Sähköinen taloushallinto toiminnan kehittämisenä

Sähköiseen taloushallintoon siirtyminen voi parhaimmillaan olla toiminnan ja prosessien kehittämistä.

Suomen Mensa ry uudisti taloushallintonsa ja otti käyttöön sähköisen taloushallintojärjestelmän. Muutos entiseen on huomattava.

Kestava_kehitys1.png

Taloushallinto tälle vuosituhannelle

Suomen Mensa ry:llä oli vuosikymmenen vaihteessa edessään perusteellinen taloushallintouudistus. Vanhan kirjanpitojärjestelmän uusiminen oli edessä, koska sitä ei enää päivitetty saati tuettu.

Useat muutkin syyt puolsivat taloushallinnon järjestelmäuudistuksen pohtimista täysin puhtaalta pöydältä. Esimerkiksi valtakunnallisena organisaationa Suomen Mensalla oli haasteena fyysinen hajanaisuus. Vanha taloushallintajärjestelmä ei taipunut tehokkaaseen toimintaan ja yhteydenpitoon organisaatiossa. Paikallisosastojen päivittäiset taloustoiminnot olivat aiemmasta integraatiohankkeesta huolimatta yhä erillään yhdistyksen kirjanpidosta.

Vanhalla järjestelmällä ei myöskään onnistunut laskujen sähköinen käsittely. Paperin ja mappien liikuttelu on auttamattomasti ajastaan jäljessä 2010-luvulla. Se on myös liian hidasta ja kallista. Lisäksi useiden pankkitilien käyttöoikeuksien hallinnointi oli hyvin vaivalloista ja byrokraattista.

Sähköinen taloushallinto ratkaisee ongelmia

Procountoriin tutustuminen avasi Suomen Mensan kohdalla useita prosessikehityksen lukkoja kerralla. 

Ostolaskut

Aikaisemmin ostolaskujen käsittely eteni vaiheittain: tarkastus, hyväksyntä, maksatus ja kirjanpito. Nyt vaiheista ensimmäinen onkin kirjanpito, minkä jälkeen laskua ei tarvitse enää toista kertaa tallentaa. Tästä ostolaskujen käsittelyprosessin selkeytymisestä seurasi selkeä parannus kirjanpidossa. Kirjanpito on ajan tasalla, kun maksuliikennekin on.

Asiakirjat

Asiakirjojen asiatarkastus ja hyväksyntä siirtyi sähköiseen kiertoon. Se mahdollisti laskujen maksattamisen keskitetysti. Pelkästään tämä prosessimuutos säästi erilaisia pankkikuluja lähes Procountorin käytöstä kertyneiden maksujen verran.

Läpinäkyvyys

Myös läpinäkyvyys lisääntyi. Tarpeiden mukaan räätälöitävä läpinäkyvyys hallituksen, paikallisosastojen, testausorganisaation, muiden toimihenkilöiden ja toiminnantarkastajien suuntaan on merkittävä etu.

Muutoksessa saavutettiin muitakin huomattavia etuja. Esimerkiksi investoinnit laitteisiin ja ohjelmistoihin olivat nolla euroa. Varmuuskopiointi ja versiopäivitykset ovat automatisoituja. 

Vaivatonta rutiinikäyttöä arjessa

Suomen Mensa ry vaikuttui Procountorin kattavasta sähköisestä opastuksesta. Kirjallisia ja kuvallisia ohjeistuksia kiitellään informatiivisuudesta ja toimivuudesta. 

Myös erinomainen, palvelualtis ja asiantunteva asiakaspalvelu saa kiitosta. Vastaus on tullut nopeasti, perusteellisesti ja ystävällisesti, olipa kyseessä hankala pulma tai ”typerä kysymys”.

Suomen Mensa ry on vakuuttunut järjestelmän mahdollisuuksista, vaikka niistä rutiinikäytössä onkin vasta melko vähän. Prosessien viilaaminen kuitenkin jatkuu. Tulevissa integrointihankkeissa päästään kehittämään tehokkaiden raportointityökalujen käyttöä, joustavia tiedonsiirto-ominaisuuksia sekä käyttäjäprofiilien räätälöitävyyttä.

Arkipäiväisiä toimia ovat kuitenkin jo esimerkiksi kulukorvauslaskujen tekeminen suoraan järjestelmään, verkkolaskujen käsittely ja sähköiset ilmoitukset verottajalle suoraan järjestelmästä. Lisäksi automaattiset budjettiraportit ja kustannuspaikkaseuranta dimensioraporttien avulla ovat käytössä.

Posti- ja pankkikuluissa sähköisen taloushallinnon vaikutus näkyy suorina säästöinä. Myös työaikaa säästyy automatisaation ansiosta.

Sähköisen taloushallinnon laadullisia etuja ovat tiedon ajantasaisuus ja helpompi saatavuus. Prosessien automatisoinnin myötä myös virheet ovat vähentyneet.

Suomen Mensa ry jatkaa matkaansa kohti älykästä ja erinomaista toimintatapaa – yhdessä Procountorin kanssa.

Lataa toimitusjohtajan opas talouden hallintaan

Ota talous haltuun sähköisesti ja pidä yllätykset kurissa! Lataa maksuton pikaopas ja lue viisi vinkkiämme toimitusjohtajille. 

Lataa maksuton toimitusjohtajan opas

Pilvipalvelu, sähköinen taloushallinto, reaaliaikainen taloushallinto, taloushallinto, ennakoiva taloushallinto