Kuinka palvella tilitoimiston asiakkaita etänä?

Piia Similä / 02.4.2020
Piia Similä

pulla-1Asiakaspalvelu etäyhteyksillä on jo monelle kirjanpitäjälle tuttu rutiini, mutta paljon on myös asiakkaita, jotka ovat tottuneet vierailemaan tilitoimistossa kuitteja tuoden tai ihan vaan mukavia juttelemassa ja neuvoja kyselemässä. Miten rutiinit saa muutettua etärutiineiksi?

1. Asiakastapaamiset

Aiemmin kasvoikkain pidetyt asiakastapaamiset onnistuvat yhtä lailla videoyhteydellä. Asiakkaalle kannattaa lähettää palaverikutsu, ja kutsussa eritellä palaverin aihe ja tavoitteet. Helppoja välineitä etäpalavereihin ovat esimerkiksi Skype, Google Hangouts tai vastaava sovellus. Myös esimerkiksi asiakkaalle soitettu Whatsapp-videopuhelu ajaa saman asian. Kun laittaa rohkeasti kameran päälle, palaveriin tulee kasvokkain tapaamisen tunnelmaa.

Yksi yleisimmistä syistä vierailla tilitoimistossa on paperisten kuittien toimittaminen kirjanpitoon. Asiakkaille kannattaa vinkata kätevistä kuittisovelluksista, joiden avulla kuittien toimittaminen onnistuu etänäkin, ilman muovipussia ta kenkälaatikkoa. Samalla säästyy kirjanpitäjän työaikaa, kun paperisten kuittien läpikäymiseen ei mene työaikaa.  

2. Yhteydenpito työkavereiden kanssa

Jos kaikki tilitoimiston työntekijät ovat etänä, saattaa yhteydenpito kollegoiden kanssa jäädä melko vähäiseksi. Finagolaisilla on kokeiltu, toimiva vinkki tähän: järjestäkää virtuaalisia aamu- tai iltapäiväkahvitaukoja. Varauksen voi laittaa kalenteriin vaikka joka päivällä, ja 15 minuutin ta puolen tunnin jutteluhetken aikana työkavereiden kanssa on mukava vaihtaa kuulumiset ja kysellä apua työasioissa.

Aseta myös kynnys ottaa työkavereihin yhteyttä matalaksi. Monet asiat on helppo tarkistaa nopeasti toimistolla kollegalta kysäisten, mutta samasta asiasta soittaminen saattaa tuntua liian suurelta kynnykseltä. Sopikaa tällaisiin tilanteisiin yhteiset pelisäännöt. Pikaviestintäkanavat voivat olla yksi hyvä ratkaisu.

Myös tiedokulkuun oman tiimin välillä kannattaa kiinnittää erityishuomio. Viikottaiset yhteiset palaverit – kamera päällä – kannattaa laittaa kalenteriin, ja kun palaverin agenda on etukäteen kaikilla tiedossa, saadaan tarvittavat asiat tehokkaasti kaikkien tietoisuuteen.

3. Oma jaksaminen

Huolehdi omasta jaksamisestasi, jotta voit parhaiten auttaa asiakkaitasi. Tässä hyviksi havaittuja vinkkejä etätöissä ahkeroiville meiltä finagolaisilta:

  • yksinkertaiset neuvot ovat usein niitä kaikkien toimivimpia: laita kello soimaan ja pukeudu joka aamu ikään kuin olisit lähdössä toimistolle
  • luo uusi aamurutiini arkiaamuihin
    • ”oma aamurutiini on kävelylenkki meren rannalle”
    • ”aloitan aamuni joogalla: verenkierto vilkastuu, energiataso nousee ja jaksan paremmin”
  • kiinnitä huomio päivän kulkuun ja suunnittele päiväsi: päätä selkeästi, koska työpäivä alkaa ja koska se päättyy
  • muista lounas- ja välipala- ja muut tauot
  • tapaa työkavereita etäkahveilla
  • työpäivän jälkeen virkistäydy vaikka luontopolulla ja liikutaharrastuksen parissa: liikkua voi myös sisälllä, miten olisi oma joogastudio olohuoneen lattialla
  • tunne ja tunnista omat rajasi, huolehdi jaksamisestasi ja hyvinvoinnistasi, vaikka se joskus saattaisi tuntua itsekkäältäkin
  • kehitä myös rutiini työpäivän loppuun: tee tietoinen päätös, koska työpäiväsi loppuu, sulje tietokone ja mene vaikka lyhyelle lenkille, jonka jälkeen sinulla alkaa vapaa-aika
  • kiinnitä huomiota työergonomiaan – millaisia hauskoja ja toimivia etätyöpisteitä vaikkapa seisoaltaan työskentelyyn monilla onkaan! Vain mielikuvitus on tässä rajana.

Etätöistä jurisesta näkökulmasta

Jos etätyö mietityttää jurisesta näkökulmasta, lataa maksuton opas ja tutustu. 

Lataa opas

 

Tilitoimisto