Sähköinen taloushallinto tukee tilitoimiston ja asiakkaan yhteistyötä

Katja Kuntola / 15.12.2015
Katja Kuntola

Tilitoimiston ja asiakasyrityksen tai -yrittäjän välisen yhteistyön on oltava sujuvaa, jotta homma toimii. Yhteistyön sujuvuuteen vaikuttaa moni asia, jotka on otettava huomioon jo heti alkuvaiheessa.

Tilitoimistoyrittäjä Heidi Kekkonen BigBag Oy:stä kertoo, kuinka sujuva yhteistyö onnistuu.

Heidi_Kekkonen.png

Tarjouspyynnöstä asiakassuhteeseen

Yhteistyössä kaikki alkaa tarjouspyynnöstä ja tarjouksesta. Kekkonen kehottaa vastaamaan nopeasti – edes sen, että tällä hetkellä on kiire, mutta asiaan palataan mahdollisimman pian. Tämä antaa paremman mielikuvan kuin vastaamatta jättäminen.

- Molemmilla osapuolilla on oikeus myös kieltäytyä yhteistyöstä, Kekkonen muistuttaa.

Pitää uskaltaa sanoa ei, jos asiakkaalla on kovin erilainen näkemys yrittämisestä tai jokin toinen palveluntarjoaja voisi paremmin vastata asiakkaan tarpeita.

Kun tarjouspyynnön lähettäjä ei tiedä, mitä hän haluaa, kannattaa esittää tarkentavia kysymyksiä. Kekkonen neuvoo kuuntelemaan asiakasta herkällä korvalla ja lukemaan rivien välistä. Hän vinkkaa, että Procountorin tiedostopankkia kannattaa käyttää hyväksi tarpeen tullen.

Yhteistyön ensi askeleet

Kun sopimukseen on päästy, on aika aloittaa yhteistyö käytännössä. Kekkonen suosittelee aloittamaan yhteisellä palaverilla, jossa käydään läpi yhteistyön periaatteet ja opetellaan ohjelmiston käyttö. Tässä vaiheessa on tärkeintä saada paikalle asiakasyrityksestä juuri oikeat henkilöt eli ne, jotka ohjelmistoa tulevat tosiasiassa käyttämään.

Kekkonen kertoo itse käyvänsä tässä kohtaa asiat läpi oikealla materiaalilla, ei demoilla. Ensimmäinen palaveri siis pidetään, kun sähköinen taloushallinto on uudella asiakkaalla jo käytössä.

- Selkeä työnjako on tärkeää. Asiat eivät vain itsestään tapahdu, Kekkonen kiteyttää.

Onkin äärimmäisen tärkeää sopia mahdollisimman selkeästi, kuka tekee ja mitä. Näin vältetään väärinkäsitykset.

Sovitut asiat kannattaa myös kirjata ylös, ettei myöhemmin tule epäselvyyksiä. Panostaminen alkuvaiheessa maksaa Kekkosen mukaan nopeasti itsensä takaisin. Aluksi sovitut selkeät sävelet helpottavat asioiden hoitamista jatkossa.

Hyvän ulkoistuksen edellytykset

- Delegoi tehtävät sille, joka ne parhaiten osaa, Kekkonen neuvoo. 

Koneille tai ohjelmille kannattaa delegoida tehtävät, joissa voi helpoiten sattua virheitä. On myös tehtävä selväksi, kenelle mikäkin homma on delegoitu.

Kaikkea ei kuitenkaan voi ulkoistaa. Kekkonen muistuttaakin, että yrittäjän itsensä on kannettava viimekädessä vastuu. 

Tilitoimisto voi auttaa ja neuvoa, mutta yrittäjän itsensä on myös oltava kiinnostunut yrityksensä talouden tilasta ja otettava siihen kantaa. Tilitoimisto ei voi tehdä päätöksiä ja kantaa vastuuta yrittäjän puolesta.

Viestinnän tärkeys

Kekkonen kehottaa olemaan säännöllisesti yhteydessä asiakkaaseen.

- Asiakasta kannattaa kuunnella herkällä korvalla. Se, mitä asiakas sanoo, ei välttämättä ole se, mitä hän tarkoittaa.

Molemminpuolinen luottamus ja arvostus ovat Kekkosen mielestä toimivan yhteistyön perusedellytys. Asiakkaan on arvostettava tilitoimiston työtä ja toisin päin.

Talousasioista ei Kekkosen mukaan voi koskaan puhua liian yksinkertaisesti. Hän muistuttaa varmistamaan, että asiakas on ymmärtänyt, mitä hänelle on sanottu.

 - Vaikka yrittäjä taloudesta ja kirjanpidosta jotain tietääkin, hän harvoin on taloushallinnon ammattilainen. Tilitoimiston tarjoamat talousneuvot tuovatkin tässä suhteessa merkittävää lisäarvoa.

10 vinkkiä tilitoimistolle

Ota vinkit talteen ja lataa 10 kohdan opas, jossa kerromme, miten tilitoimisto pysyy mukana kilpailussa, voittaa uusia asiakkaita ja säilyttää olemassa olevat.

Lataa opas