Miten sähköinen taloushallinto muuttaa johtamista?

Katja Kuntola / 17.11.2015
Katja Kuntola

Saatko tehot irti kirjanpidosta? Tiesitkö, että kirjanpito on paljon muutakin kuin pelkkä lakisääteinen velvoite?

Parhaimmillaan kirjanpito auttaa yritystoiminnan pyörittämisessä. Kirjanpidosta saa arvokasta tietoa yrityksen johtamisen ja päätösten tueksi. Nykyaikainen ohjelmisto helpottaa tuon tiedon hyödyntämistä.

Seppo Järvi

Mutu-johtamisesta tietojohtamiseen

Yritystoiminnan pyörittämiseen tarvitaan ajantasaista tietoa firman taloudellisesta tilanteesta. Sähköiseen taloushallintoon siirtyneen Gerako Oy:n toimitusjohtaja Seppo Järvi huomauttaa, että paperisen kirjanpidon aikaan tieto oli vanhaa. Sähköisen taloushallinnon ylivoimainen etu onkin ajantasainen pilvipalvelusta saatava raportointitieto.

Sähköisen ohjelmiston avulla tarvittava tieto on tietokoneen ruudulla muutamalla hakutoiminnolla. Järven mukaan se tarkoittaa suurta mullistusta johtamisen kannalta, jolloin mutu-johtaminen muuttuu aidosti tietojohtamiseksi. Johtamisen tueksi saa ajantasaista informaatiota, ei aavistuksia, ja kokonaiskuva yrityksen taloustilanteesta on aina ajan tasalla.

Jatkuva taloustilanteen seuranta tuo yritykselle kilpailuedun ja helpottaa reagointia. Nopea reagointi puolestaan vaikuttaa yrityksen kannattavuuteen.

Tilitoimisto tukena päätöksenteossa?

Paperisen kirjanpidon aikaan Seppo Järvi kertoo nähneensä vain numerosarjoja. Lukuja tarkastellessa syntyi lisäkysymyksiä, joihin odotettiin vastausta useampi päivä.

Kommunikaatio tilitoimiston kanssa perustui siihen, että asiakas pyysi lisäselvitystä jostain yksityiskohdasta. Procountorissa lisäselvityksiä ei tarvitse pyytää, sillä halutessaan voi tietoihin porautua syvemmälle ja löytää itse saman tien vastauksen kysymykseensä.

Taloustieto käsillä missä ja milloin vain

Ajankohtaisen tiedon seuraaminen on helppoa sähköisen taloushallinnon ohjelmiston avulla. Tieto ei ole mapeissa konttorilla, vaan nettiyhteyden päässä missä ja milloin tahansa. Esimerkiksi useammalla paikkakunnalla toimiva yritys hyötyy merkittävästi siitä, että tieto ei ole tietyn konttorin mappiarkistossa.

Yksittäisen tiedon tarkistaminen etänä tai toiselta konttorilta käsin on helppoa, kun tiedot ovat mappien sijaan pilvipalvelussa. Työtä voi tehdä siellä missä huvittaa, silloin kun huvittaa.

Ajantasaiset taloustiedot ovat aina saatavilla ja esimerkiksi kokouksissa voi esittää kulloinkin tarvittavat tiedot sähköisesti. Näin kokouksissakin on aina käytettävissä kulloinkin haluttu tieto.

Lisäksi kansainvälisessä organisaatiossa graafinen raportointi helpottaa kielimuurien murtamista.

Säästöjä ja vähemmän virheitä

Kaikki halutaan tehdä nykyään mahdollisimman kustannustehokkaasti. Sähköisen taloushallinnon avulla yrityksen taloudenhoito helpottuu ja päällekkäiset työt minimoituvat, mistä seuraa kustannussäästöjä.

Myös virheet vähenevät automatisoinnin myötä, koska mekaanisia työvaiheita on vähemmän.

Sähköinen taloushallinto tuo suoraa säästöä sekä rahallisesti että työajassa. Yrityksen talouden pyörittämisen kannalta tärkeät asiat ovat helposti nähtävissä. Aikaa säästyy, kun tarvittavat tiedot voi tarkistaa suoraan ilman välikäsiä. Säästyneen ajan voi käyttää muihin yrityksen johtamisen kannalta tärkeisiin tehtäviin.

Laskut arkistoituvat automaattisesti ja niiden etsiminen on helppoa. Sähköinen taloushallinto mahdollistaa myös reaaliaikaisen tietojen hakemisen muutamalla napin painalluksella.

Sähköisen taloushallinnon hyöty on myös se, että kaikki on samassa paketissa: osto- ja myyntilaskut, kirjanpito, sekä verkkopankki. Erillistä ohjelmistoa ei tarvita. Kaikki siis hoituu saman kirjautumisen kautta.

Vanhasta pois kerralla

Sähköistymistä vielä miettivälle yritykselle Järvi suosittelee siirtymistä kerralla. Vanhoista toimintamalleista tulee oppia pois. Se voi tuntua aluksi hankalalta, mutta on vaivan väärti.

Käytännön prosessit muuttuvat kirjanpidon automatisoinnin myötä. Järvi kertoo, että esimerkiksi aikaisemmin projekti-ihmiset lähettivät laskutukseen viestin, että projektin voisi laskuttaa. Nyt projekti-ihminen luo itse laskun käyttäjäystävällisessä järjestelmässä. Lisäksi paperisen matkalaskun kiertonopeus saattoi venyä pitkäksi.  Työntekijöiden kannalta on tärkeää, että matka- ja kululaskujen maksatus nopeutuu. ”Nämä esimerkit saattavat tuntua kaukaisilta, mutta näin tosiaan toimimme vielä muutama vuosi sitten”, Järvi pohtii.

Vieläkö teillä pyöritellään papereita? Ei kannattaisi. Siirtyminen sähköiseen taloushallintoon on kannattavaa niin tilitoimiston kuin asiakasryityksen kannalta. Nyt voit ottaa avuksi muistilistat, jotka auttavat uuden ohjelmiston valinnassa ja käyttöönotossa.

Ota nämä asiat huomioon, kun valitset taloushallinnon ohjelmistoa - Lataa muistilista