Asiakkaiden toiveesta sähköiseksi tilitoimistoksi

Piia Similä / 18.9.2018
Piia Similä
Tilitoimiston onnistunut ohjelmistonvaihto
Kuopiolainen tilitoimisto Tiihonen siirtyi perinteisestä sähköiseen taloushallinnon palvelumalliin hallitusti ja varsin nopeassa ajassa Onni-projektin avulla.
 
- Tarve sähköiseen palveluun tuli asiakkailta, kertoo Leila Tiihonen. Asiakkaat kyselivät sähköistä taloushallintoa, ja kun sitä ei ollut tarjolla, jopa menetin muutaman asiakkaan.
 
Leila päätti siirtyä sähköiseen Procountor-ohjelmistoon suunnitelmallisesti ja kerralla. Asiakkaille ajatusta ei tarvinnut juurikaan myydä, valmius oli jo olemassa. Onni-projektissa tilitoimisto saa tarvittavan ohjelmistokoulutuksen, avun asiakkaiden siirtämisessä Procountoriin ja lisäksi myynnin tuen.
 
Asiakkaille Leila järjesti yhdessä Finagon myyjän kanssa esittelytilaisuuden.
- Kun tuote on hyvä, se myy itse itsensä, Leila sanoo. Myyntityötä ei oikeastaan tarvittu. Itsekin yrittäjänä uskalsin suositella ohjelmistoa asiakkailleni. Yrittäjyys yhdistää minua ja asiakkaitani.
 

Oikea aika siirtyä sähköiseen

Leila näkee, että juuri nyt oli hänelle oikea aika siirtyä sähköiseen palvelutarjontaan. Asiakaskunnasta tulleiden toiveiden ja paineen lisäksi tekniikka ja järjestelmät ovat tänä päivänä jo niin kehittyneitä, että voi olla varma, ettei joudu tekemisiin keskeneräisten ohjelmistojen kanssa.
 
Asiakkailleen Leila on neuvonut Procountorin käyttöä pääosin puhelimitse. Pienellä opastuksella ohjelmiston saa nopeasti haltuun.
-Procountor on mielestäni yrittäjäystävällinen, helposti hahmotettava ja selkeä ohjelmisto. Asiakkaat ovat kommentoineet, että alkuvaihe vaatii opettelua, mutta peruskäytön oppii nopeasti ja sen jälkeen Procountor on helppo ja nopea työkalu yrittäjälle.
 
Millaisia huolia Leilalla oli ennen sähköiseen ohjelmistoon siirtymistä? Vai oliko?
- Ilman muuta muutosprosessi mietitytti. Minulle oli tärkeää, että siirtoprojekti onnistuu hallitusti asiakastyön häiriintymättä. Onni-projektin avulla huolet onneksi väistyivät nopeasti. Projektitiimiltä sai tukea ja kannustusta.
 
Kaikki oli koko ajan hallinnassa. Erityisesti pienen, kahden hengen tilitoimiston näkökulmasta projektitiimin apu oli tärkeä.
-Ohjelmana Procountor on eri sukupolven ajatusmallille rakennettu kuin aiemmin käyttämäni tilitoimistolle suunnattu ohjelmisto. Procountor ei ole kirjanpito-ohjelmisto vaan taloushallinnon ohjelmisto. Onni-projektiin sisältyneen koulutuksen ansiosta saimme ohjelmiston hyvin haltuumme ja aina sai kysyä, jos tahti koulutuksessa tuntui liian nopealle.
 
Onko jotain, mitä Leila olisi tehnyt Onni-projektin aikana toisin?
- Projektin aikataulutuksen olisin tehnyt toisin. Aloitin elokuussa, mutta parempi olisi ollut aloittaa jo kesäkuussa. Kesän aikana on rauhallisempaa, ja valmisteluaika olisi ollut pidempi, Leila sanoo.  Myös ohjelmistokoulutusten aikataulua kannattaa miettiä, esimerkiksi tilinpäätökseen liittyvät koulutukset on hyvä ajoittaa keväälle, jolloin oppi on tuoreessa muistissa tilinpäätösaikaan.
 

Muutoksia nähtävillä

Leilalla on ollut tämän jutun kirjoitushetkellä Procontor käytössään vuoden päivät. Onko näin lyhyessä ajassa jo mahdollista nähdä, tuoko ohjelmistonvaihto muutoksia tilitoimistoon?
 
Leila kertoo, että konkreettisia muutoksia näkyy jo nyt. Yksi on töiden erilainen rytmi. Procountor pirstaloi työn niin, että se jakaantuu tasaisemmin kuukauden ympärille. Myös kommunikointi asiakkaiden kanssa on muuttunut, kun asiakkaat voivat nähdä yrityksensä tilanteen ohjelmistosta itse. Aina ei tarvitse soittaa tilitoimistoon, vaan tiedot ovat yrittäjän käytettävissä myös tilitoimiston aukioloaikojen ulkopuolella.
Merkittävä sähköisen taloushallinnon tuoma muutos on ollut myös laskutusperusteiden ja hinnoittelun pohtiminen uudelleen. Koska kuukausittainen asiakkaan peruskirjanpito hoituu tehokkaammin kuin perinteisellä mallilla, jää tilitoimistolle enemmän aikaa asiakkaiden neuvomiseen ja konsultoivaan, lisäarvoa tuottavaan työhön.
 

Olisiko Onni sopiva projektimalli teidän tilitoimistolle?

Lataa maksuton oppaamme Onni-sähköistämisprojektista. 
 
LATAA OPAS
 
 

Tilitoimisto, Sähköinen taloushallinto, Procountor, Asiakastarinat