Kahdeksan vinkkiä parempaan laskuttamiseen pienyrittäjälle

Petri Karjalainen / 03.9.2020
Petri Karjalainen

talouspuntari3Yritysten välisessä kaupassa laskutus on edelleen vallitsevampi käytäntö käteismaksamisen sijaan. Myös kuluttajakaupassa monet suuremmat palvelut laskutetaan. Kassavirran ja riskienhallinnan kannalta laskutus prosessina vaikuttaa yksinkertaiselta, eikä sen tehostamista usein mietitä kovinkaan paljoa.

Olemme tutkineet laskujen maksukäyttäytymistä ja havainneet, että PK-yritysten lähettämistä laskuista noin neljännes maksetaan yli kolme päivää myöhässä. Euroina tämä tarkoittaa, että arviomme mukaan suomalaisilla PK-yrityksillä on koko ajan yli 2 miljardia euroa erääntyneitä saatavia odottamassa maksua. Laskutus ja maksujen saaminen asiakkailta ovat elintärkeitä yritykselle. Siksi omaa toimintatapaa laskutukseen liittyen kannattaa tarkastella ajoittain.

myohastyneet laskut

Pienyrittäjä, näin tehostat laskutustasi:

  1. Päätä ja sovi etukäteen, milloin laskutat asiakastasi. Sillä, laskutatko heti työsuorituksen jälkeen vai kuun vaihteessa, on iso merkitys. Useimmiten kannattaa laskuttaa pienemmätkin summat heti eikä koota yhtä koontilaskua kuun vaihteeseen. Jos kokoat kaikki laskutettavat summat yhteen laskuun, voi yhden laskurivin virhe viivästyttää koko laskun maksamisen, kun taas laskuttaessasi useammin kohdistuu viive vain yhteen laskuun.
  2. Siirry käyttämään sähköistä laskutusta, joka on paitsi edullisempaa kuin perinteinen posti, myös luotettavampaa kuin vaikkapa sähköpostin käyttö laskun välitykseen. Sähköpostilaskut unohtuvat usein postilaatikkoon, kun taas sähköinen lasku näkyy vastaanottajan kirjanpito-ohjelmassa tai verkkopankissa maksamista varten. Kokemuksemme mukaan verkkolaskut maksetaan varmemmin eräpäivänä kuin perinteiset paperiset tai sähköpostilaskut. Tiesithän, että Suomen lain mukaan yritys voi vaatia sähköistä laskuttamista yritysten välisessä kaupassa?
  3. Päätä ja sovi maksuehto sekä mahdollinen maksuajan pidentäminen etukäteen. Varsinkin isot yritykset vaativat pidempiä maksuaikoja oman prosessinsa tehottomuuden tai kassanhallinnan takia. Jos asiakkaasi pyytää normaalia pidempää maksuaikaa, kannattaa sopia laskun siirtämisestä laskurahoituspalveluun ja lisätä laskulle palvelun käytön kulut. Tällöin maksuajan maksaa asiakkaasi ja sinä saat rahat käyttöösi heti.
  4. Harkitse laskurahoituksen käyttöönottoa kaikille laskuille, sillä laskurahoituksen avulla saat rahat nopeammin tilillesi, asiakkaasi saa tarvittaessa maksuaikaa ja laskun tullessa laskurahoitusyhtiön kautta se myös useimmiten maksetaan viimeistään eräpäivänä.
  5. Sillä, miltä lasku näyttää, on myös merkitystä. Laskun tarkastajan tulee löytää laskulta helposti kaikki tarvittavat tiedot. Lisäksi laskulla on hyvä olla näkyvissä lähettäjän kontaktitiedot, jotta epäselvissä tilanteissa laskun tarkastajan on helppo olla sinuun yhteydessä. Myös laskun viitteen ja summan sekä tilinumeron tulee olla helposti löydettävissä. Jos asiakkaasi on iso kansainvälinen organisaatio, pyydä ostotilauksen numero jo ennen kuin toimitat tilatun palvelun tai tuotteen. Monessa kansainvälisessä organisaatiossa on politiikka, jonka mukaan vain laskut, joissa näkyy ostotilauksen numero, hyväksytään.
  6. Varsinkin suurempien laskujen erääntyessä soita asiakkaallesi, kysy kuulumisia ja varmista samalla, että laskusi on tulossa maksuun. Asiakas ei varmastikaan pahastu, koska usein viiveet liittyvät kiireisiin ja unohduksiin, jotka voit tällä menettelyllä välttää, ja samalla saat mahdollisesti lisätilauksia asiakkaaltasi. Merkitse puhelu kalenteriisi jo laskua tehdessäsi, jotta varmasti muistat soittaa asiakkaallesi.
  7. Jos laskutus on kappalemääräisesti suurta, voit yleensä sopia kirjanpitäjäsi kanssa, että hän hoitaa laskuttamisen maksumuistutukset ja perinnän puolestasi. Tämä antaa sinulle itsellesi enemmän aikaa varsinaiseen yritystoimintaan.
  8. Kuluttajat ovat tottuneet monen palvelun ja tuotteen osalta siihen, että he saavat laskun jälkikäteen. Nykyään maksupäätteet ja erilaiset mobiilimaksamisen ratkaisut ovat hyvin edullisia tai jopa ilmaisia, joten niiden käyttö on voimakkaasti yleistymässä. Kun kuluttajalle kertoo etukäteen, että mukana on maksupääte, voi maksusuorituksen saada heti paikan päällä.

Lisää ajankohtaista puhetta sähköisestä laskutuksesta

Talouspuntari on myös podcastina! Pääset kuuntelemaan podcast-jakson laskutusteemasta TÄÄLTÄ

Sähköinen taloushallinto, Yrityksille