Etätyössä luottamus korostuu

Piia Similä / 03.6.2020
Piia Similä

sahkoinen-taloushallinto-pro-yrittajaMonet tunnetut yritykset ovat julkisuudessa kertoneet, että koronan aikana aloitettu laajamittainen etätyöskentely on tullut jäädäkseen. Ylen mukaan jopa miljoona suomalaista työskentelee nyt etänä, joten meitä riittää. Uusien rutiinien omaksuminen kestää aikansa, ja nyt aletaan jo olla sellaisissa etäaamumäärissä, että monelle etäily on vakiintunut tapa tehdä työtä – rutiini. Millaisia rutiineja sinulle etätyöläinen on ehtinyt viimeisten kuukausien aikana muodostua? Käytkö ehkä joka päivä samaan aikaan säännöllisesti ulkona happihyppelyllä tai keitätkö kahvit aina tiettyyn kellonaikaan?

Ajasta ja paikasta riippumaton

Se, mikä sopii yhdelle, ei sovi toiselle. Mutta niissä töissä, joissa etänä työskenteleminen on mahdollista, työnantajalle tarjoutuu oivallinen mahdollisuus lisätä henkilöstönsä valintojen määrää, mikä taas näkyy työtyytyväisyydessä. Autonomiahan on yksi työtyyväisyysmittareiden kärjessä  olevista tyytyväisyyttä lisäävistä asioista. Kirjanpitoa etänä on mahdollista hoitaa mainiosti niissä toimistoissa, joissa tieto ei ole toimistolla mapeissa vaan näppärästi pilvipalvelussa. Asiakkaan ja taloushallinnon osaajan sijainnilla ei ole merkitystä – kaikki tiedot ovat käytettävissä, olipa taloushallinon osaajalle mieluinen työskentelypaikka sitten toimisto, oma koti tai vaikka kesämökki.

Vapauden toinen puoli on vastuu. Sen jännä piirre siinä on, että useimmiten vastuuta annettaessa sitä myös otetaan. Etätyöpäivänä käy kovin harvoin niin, että työt jäävät tekemättä, kun työnantaja ei ole ns. valvomassa tilannetta. Toisin päin saattaa käydä helpostikin. Monet etänä töitä tekevät ovat kertoneet, että on hankalaa lopettaa työpäivä ajoissa. Helposti töitä tulee tehtyä vielä pitkin iltaa. Tässä auttaa rutiinin luominen: aloita ja lopeta työpäivä selkeillä siirtymillä. Toimisiko esimerkiksi työpäivän lopettamisen ja vapaan aloittamisen välissä reipas lenkki korttelin ympäri? Vähän kuin työmatka toimistolta kotiin.

Etäilijänä tarvitset ainakin

  • itsejohtaminen taitoa: kun kukaan ei kerro, koska voisi olla tauon paikka, milloin aloittaa tai lopettaa työpäivä tai kuinka paljon tehdä, on kaikki kiinni sinusta itsestäsi. Tämä voi olla samaan aikaan siunaus tai kirous. Toisinaan päivät saattavat mennä menojaan, ja tuntuu, ettet saa mitään aikaiseksi. Toisinaan kierrokset käyvät niin nopeina, että tulosta syntyy enemmän kuin olisi tarpeenkaan.
  • priorisointikykyä: suunnittele työpäiväsi sen mukaan, mitä ainakin pitää saada aikaan, luo realistisia aikatauluja ja unohda liiallinen aikaoptimismi. Samalla huomaat, että myös päivinä, jolloin tuntuu, ettei mitään ole tullut tehtyä, tuloksia kuitenkin syntyy. Asettamalla tekemiset tärkeysjärjestykseen aikatauluineen helpotat myös työkavereidesi mahdollisuuksia suunnitella omaa tekemistään – moni tekeminen on yhteistyötä, jossa yksi jatkaa siitä, mihin toinen lopettaa tai työt kulkevat limittäin ja kohtaavat sopivassa kohdassa.
  • hyviä viestintätaitoja: ole selkeä, ystävällinen ja johdonmukainen. Etätöissä käytetään paljon kirjallista viestintää, ja erityisesti kirjoitetusta tekstistä on hankala löytää juuri ne sävyt, joita kirjoittaja on siihen tarkoittanut. Pohdi aina ennen jokaista lähettämääsi viestiä, millaisen sävyn olet siihen saanut. Harvoin kuulee harmistumista liian ystävällisistä viesteistä, tylyistä sen sijaan useinkin. Muista myös puhelin: joskus työkaverille pirauttaminen paitsi piristää päivää, saa aikaan viestisi välittymisen juuri oikeansävyisenä. Suullisesti dialogia on usein nopeampi ja sujuvampi käydä.
  • läpinäkyvää työskentelytapaa: etänä mutta yhtenä tiiminä työskenneltäessä läpinäkyvä dokumentaatio korostuu entisestään. Kukaan ei tiedä, miten hienoa työtä olet tehnyt, jos työsi ovat tiiviisti omalla koneellasi. Jaa ajatuksia, kysele, kerro, miten etenet ja missä kohtaa tarvitset apua. Sopikaa yhdessä, kuinka dokumentoitte tekemisenne niin, että jokainen tietää, missä mennään, mitä on tehty ja mitä on tulossa.
  • rohkeutta kysyä neuvoja ja pyytää apua: älä jää yksin, vaikka työskentelisitkin kotona yksiksesi. Usein neuvon kysyminen ihan pienessäkin asiassa säästää aikaa ja vaivaa. Vaikka ohjeet ja listat kannattaa tarkistaa ja Google on oiva kaveri, neuvon kysäiseminen työkaverilta voi olla kaikkein tehokkain tapa päästä eteenpäin. Laske neuvojen kysymisen rima tietoisesti alas ja soita työkaverille silloinkin, kun tuntuu, että asiasi on mitättömän pieni – tietenkin kohtuus kaikessa. Mieti tilannetta näin: jos kollegasi pyytää auttamaan, tuskin ajattelet, ettet auta. Eikä ajattele kollagasikaan, usko pois.

Etäjohtajana tarvitset ainakin

  • itsejohtamisen taitoa: esimiesten työmäärä saattaa etätyöskentelyn aikana nousta ajoittain suureksi, kun tehtävää ja raportoitavaa on runsaasti ja asioiden selvittämiseen kuluu normaalia enemmän aikaa. Muista, että kun itse jaksat, huolehdit riittävästä levosta ja olet energinen, autat näin parhaiten koko organisaatiota.
  • luottamuksellisen suhteen tiimiisi: etätyössä luottamus on koko homman kulmakivi. Jos et luota tiimiläisiisi, sinun ei olisi alu alkaenkaan kannattanut heitä palkata. Rajusti sanottu, mutta monesta lähteestä kuultu ehkä ainakin totuudensiemen. Yhteiset pelisäännöt ja avoin, läpinäkyvä tapa tehdä töitä auttavat tässä pitkälle.
  • hyviä viestintätaitoja: kun viestintä hoituu muutoin kuin kasvokkain, korostuu niin sanottujen hiljaisten signaalien tulkinta. Avoimuus on kaiken keskiössä. Asioista kannattaa puhua ja viestiä avoimesti ja muistaa, että myös sillä, mitä et tule kertoneeksi ja mistä vaikenet, viestität jotain. Kun tiimi ei työskentele yhdessä, on erilaisille tulkinnoille vapaata kenttää temmeltää. Anna mahdollisuus kysyä, järjestä juttutuokioita, vastaa ja kerro, millä aikataululla mistäkin asiasta viestit. Pysy aikataulussa ja huomioi ajoitus. Avoimeksi jäävää ylätason viestiä ei kannata lähettää perjantai-iltapäivällä vaan sellaiseen ajankohtaan, johon saadaan luontevasti liitetty jatkoa, vaikkapa yhteinen palaveri, jossa viestiä käydää läpi. Pohdi myös viestintäkanavia. Mitä kannattaa lähettää pikaviestikanavissa, mitä sähköpostilla, mitä kertoa suullisesti jne.? 

Mikä muuttuu, vai muuttuuko mikään?

Monissa yrityksissä, joissa etätyökulttuuri on ollut vieras, on nyt poikkeusaikana huomattu, että tämähän toimii. Tulokset eivät synny siitä, että toimistolla käydään istumassa kahdeksan tuntia. Tulokset syntyvät silloin, kun tiimi tietää tavoitteet, saa kannustusta ja puhaltaa yhteen hiileen.

Ylen mukaan monissa yrityksissä pohditaan nyt uudelleen toimitilaratkaisuja ja sitä, kuinka suuria rakennuksia ja isoja tiloja tarvitaan. Voisivatko monitoimitilat olla tulevaisuuden ratkaisu, jos kaikki eivät kuitenkaan istu päivästä toiseen konttorilla vaan sukkuloivat ketterästi etätöiden ja toimiston väliä?

Etätyön juridiset pelisäännöt

Millaisia asioita etätyöhön liittyen on hyvä huomioida lain näkökulmasta? Varsinaista etätyölakia kun ei ole olemassa, mutta säännöksiä, pykäliä, suosituksia ja parhaita käytäntöjä  - näitä kaikkia - löytyy kyllä. Kurkkaa ne maksuttomasta oppaasta.

Lataa opas

Lainsäädäntö, Yrityksille