Pk-yrityksen taloushallinnon digitalisointiin liittyvät haasteet

Piia Similä / 10.12.2015
Piia Similä

Työ- ja elinkeinoministeriön raportissa pohditaan, millaisia haasteita pk-yrityksen taloushallinnon digitalisointiin liittyy ja kuinka niitä voisi purkaa.

pk-yrityksen_digitalisointi.png

Sekä elinkeinoelämän että julkishallinnon puolella on viime vuosina käynnistetty taloushallinnon digitalisointiin liittyviä hankkeita. Niissä on muun muassa kehitetty kirjanpitolain mukaisille tilinpäätöksille rakenteellinen tiedostomuoto ja analysoitu taloushallinnon tietovirtoja.

Julkishallinnon puolella puolestaan on käynnissä tulorekisterihanke, jossa tarkoituksena on karsia mm. palkanmaksuun liittyviä erillisiä ja moninkertaisia ilmoituksia. Verkkolaskutus on jatkuvassa kehityksessä. EU:n uudet direktiivit ovat tuomassa julkisen sektorin toimijoille velvoitteita digitaalisen tiedonvälityksen hyväksymiselle.

Raportissa pohditaan, missä kohtaa taloushallinnon prosesseissa tehdään merkittävä määrä työtä, jonka voisi automatisoida. Kansainvälistä kilpailukykyä korostetaan tarpeellisella tavalla. Digitaalisella aikakaudella ratkaisujen on oltava sellaisia, ettei niistä muodostu tahattomia esteitä kaupankäynnille ja kansainvälistymiselle.

Taloushallinnon digitalisoinnin hidasteet

Työ- ja elinkeinoministeriön raportissa pohditaan, mikä taloushallinnon digitalisoinnissa toimii ja mikä puolestaan hidastaa sitä.

Suurimmat tapahtumamäärät ovat osto- ja myyntiprosesseihin liittyviä eli laskut ja maksut. Myyntilaskut ja maksuliikenne on hyvin automatisoitu. Manuaalista työtä tehdään ostojen käsittelyn puolella. Erityisesti käteisostojen skannatuista kuiteista syötettävät tiedot aiheuttavat manuaalista, työlästä ja virhealtista työtä.

Palkanlaskenta on haastava automatisoinnin kannalta pk-yrityksille ja tilitoimistoille. Sen vaatima tieto on vaikeaselkoista ja viranomaisilmoittamista tulee tehdä moneen suuntaan. Järjestelmiä, tunnuksia ja tunnistautumisia on paljon. Liittymäpintojen kirjo hankaloittaa raportin mukaan selvästi automatisointia.

Ostolaskujen automatisointi

Raportin mukaan keskeinen solmukohta pk-yrityksissä on ”aitojen” verkkolaskujen käyttö. Aidolla verkkolaskulla raportissa tarkoitetaan laskun tietoja rakenteellisessa tiedostomuodossa siirtävää sähköistä laskua. Laskun vastaanottaminen verkkopankkiin sopii kuluttajalle, muttei riitä yritykselle. Yrityksen tulee vastaanottaa verkkolaskut taloushallinnon järjestelmäänsä.

TEM:in raportissa arvioidaan, että tällä hetkellä yritysten vastaanottamista laskuista vain 20 % on verkkolaskuja. Verkkolasku siirtää laskun tiedot suoraan lähettävän yrityksen taloushallinnon ohjelmistosta laskun vastaanottavan yrityksen taloushallinnon ohjelmistoon.

Verkkolaskujen käsittelyn automatisointia vaikeuttaa standardimuotoisten kohdistus- ja tiliöintitietojen puuttuminen. Verkkolaskutuksen käyttöönoton laajentamista ja monipuolistamista on raportinkin mukaan syytä kehittää, sillä taloushallinnon laajemman digitalisoinnin kehitysnäkymät ovat riippuvaisia siitä.

Raportissa todetaan, että eri taloushallinnon tietojärjestelmien ja operaattoreiden tuottamien verkkolaskujen tekninen ja sisällöllinen laatu on ongelmallinen. Raportissa myös väitetään, että yksittäisen pk-yrityksen kannalta pdf-tiedoston lähettäminen on helpompaa kuin pitkä ketju laskutusjärjestelmästä kahden operaattorin kautta laskunsaajan järjestelmään.

Jotta verkkolaskujen lähettäminen ja vastaanottaminen on sujuvaa, suosittelen varmistamaan, että asiakaspalvelu sisältyy yritykselle tarjottuun verkkolaskutuksen palvelukokonaisuuteen. Yritykselle verkkolaskujen lähettäminen ja vastaanottaminen tulee olla vaivatonta, jotta verkkolaskujen määrää saadaan kasvatettua kaikenkokoisissa yrityksissä.

Palkanlaskenta 

Palkanlaskentaan ja -maksuun liittyvä prosessi on seuraavaksi työläin ja hankalasti automatisoitavin. Palkanmaksuun liittyy paljon erilaisia maksuja ja raportointivelvoitteita, joita varten tietoja viedään eri tahojen järjestelmiin eri tahdissa.

Myös itse palkan laskeminen on hankalaa, sillä erilaisia työehtosopimuksia, yrityskohtaisia käytäntöjä ja yksittäisiä työsopimuksia on valtavasti. Maksettavaan palkkaan vaikuttavat seikat eivät ole saatavissa helposti eikä palkanlaskennan tietoja saada sellaisessa muodossa palkanlaskentajärjestelmään, että palkanlaskenta voitaisiin automatisoida.

Raportissa todetaan, että palkanlaskennan pitkälle menevä automatisointi vaatisi huolellista ja laajaa valmistelutyötä. Toisaalta myös korostetaan, että automatisoinnin suuntaan olisi syytä pyrkiä jo pelkästään sen takia, että palkanlaskennan kustannukset ovat nykytilassa huomattavan suuret.

5 vinkkiä tulevaisuuden toimitusjohtajalle

Ota talous haltuun sähköisesti ja pidä yllätykset kurissa! Lataa maksuton pikaopas ja lue viisi vinkkiämme tulevaisuuden toimitusjohtajille. 

 

Sähköinen taloushallinto, Yrityksille