Etätyön johtaminen

Piia Similä / 31.3.2020
Piia Similä

kukkakulhoNyt kun Suomi ja suuri osa muuta maailmaa on siirtynyt työn luonteen sen salliessa etätyöhön, nousee monien esimiesten mieleen kysymyksiä etänä työskentevän tiimin johtamisesta, mm.

  • kuinka etänä työskenteleviä tiimejä johdetaan
  • millaisia kokemuksia ja parhaita käytäntöjä etätiimien johtamiseen kannattaa soveltaa
  • kuinka tiimit saadaan työskentelemään yhteisten tavoitteiden eteen yhteistyössä myös etänä?

Vaikka useilla aloilla etätöitä on tehty aiemminkin, laajamittainen, pitkäkestoinen etätyöskentely ei monin paikoin ole tuttua. Kun oma tiimi on hajallaan etäyhteyksien päässä ja kaikkien pöydällä on paljon tehtävää, yhteydenpito ja auttaminen saattavat tuntua hankalilta ja aikaa liikaa vieviltä asioilta.

Tähän kirjoitukseen on koottu asioita, joita etäjohtamisessa on hyvä huomioida. Parhaat tavat ja käytännöt löytyvät yhdessä sopimalla ja kokeilemalla. 

1. Kirkasta itsellesi, mikä on tiiminne tärkein tehtävä

Mitä täytyy saadaa aikaan, missä ajassa? Etänä jos koskaan yhteinen päämäärä ja tavoite tulee olla selkeä. Yhteisen tavoitteen lisäksi yhtä oleellista on varmistaa, että jokainen tiimin jäsen tietää omat tavoitteensa yhteisten lisäksi. Varaa aikaa, juttele tavoitteet ja odotukset yhdessä tiimin kanssa läpi ja kootkaa teille parhaiten soveltuva seuranta. Onko se lyhyt palaveri jokaisen tiiminjäsenen kanssa kerran viikossa, joka toinen päivä, vai mikä, sen osaa tiimiläisensä tunteva esimies parhaiten päättää. Yksi konkreettinen tapa on perustaa yhteinen virtuaalinen työtila, jossa tavoitteiden etenemistä seurataan.

2. Luo yhteenkuuluvuuden tunnetta

Kun tiimiläiset ovat fyysisesti eri paikoissa hajallaan, saattaa käydä niin, että tiimihengen kasvattaminen ei onnistu ilman, että siihen kiinnitetään erityistä huomiota. Toimisiko tiimin yhteinen keskustelukanava, jossa on lupa ja johon kannustetaan kirjoittamaan aina, kun mieleen tulee kysymys, pulma, idea tai ehdotus. Esimies voi näyttää mallia, olla aktiivinen keskustelija, antaa palautetta ja innostaa. Jatkuvasti vilkkaana käyvä keskustelu saattaa pahimmillaan häiritä työntekoa, mutta luo parhaimmillaan kivaa tunnelmaa ja yhteenkuuluvuuden tunteen. Kannattaakin pohtia yhdessä keskustelukanavan säännöt. Lisäksi esimerkiksi yhteinen, kalenteroitu virtuaalinen tapaaminen voi olla kiva tapa ylläpitää tiimihenkeä. Varatkaa vaikka päivittäin aika, jolloin on lupa ja tarkoitus vaihtaa kuulumisia, kertoa fiiliksiä ja jutella vapaasti – muustakin kuin vain työstä.

3. Osoita, että luotat tiimiläisiisi

Luottamus on etäjohtamisen kulmakivi. Tasapainon löytäminen töiden seuraamisen ja itsenäisen työskentelyn välillä on olennaista. Tähän auttaa systemaattinen ja johdonmukainen toiminta ja jo mainittu tavoitteiden kirkastaminen. Jokaisen tiimin jäsenen tulee tietää, mitä häneltä odotetaan, mutta liiallinen raportointi töiden sujumisesta vain raportoinnin vuoksi ei kannata – varsinkaan etänä. Esimiehen tehtävä on kirkastaa kaikille yhteiset toimintatavat ja kertoa selkeästi kommunikoinnin kanavat, ajat ja tavat. Voi olla hyvä sopia, milloin tiimiläisten toivotaan olevan tavoitettavissa. Muutoin jokainen voi rakentaa päivän työagendansa itselleen parhaiten sopivalla tavalla ja ajoituksella.

4. Luo selkeät mittarit

Kun tavoiteet on asetettu, tarvitaan mittarit, joilla tavoitteiden onnistumista mitataan. Olennaista etänä työskenneltäessä ei ole, millä hetkellä työ tehdään, kunhan deadlinet pitävät ja tekemisen tulokset pystytään mittamaan. Monessa tietotyössä sillä, kuinka kauan työhön on kulunut aikaa, ei ole merkitystä, kunhan sovittu saadaan tehtyä. Tässä kannattaa tiedostaa samalla se sudenkuoppa, että etänä työtuntien suhteen ei usein ole ongelmana se, että työtä tehdään liian vähän, vaan se, että työtunteja kertyy liikaakin. Oikein mitoitetut tavoitteet ja fiksusti asetetut mittarit tukevat töiden ja työmäärän hallintaa.

5. Etsi keinot, joilla tuet työntekijöiden itsenäistä työskentelyä

Itsensä johtaminen korostuu etänä töitä tehdessä, ja tähän kiteytyy monen esimiehen haaste etätiimin johtamisessa. Vastuuta siirtyy paljon työntekijälle pois esimieheltä silloin, kun ollaan muualla kuin yhtä aikaa toimistolla. Esimiehen kannattaa etsiä keinot, joilla hän pystyy seuraamaan tiimiläistensä motivaatiota, työkuormaa ja tunnelmia. Hyvä konkreettinen tapa voisi olla vaikka viikottainen lyhyt puhelu, jossa jutellaan työmäärän sopivuudesta, mieluisimmista töistä ja ei niin motivoivista töistä, joiden merkitys kuitenkin saattaa olla suurikin. Huomio on hyvä olla työntekijän stressitekijöissä ja -tasossa ja  tärkeää on selvittää työn määrää ja sen kuormittavuutta.

6. Määrittele, missä ja milloin olet tavoitettavissa

Esimiehen yksi haasteista on, kuinka hän on tiimiläistensä tavoitettavissa. Tämä kannattaa suhteuttaa tiimissä tehtäviin töihin ja niiden tarpeeseen, mutta samalla esimiehen omaan rytmiin. Kerro selkeästi, miten sinuun saa yhteyden. Milloin olet tavoitettavissa, milloin estynyt? Hyvä ajatus on laittaa kalenteriin tiimin yhteinen esimerkiksi viikottainen palaveriaika, mutta oma tavoitettavuus kannattaa määritellä sen päälle.

7. Muista huolehtia omasta jaksamisestasi

Kuten jo todettu, etätöissä harvoin tulee tilannetta, jossa työtä tehdään liian vähän, suunta on useimmiten päin vastainen. Jotta esimies jaksaa johtaa tiimiään tavoitteiden mukaisesti kaikki huomioiden, on omaan jaksamiseen keskeistä kiinnittää huomiota. Pidä huolta siitä, että kun olet tavoitettavissa ja töissä, olet sitä parhaasi mukaan, mutta kun olet vapaalla, olet oikeasti vapaalla. Esimiehen tehtävä ei ole päivystää tilannetta 24/7, vaan myös esimiehellä on oikeus ottaa omaa aikaa ja levätä.

Juridinen näkökulma etäytöhön

Etätyöjärjestelyjä luotaessa kannattaa ottaa aikaa myös juridisen näkökulman tarkastelemiseen. Lataa maksuton opas ja selvitä pääperiaatteet nopealla vilkaisulla.

Lataa opas

Johtaminen ja raportointi