Laskutus kerran kuussa on tehotonta

Krista Meronen / 24.9.2015
Krista Meronen

Aina joka kuukauden vaihteessa moni yrittäjä valmistelee kuluvan kuukauden laskutusta. Jos laskutuksen voisi tehdä aikaisemmin, kannattaa vakavasti harkita siirtymistä juoksevaan laskutukseen. Sähköisen taloushallinnon avulla laskutus tehostuu ja kaupanpäällisenä tulee myös muita hyötyjä.

joustava_laskutus

Kun myyntilaskut lähetetään asiakkaalle sitä mukaa kun työ tai toimitus valmistuu, laskuista saadaan suoritukset nopeammin. Myös kassavirran hallinta tehostuu. Sähköisen taloushallinnon pilvipalvelun avulla laskutus voidaan tehdä nopeasti ja joustavasti, heti kun laskutettavaa ilmenee.

Yllättävän moni kuitenkin vielä laskuttaa vanhoin, hitain keinoin. Näin kasvatetaan luottotappioriskejä, joudutaan ylläpitämään maksukykyä lainalla tai menetetään korkotuloja. Kun laskutusta ei hoideta tehokkaasti, jäävät samalla hyödyntämättä myös muut modernin, sähköisen taloushallinnon edut.

Kopiot mappiin tai tilitoimistolle tarpeettomia

Kun toimitaan vanhaan tapaan, lasku laaditaan tietokoneella tai verkossa laskutusohjelman avulla. Sen jälkeen tulostetaan kopiot omaan ja tilitoimiston mappiin sekä lähetettäväksi asiakkaalle. Sähköisessä laskutuksessa ja modernissa taloushallinnossa ei sen sijaan tarvita tulosteita. Tiedot tallentuvat järjestelmään yhtä aikaa kun myyntilasku luodaan ja lähetetään asiakkaalle. Tilitoimistokin pääsee käsiksi tietoihin pilvipalvelussa, joten paperikopioita ei tarvitse enää toimittaa tilitoimistolle.

Käyttöönottovaiheessa pilvipalveluun syötetään valmiiksi perustiedot tuotteista ja asiakkaista. Tästä syystä samoja tietoja ei tarvitse näpytellä useampaan kertaan ja virheitä syntyy vähemmän. Laskuttaminen nopeutuu entisestään. Laskuttaminen onnistuu haluttaessa useammalta ihmiseltä, esimerkiksi myyjät voivat itse luoda ja lähettää laskuja.

Sähköisen taloushallinnon ohjelmistossa laskut ovat myös käden ulottuvilla ja helposti löydettävissä silloinkin, kun asiakas tiedustelee arkistoidun laskun erittelyä. Lasku löytyy nopeasti ohjelmistosta riippumatta siitä, oletko toimistolla, työmaalla vai ehkäpä jopa lomalla. Kenenkään ei tarvitse lähteä mappikaapille eikä asialla tarvitse vaivata edes tilitoimistoa.

Kaupanpäällisenä kirjanpito päivittyy automaattisesti

Sähköiseen myyntilaskutukseen siirtyvälle yritykselle on kuitenkin luvassa vielä parempia palkintoja.

Kuten edellä todettiin, järjestelmässä on myyntilaskujen tekemistä varten jo olemassa tuote-/ palvelurekisteri. Tuotteille määritellään myös kirjanpitotili ja muut tiliöintisäännöt. Käytännössä tämä tarkoittaa, että kirjanpidon pääkirja ja tuloslaskelma päivittyvät automaattisesti, kun järjestelmään syötetään myyntilaskun tiedot. Manuaalinen tiliöinti jää tällöin pois.

Tuote- ja asiakaskohtaisia laskutustietoja voidaan hyödyntää myös raportointiin, esimerkiksi myynnin kehityksen seurantaan.

Hyödyllistä on myös se, että yritys saa heti ajantasaiset tiedot erääntyvistä ja erääntyneistä laskuista. Kun viitteelliset suoritukset kirjautuvat automaattisesti järjestelmään, johto on selvillä asiakkailta saaduista suorituksista. Ennen soitettiin talouspäällikölle tai kirjanpitäjälle, nyt tiedon voi katsoa helposti itse suoraan pilvipalvelusta.

Jos maksu viivästyy, maksumuistutukset voidaan lähettää ripeästi ja saatavien siirtäminen perintätoimistolle hoituu napinpainalluksella. Luottotappioiden todennäköisyys pienenee, kun laskut lähtevät nopeammin ja maksuviiveisiin reagoidaan ripeästi.

Myyntilaskutuksen tehostaminen askel kohti parempaa kokonaiskuvaa

Sähköiseen laskuttamiseen siirtyminen parantaa kassavirran hallintaa ja luottotappioiden mahdollisuudet vähenevät. Samalla yritys voi myös ottaa aimo askeleen kohti ajantasaista käsitystä taloudestaan. Taloushallinnon pilvipalvelun avulla tämä harppaus on yllättävän helppo otettavaksi.

Päätöksenteon tueksi kokosimme pikaoppaan, joka sisältää viisi vinkkiä, joilla otat yrityksen talouden haltuun ja pidät yllätykset kurissa.

Lataa maksuton toimitusjohtajan opas

sähköisen taloushallinnon edut, sähköinen taloushallinto, kirjanpito, reaaliaikainen taloushallinto, ennakoiva taloushallinto, laskutus