Sähköinen ohjelmisto oli itsestään selvä valinta

Piia Similä / 06.2.2020
Piia Similä

cloudBetoniperustuksia tekevälle rakennusalan yritykselle Kovapalkille sähköisen taloushallinto-ohjelmiston valinta oli itsestäänselvyys, muunlaisia vaihtoehtoja eivät nuoret yrittäjät edes harkinneet.

- Procountor tuli meille käyttöön tilitoimistomme Mandaatin suosituksesta, Kovapalkin Iiro Heinonen kertoo.

Mandaattiin taas sähköisistä järjestelmistä juuri Procountor valikoitui sen loppukäyttäjäystävällisyyden takia. Erittäin tärkeitä tekijöitä olivat järjestelmän monipuolisuus ja integraatiot muihin sähköisiin järjestelmiin.

- Procountoria suosittelemme asiakkaillemme siksi, koska se helpottaa elämää. Procountorilla on helppo tehdä ja lähettää myyntilaskut, maksaa ostolaskut, seurata myynti- ja ostoreskontraa, lähettää tarvittaessa muistutuslaskut ja noutaa raportteja. Kaikki pysyy tallessa yhdessä ohjelmistossa, Mandaatin markkinointipäällikkö Karoliina Ahola kertoo.

- Procountorin etusivu on myös oikein toimiva, koska siitä näkee yhdellä silmäyksellä, minkä verran yrityksen pankkitilillä on rahaa, paljonko on myyntisaamisia tulossa ja ostolaskuja maksamatta. Siitä saa heti tajun yrityksen rahatilanteesta.

Procountor on ollut Kovapalkissa käytössä koko yrityksen olemassa olon, parin vuoden ajan.

Ohjelmiston käyttöönotto sujui mutkitta – helposti ja nopeasti. Edes käyttökoulutusta eivät yrittäjät kaivanneet, koska sähköisen taloushallinto-ohjelmiston toimintalogiikka oli heille tuttu jo aiemmista työpaikoista ja käytön oppi helposti.

- Hoidamme itse laskutuksen, maksamme itse laskut ja teemme tarjoukset, kaiken lopun hoitaa tilitoimisto, Iiro kertoo.

Yhteistyö tilitoimiston kanssa sujuu hyvin, ja kaiken tarvittavan kirjanpitoon tilitoimisto saa Procountorista. Procountor on myös tilitoimiston näkökulmasta loistava ratkaisu. Tositteet ovat siinä pääosin reaaliaikaisesti ja mikä tärkeintä, tallessa ja järjestyksessä.

- Me tilitoimistona voimme keskittyä enemmän yrityksen bisneksen tukemiseen. Esimerkiksi Kovapalkin oma kirjanpitäjä Sanna Mattila on toiminut yrityksessä talouspäällikön roolissa, koutsannut ja hoksauttanut, kertoo Tilitoimisto Mandaatin markkinointipäällikkö Karoliina Ahola.

Tehokas verkkolaskutus

Verkkolaskutus on käytössä 12 henkilöä työllistävässä Kovapalkissa sen tehokkuuden ja helppouden vuoksi. Yrityksessä muussa muodossa laskuja ei edes oteta vastaan, vaan kaikki maksaminen halutaan hoitaa sähköisesti ja verkkolaskuilla.

- Laskujen määrä on meidän kokoisessa yrityksessä jo melko suuri, ja ilman sähköistä järjestelmää laskutusta olisi mahdoton seurata, Iiro sanoo. Jos saamme sisään paperisen laskun, laitamme laskun lähettäjälle saman tien viestin ja pyydämme siirtymään verkkolaskutukseen.

Entä millaisia hyötyjä rakennusalan yritys sähköisestä taloushallinnon mallista saa?

Kovapalkin Iiro sanoo, että sähköisen ohjelmiston käyttö taloushallinnossa oli heille selvä valinta, muunlaista mallia he eivät edes harkinneet.

- Sähköinen toimintamalli on ikäluokallemme luontevaa, haluamme hoitaa asiat pilvipalvelussa.

Mobiilissa toimiva Procountor Mini, samoin kuittien kuvausapplikaatio Procountor Kuitit ovat Kovapalkissa käytössä.

- Perinteiseen verrattuna sähköinen tapa toimia on nopea ja vaivaton Iiro summaa. Oikeastaan kysymys meillä ei ollut, miksi ottaisimme sähköisen ohjelmiston käyttöön vaan ennemmin, miksi emme ottaisi.

Samoilla linjoilla ollaan tilitoimistossa.

- Sähköisessä palvelumallissa on paljon etuja. Ensinnäkin on mahtavaa päästä eroon paperista. Paperiset tositteet hukkuvat helposti, ja niiden säilyttäminen ja tilitoimistoon toimittaminen on yrittäjille työlästä.  Sähköinen palvelumalli vapauttaa yrittäjän säilyttämisen ja toimittamisen vaivasta. Kun on monta muistettavaa ja tehtävää asiaa vähemmän, voisi sanoa, että Procountor vähentää yrittäjän stressikuormaa.
- Toisaalta, jos tarvetta on, yrittäjä pääsee myös itse vanhoihin tositteisiin käsiksi sähköisen järjestelmän kautta. Tässä kohtaa ei tarvitse vaivata tilitoimistoa.
Toinen iso etu on reaaliaikaisuus, joka on tärkeää sekä yrittäjälle että tilitoimistolle.

- Sähköisestä kirjanpidosta löytyy oikeastaan vain etuja vanhanaikaiseen paperikirjanpitoon verrattuna.
Se on tietenkin tunnustettava, että joillekin sähköisen järjestelmän opetteleminen voi tuottaa haasteita, mutta nykyajan nuoret yrittäjät ovat skarppeja ja ottavat Procountorin yleensä hämmästyttävän helposti haltuun, Mandaatin Karoliina Ahola kertoo.

Millaisia etuja sähköinen taloushallinto antaa yritykselle?

Kokosimme maksuttomaan oppaaseen viisi syytä, miksi yrityksen kannattaa valita sähköinen taloudenhoidon malli. Lataa opas ja tutustu etuihin. 

Lataa opas »

sähköinen taloushallinto, asiakastarinat