Sähköinen taloushallinto käytännössä

Perinteinen ja sähköinen taloushallinto eroavat niin, että sähköisessä taloushallinnossa rutiininomainen tallennustyö poistuu ja kirjanpitäjän työ muuttuu mielenkiintoisemmaksi. Alla on lueteltu millaisia ovat kirjanpidon toimenpiteet, kun käytössä on sähköinen taloushallinto.

sähköinen taloushallinto käytännössä

Myyntilaskut

Sähköisessä taloushallinnossa asiakkaalle otetaan käyttöön tuoterekisteri, jossa tuotteen taakse on määritelty kirjanpidon tili ja muut tiliöintisäännöt. Näin myyntilasku kirjautuu automaattisesti pääkirjaan ja tuloslaskelmaan oikein jo laskua laadittaessa. Kirjanpitäjä laatii myyntilaskut helposti ja nopeasti, ja laadinnan apuna on tuote- sekä asiakasrekisterit. Vaihtoehtoisesti myyjät voivat laatia myyntilaskut itse järjestelmään, eikä kirjanpitäjän tarvitse tallentaa samoja tietoja toista kertaa. Tämä vähentää virheiden määrää. Laskuja voidaan laatia yksittäin tai useita samalla kertaa. Ne voidaan myös tuoda toisesta ohjelmasta järjestelmään lähettämistä, reskontraa ja kirjanpitoa varten.

Laadinnan jälkeen valmiit laskut voidaan toimittaa yhdellä napin painalluksella asiakkaalle. Työläs tulostus-, mapitus- ja postitusprosessi voidaan siis unohtaa. Se, halutaanko lähetys toteuttaa verkkolaskuna, postipalveluna tai vaikkapa sähköpostitse, voidaan määritellä valmiiksi asiakaskohtaisesti - jokainen toimitustapa on yhtä helppo toteuttaa. Entä kun täytyy etsiä esimerkiksi jokin vanha myyntilasku? Lasku löytyy järjestelmästä käyttäen hakuehtona jotakin laskulta löytyvää tietoa. Laskut, palkkalaskelmat, tiliotteet ja muut tositteet sekä raportit arkistoituvat automaattisesti sähköiseen arkistoon ja jopa useita vuosia vanhoja tietoja voidaan hakea nopeasti.

Tiliotteet ja viitteet noudetaan pankista automaattisesti päivittäin, joten käytössä on jatkuvasti lähes reaaliaikainen reskontratieto. Viitteelliset suoritukset ovat kohdistuneet oikeille laskuille automaattisesti, ja vain viitteettömät suoritukset täytyy kohdistaa oikeisiin laskuihin omin käsin. Huomautuskirjeet on helppo lähettää ja tarvittaessa laskut ovat myös helposti siirrettävissä perintätoimiston hoidettavaksi.

Ostolaskut

Sähköisessä taloushallinnossa ostolaskut tulevat suoraan järjestelmään verkkolaskuina tai paperisina laskuina skannauspalvelun kautta. Asiakasyrityksen toiveista riippuen laskuille voidaan tehdä sähköinen hyväksymiskierto tai ne voidaan laittaa maksuun yhdellä napin painalluksella ilman verkkopankissa käyntiä. Hyväksymiskierto tai sen sivuuttaminen voidaan myös tallentaa oletuksena toimittajien mukaan. Esimerkiksi puhelinlasku tulee kuukausittain samalta yritykseltä, joten sen tiliöinti voidaan helposti automatisoida. Käsiteltyjen ostolaskujen tiedot ovat kirjanpidossa oletustileillään ja kirjanpitäjä pääsee tarvittaessa muuttamaan tiliöintejä.

Matka- ja kululaskujen kierrätys sekä maksaminen toimivat hyvin samalla tavalla kuin ostolaskujenkin toiminnot. Työntekijä voi laatia matka- tai kululaskun helposti pilvipalvelussa, eikä niihin liittyviä kuitteja tarvitse toimittaa tilitoimistoon. Kuitit voidaan skannata laskun liitteeksi, vaikkapa älypuhelimella. Matkalaskun laadintaa helpottaa järjestelmästä löytyvät matkalaskuri ja verottajan vuosittain vahvistamat päivärahojen ja kilometrikorvausten enimmäismäärät. Kun matka- tai kululasku on luotu, käsitellään se hyväksymiskierrosta maksamiseen samalla tavalla kuin ostolaskutkin.

Kirjanpito

Sähköisen taloushallinnon ohjelmistossa tiedot ovat helpommin saatavilla ja tiedon hakeminen sekä liikuttaminen on vaivatonta. Esimerkiksi palkanlaskenta tai tasekirjan ja tase-erittelyiden tekeminen eivät ole sähköisessä taloushallinnossa erillään kirjanpidosta, vaan kaikki tarpeellinen tieto löytyy samasta järjestelmästä. Sähköisessä taloushallinnossa tiedot haetaan automaattisesti kirjanpidosta tilinpäätöksen raporteille, jolloin työ nopeutuu ja virheiden riski vähenee. Siksi kuukausikirjanpitokin voidaan tehdä kattavasti, jopa välitilinpäätöstasoisesti sisältäen esimerkiksi tase-erittelyjen päivityksen.

Kirjanpito on saatava valmiiksi viimeistään arvonlisäveron maksupäivään mennessä. Sähkösestä järjestelmästä kirjanpitäjä näkee lähes reaaliaikaisesti kaikki asiakasyrityksen tositteet ja pystyy työskentelemään ajantasaisesti. Perinteisessä taloushallinnossa asiakasyritys kerää yhteen päättyneen kuukauden tositteet usein vasta aivan viime hetkellä. Kun perinteisessä taloushallinnossa kirjanpito monesti valmistuu vasta arvonlisäveron maksuun mennessä, viimeistellään sähköisessä taloushallinnossa samoilla hetkillä jo seuraavaa kuukautta. Viranomaisilmoitusten hoitaminen tarkoittaa monesti myös kirjanpidosta saatujen lukujen tallentamista uudelleen esimerkiksi verottajan sähköiseen palveluun. Sähköisessä taloushallinnossa tiedot kerätään ilmoituksille automaattisesti ja ne siirtyvät verottajalle ilman tietojen uudelleen tallentamista.

 

Ota nämä asiat huomioon, kun valitset taloushallinnon ohjelmistoa - Lataa muistilista

sähköinen taloushallinto, kirjanpito