Suunnitelmallisesti sähköiseen

Piia Similä / 13.3.2019
Piia Similä

happySähköiseen Procountor-ohjelmistoon siirtyminen sujui Kirjanpitotoimisto Mattilassa suunnitelmien mukaan. Vuoden mittainen ohjelmiston käyttöönottoprojekti Onni on nyt onnellisesti maalissa ja asiakkaita palvellaan sähköisesti Procountorilla.

- Tietojärjestelmän vaihto vaatii onnistuakseen hyvän projektisuunnitelman ja projektinjohdon, jotta kaikki tarvittava tulee tehtyä ja vieläpä oikein, kertoo Sami Mattila Onni-projektiin mukaan lähdön taustoista.

Tilitoimistolla ei olisi ollut irrottaa riittävästi omia resursseja aikaa vievään projektin johtamiseen, ja Onnissa projektipäällikön ja markkinoinnin apuja sai Finagolta. Lisäksi Onni sopi Kirjanpitotoimisto Mattilalle hyvin sen sisältämän ohjelmiston käyttökoulutuksen vuoksi. Koulutuksista Samilla on pelkkää hyvää sanottavaa.

- Koulutusten taso oli poikkeuksetta korkea. Saimme koulutusta pitkin matkaa projektin aikana sopivissa paloissa kerrallaan. Kävimme yhden koulutuspäivän aikana läpi yhden tai kaksi aihetta maksimissaan ja pääsimme kokeilemaan toimintoja jo koulutuksen aikana. Koulutuksissa lähdettiin liikkeelle peruskirjanpidosta ja päädyttiin ohjelmiston tehokäyttövinkkeihin.

Sähköisistä tavoitteista totta

Ajatus sähköistämisestä lähti liikkeelle tilitoimiston omista tavoitteista laajentaa palveluntarjontaa. Tikon on ollut käytössä Kirjanpitotoimisto Mattilassa jo 1980-luvulta saakka, ja nyt mukaan valikoimaan haluttiin ottaa myös sähköinen Procountor. Koska Procountor-osaajia ja ohjelmiston suosittelijoita löytyi tilitoimiston sisältä, oli päätös Procountoriin siirtymisestä helppo.

- Hyppy uuteen ohjelmistoon tuntui vähemmän epävarmalle, kun meillä oli jo tietotaitoa ohjelmistosta. Tiesimme myös jo ennestään, että yhteistyö ohjelmistoyrityksen kanssa toimii.

Monessa tilitoimistossa ohjelmistonvaihtoon liittyy huoli siitä, kuinka asiakkaat suhtautuvat muutokseen. Miten Kirjanpitotoimisto Mattilassa asia kommunikoitiin asiakkaille? Miten ajatus sähköisestä palvelumallista saatiin ”myytyä” yrittäjille?

- Kerroimme asiakkaillemme sähköisen taloushallinnon hyödyistä sähköpostilla ja tapaamisissa, ja lisäksi järjestimme esittelytilaisuuksia yhdessä Finagon kanssa, Sami kertoo.

- Vastaanotto asiakaskunnassa oli hyvä, ja saimme sähköisen palveluntarjonnan myötä myös uusia asiakkaita. Totta kai oli myös yrittäjiä, jotka eivät nähneet sähköisyyden tuovan hyötyä itselleen ja pieni osa asiakkaistamme halusikin jäädä perinteiseen palvelumalliin, mikä sekin sopii meille.

Tilitoimisto neuvoi asiakkaitaan Procountorin käytössä.

- Asiakkaat oppivat nopeasti tekemään esimerkiksi laskuja ja jopa palkanlaskentaa Procountorilla. Erityisen suurena apuna niin tilitoimistolle kuin yrityksillekin ovat olleet maksuttomat ohjevideot, joiden avulla pulmat usein ratkeavat ilman soittoa asiakaspalveluun. Lisäksi Finagon maksuton ja asiantunteva asiakaspalvelu on saanut paljon kiitosta asiakkailtamme, Sami sanoo.

Yksi keskeinen päätöksenteon kriteeri juuri Procountorin käyttöönottoon olikin kattava tukimateriaali. Se, että tukimateriaali on käytettävissä nettisivuilla maksutta mihin vuorokaudenaikaan tahansa, on monelle yrittäjälle äärimmäisen tärkeää. Kun laskutusta tehdään usein iltaisin ja viikonloppuaikaan, löytyy apua ja ohjeita asiakaspalvelun aukioloaikojen ulkopuolellakin.

- Yrittäjät harkitsevat uuden järjestelmän käyttöönottoa ja empivät, oppivatko he käyttämään sitä. Kun koulutusmateriaalia on tarjolla itselle sopivaan aikaan, pienentää tämä huomattavasti kynnystä Procountorin käyttöönottoon, Sami sanoo.

Muutoksia ja etuja

Uuteen ohjelmistoon siirtyminen toi Kirjanpitotoimisto Mattilalle useita kilpailuetuja. Yksi niistä on laajempi palvelutarjonta, mutta myös sisäisen tehokkuuden kasvua on nähtävissä, Sami kertoo. Kaikki kirjanpitäjät palvelevat asiakkaita tätä nykyä sähköisellä mallilla Procountorilla, ja niin sanotut perinteiset Tikon-asiakkaat on keskitetty.

Millaisia muutoksia Procountor toi arkisiin työskentelytapoihin?

- Sähköinen malli toi uudenlaisen tavan hoitaa asiakkuuksia, kun niin sanottu lakisääteisyys onnistuu tehokkaasti parantuneen automaation ansiosta. Kirjanpitäjien työkuorma on kuukauden aikana aiempaa tasaisempi, koska asiakkailta tulee aineistoa pitkin kuuta, eikä kaikki kasaannu loppukuuhun.

- Meillä on myös aiempaa enemmän aikaa toimia asiakasyritystemme talousjohtamisen tukena. On helpompaa neuvoa ja tulkita yrityksen talouslukuja nyt, kun saamme yrityksen tilanteesta ajantasaista tietoa suoraan sähköisestä järjestelmästä.

Kirjanpitotoimisto Mattila on vuonna 1982 perustettu Tampereella ja Kangasalla toimiva, monipuolisia taloushallinnon palveluita tarjoavat yritys. Kirjanpitotoimisto Mattila Oy:n toimistot ovat Suomen Taloushallintoliiton auktorisoimia tilitoimistoja.

Kiinnostuitko?

Sähköistämisprojekti Onni on osa Tiekartta-kokonaisuutta, jossa on erilaisia tilitoimiston kehittämiseen sunniteltuja projekteja. Kokosimme maksuttomaan oppaaseen kaikki Tiekartta-projektit. Voisiko niiden joukosta löytyä teidän tilitoimistonne tarpeita palveleva malli?

Lataa opas »

 

sähköinen taloushallinto, procountor, onni-projekti