Reaaliaikaisuuden vaatimus ja raporttien hyödyntäminen kirjanpitäjän työssä

Tilitoimistojen asiakkaat vaativat enenevissä määrin reaaliaikaista tietoa. Myös asiakkaiden tarve hyödyntää raportteja kasvaa. Kirjanpitäjän on mahdollista vastata molempiin tarpeisiin digitalisaation ja modernin sähköisen taloushallinnon ansiosta. 

Procountor-ajantasainen-taloushallinto.jpg

Tilitoimisto Satakerta Rödl & Partnerin KTL-kirjanpitäjä Sari Sinkkonen käsitteli Taloushallintoliiton Tili- ja Veropäivillä 2016 reaaliaikaisuuden vaatimusta ja raporttien hyödyntämisen tarvetta kirjanpitäjän työn kannalta.

Miten saada paras hyöty reaaliaikaisuudesta? Entä kuinka pahimmat sudenkuopat voidaan välttää?

Reaaliaikaisuus vapauttaa ajasta ja paikasta

Reaaliaikainen ja kattava raportointi pitää sekä asiakkaan että tilitoimiston jatkuvasti lähes ajan tasalla. Tiedostoja voi käyttää ja jakaa ajasta ja paikasta riippumatta. Reaaliaikaisuus yhdistetäänkin siihen, että jokin tapahtuu välittömästi, saman tien tai mahdollisimman pian.

Reaaliaikainen taloushallinnon tieto tukee esimerkiksi johdon päätöksentekoa. Erilaiset raportit kannattavuusluvuista, kassavirrasta, myynneistä tai asiakkaista tuottavat tietoa, joka auttaa ohjaamaan yrityksen kannattavuutta ja kasvua sekä reagoimaan markkinamuutoksiin.

Reaaliaikaisuuden haasteet ja niiden selättäminen

Reaaliaikaisen taloushallinnon yleisimpiä haasteita ovat reaaliaikaisuuden määritelmä, aikataulupaineet ja mahdolliset epäselvyydet työnjaossa.

Tarkoittaako reaaliaikaisuus tilitoimistolle samaa kuin asiakkaalle? Mitä odotetaan reaaliaikaisuudelta esimerkiksi ostolaskujen laskutusrytmin suhteen? Onkin tärkeää määritellä sekä reaaliaikaisuus että sen tavoitteet.

Reaaliaikaisuus asettaa raportoinnille haasteen, sillä aikataulun ja kiireen ei voi antaa vaikuttaa tiedon oikeellisuuteen. Useastakin lähteestä kerättyjen tietojen on oltava virheettömiä ja yhdenmukaisia.

Sähköinen taloushallinto vähentää etenkin tapaamisten tarvetta tilitoimiston ja asiakasyrityksen välillä helpottamalla tiedon saatavuutta ja yhteydenpitoa sähköisesti. Tämä kuitenkin voi aiheuttaa ongelman kirjanpitäjälle, jos asioista ei muisteta viestiä taloushallintoon ajoissa.

Monelta ongelmalta ja haasteelta vältytään, kun täsmennetään työnjakoa taloushallinnon ja yrityksen muiden toimijoiden välillä.

- Reaaliaikaisuuden edellytyksenä on ohjelmistojen yhteiskäyttö raportteja hyödyntävien henkilöiden ja taloushallinnon välillä, ainakin raportoinnin osalta, Sinkkonen huomauttaa.

Hyvä raportointi auttaa liiketoimintaa

Hyvän talousraportoinnin tulee olla vastaanottajan tarpeiden mukaista ja vastuualueiden erityispiirteet huomioivaa. Lisäksi sen on oltava ajankohtaista, tarkkaa ja selkeää. Hyvä taloushallinto on myös vertailukelpoista. Vertailua varten poikkeamat on tuotava esiin.

Hyvin suunniteltu johdon raportointi auttaa liiketoiminnan ongelmien ratkaisussa ja päätöksenteossa. Se myös lisää ennustettavuutta. Raportoinnin tulee olla tehokasta ja sen tulee tuottaa asiakkaan kannalta oleellista tietoa.

Talouden raportointiin on voitava luottaa, jotta yritys menestyy liiketoiminnassa. Myös sijoittajien luottamus yrityksen kirjanpitoon on säilytettävä.

Raportoinnin haasteena on useista eri lähteistä tulevien tietojen yhdistäminen helposti omaksuttavaksi kokonaisuudeksi. Parhaimmillaan kuitenkin tällaisista raporteista näkee yhdellä silmäyksellä yrityksen johtamiseen tarvittavat tiedot. Päätösten tekijöiden on voitava helposti pureutua taloudellisten tietojen alla piileviin yksityiskohtiin.

Nopeasti muuttuvassa maailmassa on tärkeää pysyä ajan tasalla. Tilitoimistojen tehtävänä onkin yhä useammin löytää informaatiotulvan joukosta oleellinen tieto, kasata se helposti ymmärrettävään muotoon ja toimittaa tieto asiakkaalle – ja kaikki tämä reaaliaikaisesti. Näiden haasteiden edessä toimiva, sähköinen taloushallinto on kultaakin kalliimpaa.

Lataa kirjanpitäjän 10 kohdan opas

Lapaa veloitusketta opas ja tutustu vinkkeihin, miten kirjanpitäjä voi tehostaa omaa työtään entistä enemmän.

Lataa maksuton opas | Kirjanpitäjän opas