Huolimaton resursointi voi käydä yritykselle kalliiksi

Tero Alanen / 31.5.2019
Tero Alanen

hal-gatewood-634751-unsplashNykypäivänä monille yrityksille on haastavaa viedä projektit ja tehtävät loppuun ajallaan pysyen vielä budjetissa. Yleisiä haasteita ovat resurssien kohdentaminen oikein ja projektien etenemisen reaaliaikainen seuranta. Tehoton resursointi on usein myös syynä yritystoiminnan korkeisiin kustannuksiin ja läpinäkymättömyyteen. Siitä huolimatta resursointi jää kiireessä helposti vähälle huomiolle.

Resursointi on avaintekijä, joka määrittää, näkeekö projekti koskaan päivänvalon tai millä tehokkuudella projektin eri tehtävät toteutetaan. Resurssien tehokas kohdentaminen ja muut siihen liittyvät tärkeät tekijät vaikuttavat yritysten talouteen ja menestymiseen.

Resurssi voi käsittää sekä tehtävään tarvittavat työkalut ja materiaalit että henkilöt, jotka toteuttavat kyseisen tehtävän. Satojen yritysten kanssa toimiessamme olemme havainneet muutamia tärkeitä asioita tehokkaasta tehtävien- ja projektinhallinnasta sekä resursoinnista.

1. Kaikki alkaa digitalisoidusta myyntiprosessista 

Kaupan solmiminen on usein monimuotoisen prosessin tulos. Kaupanteko edellyttää oikeiden liidien tunnistamisen, tarjouksen lähettämisen, liidien edistämisen ja eri sidosryhmien kanssa koordinoinnin ja aktiviteettien hallinnan.

Tarjouskannan manuaalinen seuranta, esimerkiksi laskentataulukkojen avulla, on yleensä aikaa vievää. Lisäksi se ei integroidu varsinaiseen projektinhallintaan millään tavalla. Inhimillisiltä virheiltä ja vahingoilta on vaikea välttyä. Manuaalisen myynninhallinnan voi kuitenkin korvata myyntityökalulla, joka nopeuttaa uusasiakashankintaa sekä tarjousten tekemistä ja tuo sen myötä yritykselle kilpailuetua automatisoiden myyntiprosessia. 

Markkinoiden parhaisiin myynnin johtamisen ja ennustamisen ohjelmiin sisältyy myös kaikki työkalut tehokkaaseen tehtävien- ja projektinhallintaan. Tällöin suurin lisäarvo asiakkaalle syntyy siitä, että yrityksen toiminta asiakastyön, tarjousten, myynnin, tehtävien ja projektinhallinnan osalta voidaan hoitaa läpinäkyvästi samassa ohjelmistossa, jossa kaikki tiedot toimivat täydellisesti yhdessä.

2. Resurssien kohdentaminen ammattimaisesti luo tehokkuutta

Tehoton resurssien kohdentaminen alkaa monesti jo siitä, että se ei linkity millään tavalla asiakkaalle tehtyyn tarjoukseen. Kun tarjous on tehty digitaalisesti ja siitä voidaan suoraan tarjouksen riveiltä luoda tehtäviä, joita sitten allokoidaan henkilöille, saadaan tehtävien resursointi kertaheitolla tehokkaammaksi. Näin modernit ohjelmistot tänä päivänä toimivat. 

Tehokkaan resursointityökalun on oltava käyttäjäystävällinen sekä visuaalinen. Siitä olisi myös löydyttävä toiminnot, kuten

  • Gantt-kaavio resursointiin
  • tehtävät ja työmääräykset listattuina
  • Kanban-näkymä, joka havainnollistaa eri käyttäjärooleille mahdollisuuden hallita tehtäviä monella eri tavalla.

Lisäksi siitä olisi hyvä löytyä projektiviestintä ja reaaliaikainen tiedostojen jako niin tiimin kesken kuin asiakkaidenkin kanssa. Yhtenä tärkeimpänä ominaisuutena on reaaliaikainen kustannusten ja kannattavuuden seuranta, jonka tarjoama informaatio muodostuu mm. tehtäville ja projekteille kirjatuista tunneista. Kohdistetut kululaskut ja alihankinta ovat osa kannattavuuden seurantaa. Näiden olisi hyödyllistä linkittyä myös projektin kustannuslaskelmaan. Tällaisten ominaisuuksien myötä projektipäällikkö ja työntekijät saavat tehokkaan työkalun tehtävien resursointiin, suunnittelun ja toteutumisen seurantaan sekä aikataulussa ja budjetissa pysymiseen.

3. Liiketoiminta tarvitsee reaaliaikaista tietoa päätöksentekoon

Täsmällisen ja oikean datan merkitystä ei voi korostaa tarpeeksi. Parhaimmillaan raportit auttavat ymmärtämään asiakkaiden tarpeita ja kertovat liiketoiminnan kehityksestä. Kuvittele seuraavanlainen kokonaisnäkymä liiketoiminnasta: näet yhdellä silmäyksellä voitot ja tappiot, myynnin tavoitteet, henkilöstön käyttöasteen, tulot, kululaskut ja muuta strategista tietoa, kuten toteutuneet kulut, aina tarjouksen riveille asti kohdistettuna. Hyvin perusteltuja päätöksiä on helpompi tehdä, kun reaaliaikainen tieto liiketoiminnasta on käden ulottuvilla. 

4. Laskutus oleellisena osana tehtävien- ja projektinhallinnan sekä resursoinnin tehokkuuden kasvattamisessa 

Kun saman ohjelman sisältä löytyy laskutukseen kehitetty kokonaisuus, joka automaattisesti täyttää laskun tiedot, kuten laskutettavat tunnit, tuotteet, kulut ja palvelut, liiketoiminnan hallinta helpottuu entisestään. Prosesseja yksinkertaistaa myös täydellinen integrointi kirjanpito-ohjelmiin, koska näin koko liiketoiminnan hallinta saadaan yhden järjestelmän piiriin. Taloushallinto ja palkanmaksu sujuvoituvat ja virheiden todennäköisyys pienenee, kun tiedot siirtyvät automaattisesti järjestelmästä toiseen ja koko henkilöstön ja liiketoiminnan tiedot löytyvät läpinäkyvästi yhdestä järjestelmästä. 

Tehokas resursointi ei siis tarkoita yksinomaan tarkkaa resurssien kohdentamista, vaan myös oikean työkalun valintaa. Parhaimmillaan tarkoituksenmukainen työkalu kytkee ympärilleen laadukkaan valikoiman muita toiminnallisuuksia, joilla on oleellinen merkitys tehokkaan työn tekemiseen. Modernin ohjelmiston avulla seurataan myynnin, tehtävien ja projektien etenemistä, yksinkertaistetaan monimutkaisia työnkulkuja ja hallitaan taloutta fiksusti.

Voit lukea lisää Procountoriin integroidusta myynnin, projektin ja tehtävien hallintaan tarkoitetusta Taimer-ohjelmistosta tästä.  

projektinhallinta, resursointi