Aika siirtyä Katso-palvelusta Suomi.fi-palveluun

Merja Luntta / 24.6.2020
Merja Luntta

bokslutKatso-palvelu ajetaan alas vuoden 2020 loppuun mennessä. Tämä tarkoittaa, että Katso-palveluja käyttäneiden viranomaisten sähköisissä asiointipalveluissa tilalle tulevat Suomi.fi-palvelun vastaavat toiminnot: Suomi.fi-tunnistus ja Suomi.fi-valtuudet sekä ohjelmistojen teknisissä rajapinnoissa Verohallinnon tulorekisterivarmenne. Joissakin asiointipalveluissa uusien Katso-valtuuksien luominen saatetaan estää jo aiemmin. Esimerkiksi Tulorekisterin asettama tämänhetkinen tavoiteaikataulu on 1.11.2020, jonka jälkeen uusia Katso-valtuuksia ei voi enää antaa tulorekisterin sähköistä asiointipalvelua varten.

Siirtymisen Katso-tunnistamisesta ja -valtuuttamisesta Suomi.fi-tunnistukseen ja -valtuuksiin eri viranomaiset toteuttavat itsenäisesti ja vaiheittain, kukin omalla aikataulullaan. Muun muassa Verohallinto, Tulorekisteri ja Kela kehottavat asiakkaitaan siirtymään Katso-palvelusta Suomi.fi-tunnistuksen ja -valtuuksien käyttöön kesän ja alkusyksyn 2020 aikana. Viranomaiset tiedottavat omista muutoksista asiakkaitaan palvelukohtaisesti. Tarkempia tietoja löytyy kunkin viranomaisen omilta sivuilta, joille linkit löytyvät Katso-palvelun etusivuilta.

Suomi.fi-tunnistus

Kun käytetään jonkin viranomaisen sähköistä asiointipalvelua, palveluun kirjaudutaan Suomi.fi-tunnistuksella. Tämä tarkoittaa, että käyttäjä kirjautuu sähköiseen asiointipalveluun henkilökohtaisesti vahvasti tunnistautuen, käyttämällä jotakin näistä vahvoista tunnistustavoista ja -välineistä:

  • Henkilökohtaiset verkkopankkitunnukset. Tunnukset eivät saa olla sidoksissa yritys- tai yhdistystoimintaan. Jos puolisoilla on vain yhteiset pankkitunnukset, henkilökohtaiseen asiointiin tunnuksia voi käyttää vain se henkilö, jonka nimissä pankkitunnukset ovat.
  • Mobiilivarmenne, joka on matkapuhelimen SIM-kortilla oleva sähköinen henkilöllisyys. Tärkeää on huomioida, että kaikilla matkapuhelimilla toimiva mobiilitunnistautuminen ei riitä vahvaan tunnistautumiseen, vaan tarvitaan matkapuhelimen SIM-kortille aktivoitu mobiilivarmenne.
  • Poliisin myöntämä sähköinen henkilökortti (HST-kortti).
  • Digi- ja väestötietoviraston myöntämä henkilökohtainen organisaatio- tai ammattikortti.
  • eIDAS-tuettu henkilökortti. Kyse on yhteiseurooppalaisesta tunnistautumisesta (eIDAS), joka mahdollistaa julkishallinnon asiointipalvelujen turvallisen käytön Euroopassa, yli maarajojen. Suomessa eIDAS-tunnistautuminen on toteutettu Suomi.fi-tunnistuksen yhteyteen. Tällä hetkellä tuettuna on vasta muutama EU-maa.
  • Finnish Authenticator -sovellus (11.6.2020 alkaen), jolla ulkomaalainen henkilö voi tunnistautua sellaisessa sähköisessä asiointipalvelussa, jossa tämä tunnistautumistapa on otettu käyttöön.

Tunnistautumisen yhteydessä sähköinen asiointipalvelu myös automaattisesti tarkistaa henkilön asiointioikeudet ja -valtuudet Suomi.fi-palvelusta.

Henkilökohtainen vahva tunnistautuminen riittää, kun:

  • henkilö hoitaa asiointipalvelussa omia henkilökohtaisia asioitaan
  • henkilö on alaikäisen lapsen väestötietojärjestelmään merkitty huoltaja, joka asioi lapsen puolesta
  • henkilö asioi oman yrityksen tai yhteisön nimissä ja hänen toimielinroolinsa on rekisteröity joko kaupparekisteriin, yritys- ja yhteisötietojärjestelmään (YTJ) tai yhdistysrekisteriin. Edustamiseen oikeuttava rooli tulee olla määritelty kyseisessä asiointipalvelussa asiointiin oikeuttavaksi.

Jos henkilö asioi sähköisessä asiointipalvelussa toisen yrityksen, yhteisön tai henkilön puolesta, hänellä tulee olla asiointiin tarvittavat riittävät valtuudet.

Suomi.fi-valtuudet

Kun henkilö asioi sähköisessä asiointipalvelussa toisen yrityksen, yhteisön tai henkilön puolesta, hänellä tulee olla asiointiin tarvittavat riittävät Suomi.fi-valtuudet.

Suomi.fi-valtuutus on sähköinen valtakirja. Sen tiedot on tallennettu Digi- ja väestötietoviraston valtuusrekisteriin. Kun henkilö tunnistautuu jollakin Suomi.fi-tunnistuksen tunnistustavoista Suomi.fi-valtuuksia hyödyntävässä sähköisessä asiointipalvelussa, tunnistautumisen yhteydessä järjestelmä automaattisesti tarkistaa väestötietojärjestelmästä ja valtuusrekisteristä henkilön oikeudet asioida toisen puolesta.

Siirtyminen Suomi.fi-valtuuksiin kannattaa aloittaa ajoissa erityisesti, jos valtuuksia, valtuuttajia ja/tai valtuutettuja on paljon. Näin on siksi, koska Katso-valtuustietoja ei siirretä automaattisesti Suomi.fi-valtuuksiin, vaan jokaisen valtuuttajan täytyy vahvistaa uudet, vastaavat valtuutukset Suomi.fi-valtuudet-palvelussa. Siirtymävaiheessa eri asiointipalvelut voivat hyväksyä rinnakkain Katso- ja Suomi.fi-valtuuksia mutta vanhat Katso-valtuudet kannattaa poistaa Katso-palvelusta heti, kun vastaavat Suomi.fi-valtuudet ovat voimassa.

Suomi.fi-valtuudet -palvelu on itsepalvelu, jossa voi antaa toiselle henkilölle, yritykselle tai yhteisölle valtuutuksen asioida omasta, yrityksen tai yhteisön puolesta. Palvelussa voi myös aktiivisesti pyytää oikeutta asioida toisen puolesta. Suomi.fi-valtuudet -palvelussa voi itsepalveluna valtuuttaa:

  • Täysi-ikäinen henkilö, jolla on suomalainen henkilötunnus ja joka voi tunnistautua palveluun suomalaisilla henkilökohtaisilla tunnistusvälineillä
  • Yrityksen puolesta voi valtuuttaa:
    • yksityinen elinkeinonharjoittaja oman yrityksensä nimissä
    • yrityksen toimitusjohtaja tai toimitusjohtajan sijainen
    • kaupparekisteriin merkitty yrityksen nimenkirjoittaja, jolla on oikeus edustaa yritystä yksin
    • yrityksen kaupparekisteriin merkityt kaikki hallituksen jäsenet yhdessä
    • kaupparekisteriin merkityn edustamissäännön mukaisesti puheenjohtaja ja hallituksen jäsen yhdessä tai kaksi hallituksen kaksi jäsentä yhdessä
    • henkilö, jolle yritys on antanut valtuutusoikeuden tai edustajan valtuutusoikeuden.
  • Rekisteröidyn yhdistyksen puolesta voi valtuuttaa:
    • yhdistyksen puheenjohtaja, hallituksen jäsen tai muu nimenkirjoittaja, jolla on yhdistysrekisteriin merkitty oikeus edustaa yhdistystä yksin
    • henkilö, joille yhdistys on antanut valtuutusoikeuden tai edustajan valtuutusoikeuden.
  • Muiden yhteisöjen puolesta voi valtuuttaa henkilö, jolle on annettu valtuutusoikeus tai edustajan valtuutusoikeus.

Jos henkilö, yritys tai yhteisö, jota henkilö edustaa, ei pysty antamaan rekisteripohjaisia sähköisiä valtuutuksia suoraan itsepalveluna Suomi.fi-valtuudet-palvelussa, Digi- ja väestötietoviraston (DVV) virkailijavaltuuttamispalvelua tarjoava viranomainen voi hakemuksella rekisteröidä valtuuden hakemuksen perusteella. Viraston arvion mukaan noin 9000 suomalaista yritystä ja yhteisöä tarvitsee virkailijavaltuuttamispalvelua.

Virkailijavaltuuttamispalvelun kautta voivat valtuuttaa:

  • yritykset ja yhteisöt, joiden edustajaa ei ole rekisteröity kaupparekisteriin, yhdistysrekisteriin tai YTJ-rekisteriin. Tällaisia ovat esimerkiksi kunnat, valtion virastot, oppilaitokset, säätiöt, seurakunnat, elinkeinoyhtymät ja kuolinpesät, joilla on Y-tunnus.
  • rekisteröidyt yhdistykset, joista rekisteriin ei ole merkitty yksin edustamiseen oikeutettuja henkilöitä.
  • ulkomaiset yritykset, joita ei ole rekisteröity Suomeen tai joiden edustajien suomalaista henkilötunnusta ei ole merkitty kaupparekisteriin.
  • suomalaiset yritykset, joista kaupparekisteriin ei ole merkitty edustamiseen oikeutettuja henkilöitä tai hallituksen jäseniä. Tällaisia ovat esimerkiksi avoimet yhtiöt ja kommandiittiyhtiöt.
  • yksityiset elinkeinonharjoittajat, joilla ei ole henkilökohtaisia tunnistusvälineitä sähköisiin palveluihin tai joka ei voi tai osaa käyttää sähköisiä palveluja.
  • yritykset tai yhteisöt, jotka ovat lopettaneet toimintansa.
  • yksityiset henkilöt, joilla ei ole käytössä mitään vahvaa henkilökohtaista tunnistautumisvälinettä tai jotka eivät itse pysty käyttämään sähköisiä verkkopalveluita.

Virkailijavaltuuttamispalvelun julkaisun jälkeen (11.6.2020) vain nämä tahot jäävät vielä kokonaan sähköisen asioinnin ulkopuolelle ja joutuvat hoitamaan viranomaisasioinnit paperiasiointina sen jälkeen, kun Katso-palvelu on ajettu alas:

  • organisaatiot, joilla ei ole Y-tunnusta
  • henkilötunnukselliset kuolinpesät
  • ulkomaalaiset henkilöasiakkaat.

Henkilö voi antaa vain asiointivaltuuksia mutta yritys tai yhteisö voi antaa myös muita Suomi.fi-valtuuksia:

  • asiointivaltuus, jolla henkilö, yritys tai yhteisö voi asioida valtuuksien rajoissa valtuuden antaneen henkilön, yrityksen tai yhteisön puolesta
  • valtuutusoikeus, jolla henkilö voi antaa yrityksen tai yhteisön asiointivaltuuksia toisille henkilöille, yrityksille tai yhteisöille
  • edustamisvaltuus, jolla henkilö voi asioida yritykselle tai yhteisölle valtuuden antaneen henkilön tai toisen yrityksen tai yhteisön puolesta
  • edustajan valtuutusoikeus, jolla henkilö voi antaa yritykselle tai yhteisölle valtuuden antaneen henkilön, yrityksen tai yhteisön edustamisvaltuuksia toisille henkilöille ja pyytää toisilta yrityksiltä, yhteisöiltä tai henkilöiltä asiointivaltuuksia valtuuttajan asioiden hoitamiseen.

Työlista Suomi.fi-valtuuksien antamiseen, pyytämiseen tai hakemiseen:

  • Tutustu Suomi.fi-valtuuksiin.
  • Selvitä, voitteko valtuuttaa itsepalveluna Suomi.fi-valtuudet -palvelussa vai tarvitaanko virkailijavaltuuttamispalvelua.
  • Selvitä, ketkä kaikki asioivat oman yhteisön puolesta tai asiakkaidenne puolesta sähköisissä asiointipalveluissa ja tarvitsevat sitä varten Suomi.fi-valtuuden.
  • Sovi, kenelle annatte tai haette tai keneltä pyydätte Suomi.fi-valtuudet. Koska valtuusasioita on erilaisia, on tärkeää sopia, mitä puolesta-asiointeja kukin valtuutettu saa hoitaa.
  • Mieti, minkälaisia valtuuksia tarvitaan ja miten ne kohdistetaan eri henkilöille, yrityksille tai yhteisöille.
  • Ennen valtuuksien antamista, pyytämistä tai hakemista on myös miettivä, pitääkö valtuuksia rajata henkilöittäin niin, että joillakin on oikeudet esimerkiksi vain joihinkin asiakkaisiin, kiinteistöihin tai yksittäisen organisaation osastoihin. Jos rajauksia tehdään, valtuutukseen on lisättävä tarkentava tunniste, joka voi olla esimerkiksi asiakastunnus, kiinteistönumero tai organisaation tietyn osaston (aliorganisaatio)tunniste. Tunnistetta ei voi jälkeenpäin lisätä jo annetulle valtuudelle. Tällöin jo annettu valtuutus on ensin poistettava ja annettava uusi tunnisteellinen valtuutus.
  • Varmista, että jokaisella valtuutetulla on käytössään henkilökohtaiset pankkitunnukset, henkilökohtainen mobiilivarmenne tai jokin hyväksytty henkilökohtainen varmennekortti, joilla henkilö voi tunnistautua Suomi.fi -valtuuspalveluun ja sähköisiin asiointipalveluihin.

Varmenne

Jos organisaation asiointi tapahtuu suoraan järjestelmästä teknisen rajapinnan kautta, tarvitaan viranomaisen varmennepalvelun julkaisema varmenne. Tällä hetkellä käytössä olevaa tulorekisterivarmennetta voi käyttää tulorekisterin teknisissä rajapinnoissa (Web Service ja SFTP) sekä myös Verohallinnon ApiTamoPKI- ja Vero API -rajapinnoissa.

Varmenteella tunnistetaan organisaatio, jonka tietoja ollaan viranomaiselle välittämässä tai jonka tietoja viranomaiselta ollaan noutamassa. Varmenteella varmistetaan lisäksi välitettävän aineiston muuttumattomuus.

Varmenteen tarvitsee se yritys tai tilitoimisto, joka käyttää ohjelmistoa, jossa on tekninen rajapinta viranomaisen ja järjestelmän välillä. Rajapinnan käyttöönottohakemuksen voi tehdä vain varmenteen hakijaorganisaation nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö, jolla on yksinedustamisoikeus. Jos hakemuksen tekee tilitoimisto tai muu ulkoistuspalveluja tarjoava kumppani, sillä pitää olla voimassa olevat toimeksiantosopimukset ja valtuudet toimia asiakasyritystensä puolesta. Tilitoimisto tai muu ulkoistuspalveluja tarjoava taho voi käyttää samaa varmennetta kaikkien asiakkaidensa puolesta asiointiin.

Linkkejä tietolähteisiin:

Lainsäädäntö