Pilotista heavy useriksi

Piia Similä / 11.1.2018
Piia Similä
bench-accounting-49908.jpg
 
Kaikki alkoi tilitoimiston aloittamasta pilottihankkeesta syksyllä 2011. Yrittäjä Sami Sälö lähti tuolloin yhdessä tilitoimistonsa kanssa kokeilemaan, kuinka hänen yrityksensä taloudenhoito onnistuisi sähköisesti Procountorilla. Yhteinen kokeilumatka kannatti – sillä tiellä ollaan edelleen.
 
- Procountor vähentää työtä, summaa Sami Sälö sähköisen taloushallinnon pilvipalvelun olennaisimman.
 

Sälö tietää, mistä puhuu. Hänen yrityksistään lähtee vuodessa 20 000 laskua ulos vuodessa, parituhatta tulee sisään. Laskujen ja maksujen hallintaan Sami Sälö suosittelee Procountor Kuitit -sovellusta. Kuitit on helppo kuvata tienpäällä eikä paperikuitteja tarvitse säilöä.

Ajansäästö on erityisesti Sami Sälön tapauksessa merkittävä plussapuoli sähköisessä taloushallinnossa. Sälö on nimittäin todellinen sarjayrittäjä. Yrityksiä hänelle on johdettavanaan tänä päivänä viisi, ja kaikissa niissä taloudenpito hoituu Procountorilla – olkoonkin, että kaikki yritykset ovat erilaisia ja eri kokoisia.
 

Mikä on muuttunut vuoden 2011 pilottikokeilun jälkeen?

Verkkolaskut ovat mahdollistaneet täyden automatisoinnin yritysteni taloudenhoidossa. Niin laskujen lähetys, vastaanotto kuin tiliöintikin hoituvat kaikki ilman manuaalista työtä. Kassajärjestelmä meillä on erillinen, ja siitä tiedot viedään Procountoriin kerran kuussa. Kaikki muu hoituu automaattisesti.
 

Joustava työnjako tilitoimiston kanssa

- Teen Procountorissa mahdollisimman paljon asioita itse. Työnjako tilitoimiston kanssa on kääntynyt sähköisen taloushallinnon kaudella ikään kuin päinvastaiseksi perinteisen taloushallinnon aikaan verrattuna. Aiemmin tilitoimisto oli se, joka kyseli yrittäjiltä mitä moninaisempia tietoja. Nykyään on toisinpäin. Tilitoimiston rooliksi on tullut talouden asiantuntijan rooli, ja yrittäjänä voin kääntyä kysymyksineni tilitoimiston puoleen.
 
Vaikka Sälö tekeekin Procountorissa lähes kaiken mahdollisen itse, on palkanlaskenta edelleen esimerkki kokonaisuudesta, jonka tilitoimisto hoitaa. Valmiit palkkatositteet tulevat hyväksyttäviksi ja maksettaviksi.
Yhteistyö sujuu helposti, kun molemmat pääsevät seuraamaan yritysten taloustilannetta. Parasta on, että lukujen taakse pääsee tarpeen mukaan pureutumaan helposti alinta riviä myöten.
 

Käyttöönotto onnistuu vaikka kesken tilikauden

Procountorin käyttöönotto on sujunut jokaisessa Sälön yrityksessä kivuttomasti. Parissa yrityksessä se on otettu käyttöön jopa kesken tilikauden, ilman erityisiä kommelluksia. Ensimmäinen käyttöönotto pilottivaiheessa vei jonkun verran enemmän aikaa kuin sen jälkeiset käyttöönotot, koska työnjako yrittäjän ja tilitoimiston välillä haki vielä muotoaan. Yhdessä kokeiltiin erilaisia, toimivia työnjakomalleja, kunnes molempien kannalta löytyi optimaalinen ratkaisu.


Millaisia vinkkejä Sami Sälöllä on yrityksille, jotka ottavat Procountorin käyttöön?

- Ohjelmaa täytyy tietysti osata käyttää, jotta siitä hyötyy. Käyttöosaaminen kannattaa suhteuttaa omiin tarpeisiin, järkevälle tasolle. Tiedot eivät myöskään tallennu ohjelmaan omasta päästä automaattisesti, vaan ohjelman järjestelmällisestä käytöstä kannattaa luoda itselleen rutiini. Silloin myös esimerkiksi hakuominaisuudet toimivat optimaalisesti. Jos vaikkapa ostolaskujen tiliöinnin ja niihin liittyvät muistiinpanot tekee joka kerta loogisesti ja tunnollisesti, niihin palaaminen on tarvittaessa helppoa. Yhteenvetona sanoisin, että Procountor toimii juuri niin hyvin, kuin sitä käytetään.


Minkä kokoisille yrityksille Sami Sälö kokemuksensa perusteella suosittelee Procountoria?

- Procountor kannattaa ottaa käyttöön, jos yrityksestä tulee yksikin tosite kuukaudessa. Käytännössä siis Procountor hyödyttää myös pienyritystä. Se toimii pienemmässäkin mittakaavassa tietojen tallentumisen vuoksi. Ohjelmassa tieto säilyy turvassa, eikä aikaa vievää varmuuskopiointia tarvitse tehdä. Jo pelkästään luotettavasta varmuuskopioinnista kannattaa vähän maksaa.


Sami Sälön top 3 Procountorin hyödyt

  • Automaatio nopeuttaa työntekoa.
  • Tiedot saa missä ja milloin tahansa.
  • Vähentää huolta ja stressiä sekä vapauttaa valtavasti aikaa muuhun.


Kuka?

Sami Sälö on turkulainen sarjayrittäjä, jonka yrityksiä ovat Salskea Oy, Leaf Areena Oy, Saeloe Oy, Autohuoltaja Oy, sekä Sälö (toiminimi).
 

Lisätietoja ohjelmiston valinnasta

Onko mielessä sähköinen taloushallinnon ohjelmisto yrityksen talouden hoitoon? Kokosimme oppaan, josta saat lisätietoja ohjelmiston valintaan ja mitä on syytä ottaa huomioon.

 
Lataa maksuton opas | Yrittäjä, näin valitset sähköisen taloushallinnon ohjelmiston
 

yritys, sähköisen taloushallinnon edut