5 yleistä aikasyöppöä taloushallinnossa

Piia Similä / 24.1.2019
Piia Similä

time
Sähköisen taloushallinnon etuja ovat nopeus ja tehokkuus. Luvut puhuvat puolestaan: tyypillinen kustannustehokkuuden parannus huitelee 30 prosentissa niissä organisaatioissa, jotka ovat digitalisoineet taloushallintonsa. Mihin perinteisessä taloushallinnossa kuluu aikaa? Miten nämä aikasyöpöt voidaan taklata sähköisen taloushallinnon avulla?

Aikasyöppö 1. Saman tiedon tallentaminen useaan kertaan

Perinteisellä mallilla toimivassa taloushallinnossa sama tieto joudutaan tallentamaan useaan kertaan. Esimerkiksi paperilaskuja lähettävässä yrityksessä laaditaan, tulostetaan, kuoritetaan ja postitetaan laskut. Ostolaskut käsitellään, asiatarkastetaan, hyväksytään, maksetaan tyypillisesti verkkopankissa ja tämän päälle jo kerran sähköisessä muodossa olleen laskun tiedot syötetään uudelleen tietokoneelle. Paperitositteiden tiedot tulee myös kerätä ja toimittaa tilitoimistoon, jossa sama tieto jälleen tallennetaan käsin kirjanpitoa varten. Manuaalinen tallennustyö on virhealtista ja aikaa vievää. Se vie ison osan kirjanpitäjän työajasta.

Sähköinen prosessi on nopea ja sujuva automaation ansiosta. Siinä korotustuvat tarkastaminen ja täsmäyttäminen. Molempia voi tehdä kuukauden aikana vaiheittain. Koska asiakas ei toimita sähköisessä mallissa kaikkea aineistoa yhdellä kertaa, kirjanpitäjän työ ei kuormitu epätasaisesti kuukauden aikana. Lisäksi kaikki asiakkaiden lähettämä materiaali tulee jo valmiiksi sähköisessä muodossa, eikä sitä tarvitse tallentaa toiseen tai ties kuinka monenteen kertaan.

Aikasyöppö 2. Raporttien manuaalinen kokoaminen vanhasta tiedosta

Perinteisessä taloushallinnossa raportit laaditaan esimerkiksi kerran kuussa tai kvartaaleittain kirjanpidon valmistuttua vanhan tiedon pohjalta. Raporttien kokoaminen manuaalisesti vie aikaa eivätkä luvut kerro sen hetkisestä tilanteesta vaan edeltäneestä ajasta.

Peruutuspeiliin katsomisen sijaan sähköinen taloushallinto mahdollistaa katseen kääntämisen tulevaisuuteen. Raportit saadaan ohjelmasta reaaliaikaisen tiedon pohjalta automaattisesti, jolloin taloushallinnon ammattilaisen työ ei mene menneiden lukujen kaivelemiseen, vaan ajan voi käyttää asiakkaiden neuvomiseen ja raporttien tulkitsemiseen tulevaan tähtäävien päätösten tueksi.

Aikasyöppö 3. Kuukausittainen kuittienmetsästysretki

Mikä yhdistää kovin monia ostolaskuja, matkalaskuja, kululaskuja tai myyntilaskuja? Puuttuvat kuitit! Kadonneiden kuittien metsästäminen on taloushallinnon ammattilaisten aikaa vievä ja välillä mahdottomalta tuntuva salapoliisitehtävä. Ja vaikka kuitit eivät olisikaan hukassa, esimerkiksi kenkälaatikossa tilitoimistoon kerran kuussa toimitettujen paperikuittien läpikäyminen on varsinainen aikasyöppö.

Kuittiskannaussovellukset, esimerkiksi Procountor Kuitit, ovat tehokas vastaus hukkuneiden kuittien ongelmaan. Sovelluksella on mahdollista ottaa kuva kuitista, minkä jälkeen paperista kuittia ei enää tarvitse säilyttää, vaan sen ui suoraan kirjanpito-ohjelmaan. Kun kuitit ovat tallessa ohjelmassa, ne voi vaivatta liittää tositteille laskutuksen yhteydessä. Procountorissa kuitit pystyy liittämään muun muassa matka-, kulu-, osto-tai myyntilaskuille tai muistioille ja tiliotteille, aina sinne, minne kuittia tarvitaan.

Aikasyöppö 4. Mapittaminen ja mappien selaaminen toimistolla

Perinteisessä taloushallinnossa kirjanpidon arkisto sijaitsee yleensä tilitoimistossa, jossa lukkojen takana olevien mappien rivistö saattaa olla hyvinkin vaikuttavan pituinen. Kun asiakas kaipaa tietoja vaikkapa aiemmin luomastaan myyntilaskusta uuden laskun pohjaksi, tietojen saaminen on puhelinsoiton tai sähköpostin varassa. Tämä onnistuu tietenkin vain tilitoimiston aukioloaikojen puitteissa. Kirjanpitäjän aikaa vie oikean mapin kaivaminen, halutun tiedon etsiminen ja lähettäminen asiakkaalle. Puhumattakaan siitä, että toimistolla totta kai tulee istua töitä tehdäkseen, olipa muu perhe mökillä tai koira kotona kipeänä.

Sähköisessä taloushallinnon ohjelmistossa laskut, tiliotteet ja muut tositteet arkistoidaan automaattisesti sähköiseen arkistoon. Hyvästi paperin pyörittely, arkistoiminen ja mappien kaivaminen. Automaattisesti arkistoitujen tietojen hakeminen on nopeaa ja onnistuu pilvipalvelusta missä tahansa. Tiedot ovat yrittäjän käytettävissä muutaman hakuehdon päässä ja jopa ilman kirjanpitäjän apua. Kun tiedot kulkevat pilvipalvelussa mukana, on myös kirjanpitäjä vapaa työskentelemään ajasta ja paikasta riippumatta, ollen silti asiakkaidensa tavoittavissa ja apuna tarpeen tullen.


Aikasyöppö 5. Palkanlaskenta täällä ja tiedot siellä

Palkanlaskenta on yleensä ulkoistettu tilitoimistolle. Perinteisen taloushallinnon maailmassa palkanlaskenta on kirjanpidosta erillinen osa-alue. Tietojen kokoaminen vie aikaa ja vaatii usein muistuttamista ja selvittelyä.

Sähköisessä mallissa kaikki palkanlaskentaan vaadittava tieto on samassa järjestelmässä. Palkanlaskijan tehtävä on ylläpitää yrityksen palkkatietoja ja tehdä palkanlaskenta asiakkaan toimittamien tietojen perusteella. Palkkalaskelmien lähetys onnistuu sähköisesti, ja palkat voi maksaa suoraan taloushallinto-ohjelmasta. Palkkoja maksettaessa ei myöskään tarvitse tallentaa tietoja kirjanpitoon erikseen, koska palkanlaskennan taustalle muodostuvaan kirjanpitoon voi automatisoida palkkojen sivukulut.

Tehokas kirjanpitäjä

Olemme koonneet maksuttomaan oppaaseemme parhaat vinkit kirjanpitäjän työn tehostamiseen sähköisten ratkaisujen avulla. Lataa Kirjanpitäjän opas – tehokkaampaa työtä maksutta.

Lataa maksuton opas | Kirjanpitäjän opas

sähköinen taloushallinto, automaatio, kirjanpitäjä