hankkeeseen.

Taloushallinta Uniikin toimitusjohtaja Sanna Mikkola kertookin tilanteen olleen kaikin puolin oivallinen. Pilottiin osallistuvana yrityksenä tilitoimisto sai arvokasta koulutusta veloituksetta. Vastaavasti me procountorilla saimme tärkeää tietoa siirtotyökalun käyttökokemuksesta pilottiin osallistuneilta testaajilta.

Vaihe 2: Markkinointi

Procountor tarjoaa apua sähköisen taloushallinnon markkinoinnissa ja siitä tiedottamisessa. Myyntipäällikkömme tukee sähköisen taloushallinnon hyötyjen kertomisessa asiakkaille. Autamme myös yhteisten esittelytilaisuuksien järjestelyissä ja sähköisen palvelumallin tuotteistamisessa.

Mikkola kehuu Procountorilta saamaansa apua. Erityisesti myynnin, koulutuksen ja ohjausryhmän tarjoama jatkuva tuki auttoi ohjelmiston vaihdossa. Mikkolan mukaan muutoksen keskellä myllytys tuntui välillä vaikealta. Ohjausryhmän tapaamiset kuitenkin auttoivat, kun turnausväsymys ja uskonpuute uhkasivat ottaa vallan. Joka toinen kuukausi järjestetyt tapaamiset helpottivat aikatauluissa pysymistä. Mikkola vertaa Procountorin työntekijöitä personal trainereihin, jotka ”tuuppaavat positiivisesti eteenpäin”.

Vaihe 3: Siirrot

Siirtovaiheessa Procountor suunnittelee yhdessä tilitoimiston kanssa tehokkaan ja helpon siirtoprosessin. Samalla valmistellaan siirtotyökalu kirjanpidon saldotietojen siirtoa varten. Ensimmäiset asiakassiirrot tehdään yhdessä Procountorin kouluttajan kanssa. Tilitoimistolle jää tehokas malli ja työkalut siirtojen itsenäiseen toteuttamiseen.

Perinteisesti tilinpäätöshetken saldot siirretään pääkirjavienteinä ohjelmasta toiseen. Silloin vertailutietoja ei saa ajettua kuukausittain. Procountorin siirtotyökalun avulla puolestaan viimeisen vuoden viennit saa konvertoitua järjestelmään tositetasolla. Procountorin siirtotyökalut tukevat hyvin historiatietojen siirtoa.

Tietojen sisäänluku Procountoriin muista sovelluksista on vaivatonta. Se onnistuu vaikka kesken tilikauden. Procountor Onni -projektin siirtovaiheessa varmistetaan kirjanpidon jatkuvuus, kun kirjanpitoaineisto siirretään Procountoriin.

Pilottiprojektissa Taloushallinta Uniikin asiakkaiden vertailutiedot siirrettiin ohjelmaan. Mikkolan mukaan asiakaskoulutuksen ja tietojen siirtämisen ajoitus olikin yksi projektin tärkeimmistä opeista.

Vaihe 4: Koulutus

Procountor Onni tarjoaa kattavan ohjelmistokoulutuksen, joka räätälöidään tilitoimiston tarpeiden mukaisesti. Näin sähköinen taloushallinto saadaan mahdollisimman tehokkaasti käyttöön.

Uuden ohjelmiston oppiminen on aina haaste. Parasta olisikin, jos uuden ohjelmiston käyttäjä viettäisi pääosan työajastaan uuden ohjelmiston parissa. Varsinkin aluksi on hyvä keskittää osaaminen muutamalle henkilölle, jotka voivat syventää osaamistaan. Sähköisessä taloushallinnossa kirjanpitäjän ohjelmisto-osaamisella on suuri merkitys, minkä vuoksi on järkevää keskittää yhdelle kirjanpitäjälle vain yhden tai kahden ohjelmiston asiakkuuksia.

Tyytyväinen asiakas

Mikkola uskoo, että ohjelmistomuutos on paras hoitaa projektina. Hänen mielestään on lyhytnäköistä ajatella, ettei projektia tarvittaisi. Projektin onnistumisen kulmakivenä Mikkola pitää Procountorilta saatua koulutusta, ohjausta ja tukea käyttöönoton yhteydessä. Myös omien työntekijöiden innostus sekä halu mennä eteenpäin ja palvella asiakasta paremmin olivat tärkeitä projektin onnistumisen kannalta.

Sähköiseen taloushallintoon siirtymistä suunnittelevalle tilitoimistoyrittäjälle Mikkola muistuttaa, että koko henkilöstön kouluttaminen on ehdottoman tärkeää. Kaikkien on ymmärrettävä ohjelman logiikka ja käyttö kunnolla. Hän huomauttaa, että kirjanpito ei nykypäivänä enää ole paperisten tositteiden tallentamista, vaan yhä enemmän asiantuntijatyötä. Taloushallinta Uniikissa tallentamisesta vapautunut aika voidaankin käyttää asiakkaan neuvontaan ja yhteisten toimintatapojen löytämiseen.

Olisiko Procountor Onni -projekti kannattavaa myös teidän tilitoimistolle? Lue lisää ohjelmiston vaihdosta ja lataa ohjelmiston vaihtajan viiden kohdan opas.

Lataa maksuton opas | Ohjelmiston vaihtajan opas

Procountor, Asiakastarinat